De overheidswerkplek van de toekomst was het onderwerp van de vierde keukentafelsessie, in de bibliotheek van Oosterhout. Als het over de toekomst gaat, is het generatiedenken nooit ver weg en ook digitalisering is luid en duidelijk van de partij. Een fors deel van de sessie ging daarom over de digitale omgeving van het werken. Gelukkig kreeg ook de bestuurlijke kant aandacht, net als personeel en opleiding.
V.l.n.r.: Michelle Kames, Pepijn van der Spek, Toine van Oosterhout, Clements Piena en Marcel Thaens. I.v.m. ziekte van Arre Zuurmond verving Toine van Oosterhout hem als gespreksleider.
Met drie mini-anekdotes schetste directeur Paul Adels een levendig beeld van ‘zijn’ bibliotheek Theek 5 als middelpunt van sociaal en werkend Oosterhout. Adels ziet de bieb duidelijk als onderdeel van de werkplek van de toekomst. Nu al zitten er dagelijks studenten, zzp’ers en andere inwoners. Na deze opening pakte Toine van Oosterhout (de naam is toeval) eenmalig de rol van gespreksleider, ter vervanging van Arre Zuurmond. Van Oosterhout is programmamanager bij DGDOO–CIO-I-Stelsel en Vakmanschap bij het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.
Ontmoeten op locatie
In de eerste ronde onderzocht Van Oosterhout met zijn tafelgasten wat de werkplek van de toekomst nu eigenlijk is. Jantien Borsboom is programmamaker Kennismakerij Tilburg bij de Bibliotheek Midden-Brabant. Voor haar kan een hybride werkplek overal zijn, zolang mensen elkaar maar online en offline kunnen treffen. “Als bieb zijn we een kennismakelaar en kennis zit in boeken, maar ook bij mensen.” Gevraagd naar hoe zij ambtenaren bij elkaar zou brengen op zo’n werkplek zei ze: “Letterlijk, door samen daar te gaan zitten waar de maatschappelijke vraagstukken zich afspelen. Stroom en internet zijn daar belangrijk, maar meer nog het gesprek met mensen. Uit de onverwachte ontmoeting ontstaan dingen.”
Focusruimten, vergaderkamers. “Zo willen we zorgen voor meer verbinding.”
Gildardo Gaviria is teamleider Informatie Innovatie en Beheer bij de gemeente Oosterhout. Ook hij praatte over de hybride werkplek, maar dan als concept voor het inrichten van ruimten voor verschillende werkzaamheden. Focusruimten, vergaderkamers. “Zo willen we zorgen voor meer verbinding.”
Kijk hier de video van de keukentafelsessie terug
Modernisering
Uit de Mentimeter bleken online deelnemer fikse zorgen te hebben voor de werkplek van de toekomst. De tekortkoming van hun huidige werkplek lag vooral op technisch vlak, maar ook toekomstige modernisering leed daaronder. Jonge ambtenaar van het jaar Michelle Kames werkt bij de gemeente Den Haag als opgavemanager Ontmoeten. Zij herkende de opmerkingen in de Mentimeter. Elke leeftijd heeft behoefte aan de juiste apparatuur om het werk te kunnen doen, zei ze. “Jonge medewerkers willen daarnaast niet meer gebonden zijn aan een vaste werkplek. Die willen ook elders in de stad werken of zelfs buiten de landsgrenzen. Ideeën over woon-werkafstand zijn veranderd.” Van Oosterhout vroeg hoe het contact met collega’s dan zou verlopen. Kames antwoordde dat ook de gemeente Den Haag experimenteert met verschillende ruimtes, met speciale aandacht voor de ontmoeting tussen online en offline. Een online deelnemer hoopte dat het einde van de kantoortuin daardoor definitief in zicht was.
Chantal van Schaagen van de Groepsondernemingsraad Rijk (GOR) zou graag binnen het Rijk uniformiteit zien in de software die nu wordt gebruikt voor agendabeheer, videobellen, documentbeheer en werkplekreserveringen. ICT-beheer is ook te versnipperd. “De batterij van mijn tablet van OCW was kapot. Ik werd niet geholpen door DUO of BZK, want het was niet hun device.”
Het Rijk heeft geen ICT-uitdaging, maar een bestuursuitdaging.
Rijks I-trainee Emiel de Graaff had als student de beschikking over geavanceerdere technologie dan in zijn werk bij de Rijksoverheid. Hij moest echt een stap terug doen qua interface, snelheid en functionaliteit. Interoperabiliteit is een issue in het algemeen. “Ik moet creatieve en tijdrovende omwegen bedenken om documenten goed op te slaan,” zei hij. Dit alles maakt een werkplek bij de overheid niet bepaald aantrekkelijk voor jonge werknemers.
Bestuur is de uitdaging
Gevraagd naar de grootste uitdaging om te komen tot de werkplek van de toekomst, noemden de online deelnemers niet technologie, maar het organiseren van interdepartementale samenwerking. Marc van Hilvoorde is plaatsvervangend CIO Rijk, en afdelingshoofd ICT Diensten en Voorzieningen bij CIO Rijk. Hij zei dat het Rijk geen ICT-uitdaging heeft, maar een bestuursuitdaging. “In december 2021 kregen we bij het Rijk een nieuw intranet, vrij eenvoudig vanuit mijn standpunt als ICT’er. Toch is daar zeven jaar over gesproken en de installatie kostte nog een jaar.” Zou centralisatie de oplossing zijn voor moderne ICT, vroeg Van Oosterhout. “Een aanpassing van bestuur zeker,” zei Van Hilvoorde. “De overheid heeft binnen twee weken 130.000 mensen aangesloten op videobellen, maar daar moet de ambitie niet stoppen. Nu moeten we gaan voor verbetering. Moderne technologie is niet zo ingewikkeld, als we maar overeenstemming hebben over wie wat gaan doen. En twintig partijen die het voor zichzelf doen, dat maakt het lastig.”
