Het wel en wee van ICT-projecten is nog niet behandeld vanuit de vraag ‘hoe weet je zeker dat het géén succes wordt’. Bijgaand een paar gouden tips, uiteraard met een knipoog!
Er is de afgelopen periode – niet in de laatste plaats vanwege de recente verhoren van de parlementaire commissie ICT – veel geroepen over het wel en wee van ICT-projecten. Veel is langsgekomen, maar tot op heden (tenminste: ik heb het niet gezien) is het vraagstuk nog niet behandeld vanuit de vraag ‘hoe je zeker weet dat het géén succes wordt’. Bijgaand een paar gouden tips, uiteraard met een knipoog!
Benader het probleem ‘waterval’ gewijs.
Als je snelle stappen wil zetten, ga dan zeker niet voor een integrale veranderaanpak. Veelal gekoppeld aan de wijze waarop informatievoorziening binnen je tent is georganiseerd. Nee, pak het vraagstuk aan vanuit de techniek! Waarbij je als afdeling ICT de opdracht aanvaart om bestaande werkprocessen ‘as is’ te digitaliseren. Zo voorkom je tijdrovende trajecten waarbij je met alle disciplines aan de slag gaat om werkprocessen end-to-end te re-engineren. Zie je het al voor je: een waaiert aan energieslurpende brownpaper-achtige sessies. Met eindeloze discussies. Vuile was buiten de deur dus. Bijkomend voordeel is dat je als afdeling ICT weer eens lekker los kunt gaan op een eerlijk bouwtraject. Scheelt en passant ook gedoe met softwareleveranciers die prachtige vergezichten beloven – die in de praktijk alsmaar vergezicht blijven. Dat dit bij de afdeling beheer tot gedoe kan leiden – zowel ten aanzien van de gekozen techniek en architectuur als vanwege het ontbreken van de total cost of ownership benadering –, dat is voor latere zorg. Want dat hoort nu eenmaal bij die watervalmethode waarbij je problemen opknipt in behapbare porties … Zeg nou zelf: ooit wel eens een olifant in één hap doorgeslikt?
Hou de collega’s van de primaire processen zo lang mogelijk buiten de deur.
Die begrijpen er namelijk niets van. Vooral houden zo. Want jij hebt als ICT-afdeling toch opdracht gekregen om werkprocessen te digitaliseren? En jouw afdeling weet heus wel hoe dat moet: daar was je toch van, of niet soms? Toekomstige gebruikers heb je daar écht niet voor nodig. Logisch dus dat de directeur bedrijfsvoering als stuurgroepvoorzitter wordt gepositioneerd …
Gebruik een business case als een finance case.
Doe niet ingewikkeld, schrijf een business case puur om de financiële middelen eenmalig gefund te krijgen. Stop die business case – nadat de middelen zijn toegewezen – daarna in een diepe bureaulade. En laat het verzilveren van de baten vooral over aan andere afdelingen. Immers: ieder z’n rol en verantwoordelijkheid …
Kies voor een aanpak waarbij je baas in eigen huis blijft.
Hou vooral de uitvoering strak in eigen hand. Want alleen zo hou je kritische praatjesmakers buiten de deur. En door zaken te doen met tal van willige ZZP-ers – die je inhuurt op detacheringsbasis, dus op basis van inspanningen – kun je ook voor een dubbeltje op de eerste rij zitten. Genoeg aanbod. Bijkomend voordeel: geen aanbestedingsellende, geen gedoe met afdelingen als inkoop, control of juridische zaken …
Laat je niet afleiden door best practices die elders zijn ontwikkeld.
Al die werkbezoeken kosten niet alleen zeeën aan tijd en energie, ze zetten je ook nog op het verkeerde been. Iedere organisatie is immers uniek. Flauwekul om te vooronderstellen dat het wiel allang is uitgevonden …
Hou stevig vast aan de gekozen blauwdrukbenadering.
Want dat geeft pas houvast! Logisch dus dat als je zo lang aan zo’n plan hebt gewerkt – en het geaccordeerd is door de verantwoordelijke stuurgroep – dat je het dan ook uitvoert zoals het is opgeschreven. Moet niet gekker worden! Laat je daarbij niet afleiden door nieuwlichterij als scrum/agile -achtige methodes: dat past écht niet in de gekozen watervalmethode. En mocht daar oppositie tegen komen, confronteer je collega’s dan met de bekende uitspraak van Andrew van der Ven (‘management theories come and go, but the oldest – common sense – is still the most valid’).
Kort & goed: past allemaal erg in het al oude Afrikaanse spreekwoord ‘als-je-snel-wil-zijn, ga-dan-alleen’. Alleen één adder onder het gras – en toevallig ‘n vette: je moet het tweede deel van datzelfde spreekwoord (‘maar-als-je-ver-wilt-komen, ga-dan-vooral-samen’) wel even vergeten …
