Zakendoen met de Rijksoverheid gemakkelijker, overzichtelijker en eenduidiger maken

De Rijksoverheid werkt aan het digitaliseren van haar inkoopprocessen, met e-facturen, e-orders en andere digitale inkoopgegevens. ‘Het Rijk wil leveranciers daarbij als één overheid laagdrempelig tegemoet treden’, aldus Rolf Valenteijn, manager inkoop- en aanbestedingsbeleid bij het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK). ‘Op langere termijn willen we ook het Rijksinkoopbeleid ondersteunen met betere inkoopdata.’

‘Digitalisering maakt inkoopprocessen efficiënter. Als facturen, orders en andere gegevens die bij het inkoopproces horen als computerdata worden uitgewisseld, levert dat minder fouten en snellere verwerking op’, aldus Valenteijn. ‘Dat maakt bijvoorbeeld dat e-facturen over het algemeen sneller worden betaald: een e-factuur komt foutloos aan in de administratie van de ontvanger. Daarna kunnen goedkeuring en betaling direct starten. De tussenstap in de vorm van een papieren factuur vervalt, dat scheelt veel handmatig werk.’

Eenvoudiger en efficiënter

‘We willen het zakendoen met de Rijksoverheid gemakkelijker, overzichtelijker en eenduidiger maken, ook voor kleinere leveranciers. Dit is een behoorlijke opgave, want het Rijk bestaat uit heel veel organisaties die onderling soms zeer verschillend zijn. Ze hebben bovendien vaak hun eigen inkoopsystemen en inkoopprocessen, daar is bewust voor gekozen. Met de inzet van handige digitale oplossingen willen we voor leveranciers één ervaring creëren en hen als één Rijksoverheid tegemoet treden.’

Als één Rijksoverheid opereren

Valenteijn: ‘We proberen de verschillende inkoopsystemen van het Rijk waar mogelijk op een voorspelbare manier aan te sluiten op de zakelijke software waarmee marktpartijen werken. Dit zorgt ervoor dat leveranciers zich niet hoeven aan te passen aan de verschillende organisaties van de Rijksoverheid. Het is onze ambitie om digitale inkoopgegevens zoals e-facturen en e-orders altijd op dezelfde manier uit te wisselen met onze zakelijke partners. Daar richten we ons op.’

Sleutelrol voor Peppol

‘Een combinatie van wetgeving, beleid en stelselafspraken binnen het Rijksinkoopdomein schrijft rijksonderdelen het gebruik van enkele centrale ICT-voorzieningen en standaarden voor’, vertelt Valenteijn. ‘Zo sluiten we rijksoverheidsorganisaties bijvoorbeeld aan op het internationale Peppol-netwerk voor digitaal zakendoen. Dat gebeurt via Digipoort, een onderdeel van de centrale infrastructuur waar ze al op zijn aangesloten. Het resultaat voor leveranciers van het Rijk is dat zij via hun eigen softwarepakket op een eenduidige manier verschillende soorten inkoopgegevens kunnen uitwisselen met alle rijksonderdelen.’

Peppol is mede ontwikkeld met steun van de Europese Commissie en gebaseerd op open standaarden. In Nederland houdt de Nederlandse Peppolautoriteit (NPa) toezicht op het gebruik van het Peppol-netwerk. Steeds meer landen in de wereld sluiten aan op Peppol, ook buiten Europa, bijvoorbeeld India, Japan, Canada en de Verenigde Staten.

Betere dienstverlening aan leveranciers

‘Het mooie aan Peppol is dat het ook betere dienstverlening mogelijk maakt aan leveranciers van het Rijk’, zegt Valenteijn. ‘Door expliciet te kiezen voor geautomatiseerde gegevensuitwisseling met open standaarden, via een open netwerk, creëren we helderheid over hoe het Rijk zaken wil doen. Veelgebruikte softwarepakketten zijn inmiddels aangesloten op Peppol, zo zijn leveranciers in staat om vanuit hun eigen software met het Rijk zaken te doen en hun administratie gemakkelijker bij te houden. Ook treffen we voorbereidingen om via Peppol automatische terugkoppeling te versturen aan leveranciers, zodat zij bijvoorbeeld weten waar hun e-factuur in het afhandelingsproces zit.’

Rijksinkoopbeleid versterken met betere data

Maatschappelijk gezien heeft de digitaliseringsmissie voor de Rijksinkoop nog een doel: betere sturings- en verantwoordingsinformatie genereren voor het rijksinkoopbeleid. ‘Sturing en verantwoording van dit beleid kunnen beter en sneller plaatsvinden met uniforme, kwalitatief hoogwaardige inkoopdata die snel beschikbaar is’, aldus Valenteijn. ‘Zo kunnen de maatschappelijke doelen van het rijksinkoopbeleid – duurzaamheid stimuleren bijvoorbeeld – sneller worden geëvalueerd en bijgesteld. Op deze wijze brengen we met digitalisering ook een duurzamer, socialer en innovatiever Nederland dichterbij.’

Samenwerken met bedrijven en medeoverheden

Met de keuze voor het Peppol-netwerk zoekt de Rijksoverheid aansluiting bij automatiseringsoplossingen die in de markt worden gebruikt, vertelt Valenteijn. ‘Die hoeft zich niet aan te passen aan het Rijk bij het digitaal uitwisselen van inkoopgegevens.’ Bovendien wil het Rijk via deze weg het digitaliseren van het zakendoen in Nederland verder stimuleren. Daarom zoekt het ministerie van BZK contact met bedrijven en medeoverheden die Peppol eveneens omarmen, zoals KPN, de provincie Brabant, gemeente Rotterdam en UWV. ‘Als zij dezelfde conclusie trekken over het belang van Peppol, helpt dat enorm om het gebruik ervan te vergroten, zegt Valenteijn.

Digitaal zakendoen stimuleren

Valenteijn: ‘Wat ik het liefst zou zien, is dat dit digitaliseringsproject niet alleen voor de Rijksoverheid zelf slaagt, maar dat het een aanjagende werking heeft voor de digitalisering van overheden, bedrijven en andere soorten organisaties in Nederland. Als we administratieve en financiële processen vergaand kunnen digitaliseren en automatiseren, komt dat ons als samenleving ten goede’, meent Valenteijn. ‘Overheid en bedrijfsleven, kunnen grote stappen zetten en eenvoudiger samenwerken dankzij digitalisering. Dat is waar ik naartoe wil, als ik uitzoom naar het belang dat dit project voor Nederland kan hebben.’