'Het mag wel wat minder vrijblijvend'

door: Marieke Vos, 22 mei 2015

Als de Algemene Ledenvergadering van de VNG op 3 juni instemt met de Digitale Agenda 2020, dan gaan gemeenten meer samenwerken aan digitale dienstverlening. Van Hennie Koek, gemeentesecretaris van Zoetermeer, mag het wel wat dwingender. “Ik ben voor een nationale standaardisatie van de processen die voor alle gemeenten hetzelfde zijn.”

De Willemshof, het Haagse hoofdkantoor van de VNG.

De Digitale Agenda 2020 is de strategie voor de collectieve gemeentelijke aanpak van digitalisering en informatiebeleid in de komende jaren. Er wordt onder meer de nadruk gelegd op collectief ontwikkelen en werken vanuit de gemeentelijke praktijk. Koek noemt de strategie “voorzichtig”; van haar zouden fermere stappen gezet mogen worden. “Er komen een aantal pilots om de dienstverlening aan inwoners te verbeteren. Zoals de aanvraag van een rijbewijs. Het idee is dat in die pilot de belemmeringen worden ontdekt die een betere dienstverlening in de weg staan en dat die belemmeringen vervolgens worden opgeheven. Waarna alle gemeenten het nieuwe proces kunnen overnemen. Ik betwijfel sterk of dat snel genoeg tot de beweging gaat leiden die we landelijk voor ogen hebben. Het Rijk wil niet op de stoel van gemeenten gaan zitten en dat is terecht, vind ik. Maar we hebben het Rijk wel nodig om bepaalde kaders af te dwingen. Ik ben voor een nationale standaardisatie van de processen die voor alle gemeenten hetzelfde zijn.” Als gemeenten met standaardprocessen werken, dan houden ze geld en tijd over voor waar het echt om gaat, zegt Koek: “Om die dingen waar wij als gemeente voor onze inwoners het verschil kunnen maken. In het sociale domein, in de leefomgeving. Daar is ook politiek op te sturen, daarmee kun je je onderscheiden.” Daar speelt informatie een sleutelrol. “Die informatie moet dan wel helemaal up-to-date en volledig zijn. Geen kale cijfers of theorie, maar informatie over echte mensen in onze stad.”

Meer doen met informatie

“Als het gaat om sturingsinformatie, dan hebben we het in deze gemeente redelijk op orde”, zegt Koek. Via dashboards heeft het management inzicht in de knelpunten, de ontwikkeling van het budget en managementdoelstellingen als ziekteverzuim. Ze vindt dat echter nog wel beperkt: “We zouden nog veel meer kunnen doen met informatie die big data wordt genoemd.” De gemeente houdt bij waarover haar inwoners bellen en past naar aanleiding daarvan indien nodig de informatie op de website aan. Men heeft informatie over wat er speelt in buurten en maakt naar aanleiding daarvan beleid. “We zouden daarin graag een stap verder gaan. We kunnen veel krachtiger zijn als we informatie meer zouden analyseren, zodat we erachter komen wat er echt speelt in de stad. Zo kijken we nu of een bezwaar op tijd is afgehandeld, maar we weten niet wat de achtergrond is van dat bezwaar. Er gaat soms een hele problematiek achter schuil. Om dat aan te kunnen pakken, moeten we anders naar de informatie gaan kijken.” Het verzamelen van dit soort informatie en het goed analyseren daarvan is vooralsnog een wens voor Zoetermeer, zegt ze.

Professioneel genoeg om subjectief te zijn

Met de nieuwe taken in het sociaal domein hebben gemeenten meer ruimte gekregen om maatwerk te maken. Koek wil graag dat de gemeenteambtenaren die ruimte pakken, om zo de inwoners en bedrijven in de stad beter te bedienen. “Ik merk dat onze medewerkers het lastig vinden om ‘buiten de lijntjes te kleuren’, zoals ik het noem. Het is nieuw, sommigen vinden het eng. Je kunt iemand die altijd in een sloot heeft gevaren natuurlijk ook niet meteen de volle zee op sturen, daar zul je iets voor moeten organiseren. Het ei van Columbus, hoe we dat voor elkaar krijgen, hebben we zeker nog niet gevonden.”