Pepijn van der Spek is Innovation Manager Hybrid Working/Smart Buildings bij BZK. Hij zag een enorme behoefte tot samenwerking binnen en buiten de eigen organisatie die technisch nog onvoldoende wordt ondersteund. Ook hij kijkt naar het technisch bijeenbrengen van mensen die op verschillende locaties werken, met ontmoeting en verbinding als doelen.
De rol van P&O
Is het organiseren van de werkplek van de toekomst de verantwoordelijkheid van de ICT-afdeling? Nee, zo luidde de consensus. Gaviria: “Die ligt bij bestuur en management. Dit is een kwestie van werkgeverschap en leiderschap, niet van randvoorwaarden als ICT.” Marie Louise Borsje, adviseur bij BZK, miste in de discussie de verantwoordelijkheid van P&O in diens rol als opleider. “Mensen voelen zich niet verantwoordelijk om zelf aan de slag te gaan met het leren werken met ICT.” In de chat vroeg een deelnemer of ambtenaren wel het maximale uit de beschikbare technologie halen.
“Hybride is niet op kantoor of thuis. Dat is overal, ook buiten kantoor.”
Meer duidelijkheid graag
Van Oosterhout vroeg zijn tafelgasten naar de leidinggevende van de toekomst. De online deelnemers gaven ‘faciliterend’ als belangrijkste eigenschap. Marcel Thaens, CIO van de provincie Noord-Brabant zei dat leidinggevenden en bestuurders een voorbeeldfunctie hebben. “Mensen willen weer fysiek het bestuurlijk overleg bijwonen, maar dat moeten ze niet doen. Dan zit straks iedereen weer van 9 tot 5 op kantoor.” Kames gaf aan dat de nieuwe manieren van werken vragen om sturing op output en resultaat, niet op zichtbaarheid. “En dat vraagt om duidelijke afspraken met de leidinggevende over wat het werk inhoudt en wanneer het klaar moet zijn. Feedback mag ook wat harder of wat vaker. Dat helpt.” Zij pleitte voor meer oog voor behoeften en talenten van mensen en voor meer duidelijkheid over rollen en taken. “De overheid hanteert functienamen die niet altijd duidelijk maken waar iemand voor staat en wat die doet.”
Flexibiliteit op de werkplek
De Mentimeter vroeg naar de kwaliteiten van de ambtenaar van de toekomst. Zelfstandigheid, digivaardigheid, flexibiliteit en betrouwbaarheid scoorden hoog. Voor zichzelf gaven de deelnemers aan ook discipline en zelfredzaamheid nodig te hebben. Omdat flexibiliteit zo’n containerbegrip is, vroeg Van Oosterhout de aanwezigen wat het woord voor hen betekende. “Nieuwsgierigheid,” antwoordde Annemieke Toersen, senior adviseur bij Forum Standaardisatie. “Je moet nieuwsgierig zijn naar je omgeving, naar de mensen voor wie je het doet en waarom.” Haar opmerking dat zij met haar team eens in de twee weken fysiek bij elkaar zit op kantoor, leidde tot nieuwe discussie over hybride werken.
Borsboom: “Hybride is niet op kantoor of thuis. Dat is overal, ook buiten kantoor.” Van der Spek reageerde dat rijkskantoren steeds meer worden opengesteld voor ambtenaren van andere ministeries. “Hoe mooi zou het zijn als we met de rijkspas in elk pand terecht konden om samen te werken met collega’s, ook van andere overheden.”
“De werkplek moet de interactie tussen burger en samenleving faciliteren.”
Clemens Piena, wethouder bij de gemeente Oosterhout, stelde voor dat ambtenaren ook eens een werkplek kiezen in wijkcentra en buurtcentra. “Daar waar de burgers zijn voor wie we het doen. Versterk zo de band met de samenleving.”
Baat voor de burger?
Van Oosterhouts laatste vraag was of de werkplek van de toekomst iets gaat opleveren voor de burger en de samenleving. Respondenten via de Mentimeter waren verdeeld, maar overwegend optimistisch. Piena zei: “Houd rekening met de groep burgers die de digitalisering niet trekken, maar waar je als ambtenaar wel verantwoordelijk voor bent.” Dirk Jan van der Linden, programmadirecteur bij ICTU: “De werkplek moet de interactie tussen burger en samenleving faciliteren. Uiteindelijk moeten we niet alleen met elkaar in gesprek zijn, maar ook met de burger.” Gaviria zag een kloof die overbrugd moest worden met contact met de inwoners aan de ene kant en te complexe digitale aanvragen aan de andere. Van der Spek hoopte dat ambtenaren op deze manier uit de ivoren torens komen om te werken aan oplossingen. Borsboom zei dat het werk ook verandert voor de overheid in de toekomst en wat burgers van haar nodig hebben. Maar dat is wellicht een onderwerp voor een andere keer.
Kijk eerdere keukentafelsessies terug
iBestuur organiseert samen met RDDI een reeks keukentafelsessies met Regeringscommissaris Informatiehuishouding Arre Zuurmond. De keukentafelsessies gaan door tot in het voorjaar van 2023, vanuit verschillende bibliotheken in het land. Van de sessies zijn videoregistraties gemaakt die u kunt terugkijken.