Hennie Koek, gemeentesecretaris van Zoetermeer.

Een meer open cultuur van informatie en ervaringen delen zou helpen, zegt ze. “Bij onze afdeling Werk, Zorg en Inkomen proberen we maatwerk voor de klant te maken. Daar werkt het goed om collegiaal uit te wisselen, zodat men van elkaar kan leren en horen of men op de goede weg is. Ik vind dit een andere interpretatie van de kracht van informatie: delen hoe je het doet, zodat die informatie je verder op weg helpt. Dan word je professioneel genoeg om subjectief te kunnen zijn.” Dit is niet alleen een zoektocht voor de medewerkers, maar ook voor het management en het bestuur van de gemeente. “Wij zitten in een continu spanningsveld van wat we willen en wat mag. Het klinkt goed om te zeggen dat fouten maken mag, maar dat is in een politiek-bestuurlijke organisatie niet onbeperkt waar. Als wij met ons maatwerk over grenzen heen gaan en de accountant onze jaarstukken daardoor niet goedkeurt, dan hebben wij een probleem. Het is voor onze organisatie en zeker ook voor mij een ontdekkingstocht hoe we binnen dit spanningsveld het beste opereren.”

De kracht van informatie
Informatie was en is dè grondstof voor de overheid. Het hebben van de juiste informatie is van essentieel belang voor het maken van adequaat beleid en effectieve uitvoering. In onze huidige informatiesamenleving is meer informatie voorhanden dan ooit. Dat biedt kansen en uitdagingen en heeft een forse impact op organisaties. In deze serie interviews komen burgemeesters, wethouders en gemeentesecretarissen aan het woord over de kracht van informatie en de impact daarvan op de rol van de overheid, de organisatie, hun medewerkers en hun werk. De serie is geschreven in opdracht van KING, onderdeel van VNG.

reacties: 2

tags: , , ,

- - - - -

  1. Ad Gerrits #

    26 mei 2015, 17:50

    Met de inhoud ben ik het eens. Als ik Zoetermeer een tip mag geven: benut vooral wat er al is en waar mensen al gebruik van maken. Social media zijn prima geschikt voor zaken als “erachter komen wat er echt speelt in de stad” en “een meer open cultuur van informatie en ervaringen delen”. En ja, dat betekent inderdaad meer ‘buiten de lijntjes kleuren’ en (ook) via die media met mensen in dialoog durven gaan. Zowel gemeentelijk, maar bijv. ook als collegelid.

    - - - - -

  2. Walter Bril (op eigen titel) #

    11 juni 2015, 14:50

    Ben het hartgrondig eens met dit standpunt! Ik haal er even een zinssnede uit die dicht ligt bij mijn eigen vakgebied (BPM) en waar ik me steeds weer opnieuw over verbaas qua praktijkervaring (ben relatief nieuw in overheidsland):

    “Zo kijken we nu of een bezwaar op tijd is afgehandeld, maar we weten niet wat de achtergrond is van dat bezwaar.”

    Er wordt heel wat af “geanalyseerd” en geautomatiseerd in gemeenteland, maar niet bijster geïnnoveerd en we houden dus een, weliswaar geautomatiseerde, maar niet echt verbeterde situatie over welke uiteindelijk publieke waarde zou moeten creëren.

    Bovenstaande zinssnede is daar een mooi voorbeeld van. Er wordt namelijk niet gekeken naar het diepere waarom van processen. Natuurlijk zijn er dwingende wetten en richtlijnen (afhandel termijn = X) , maar wat let een gemeente om creatiever en zinvoller om te gaan met een dergelijk proces?

    Processen verbeteren gaat over kijken naar toegevoegde waarde van elk stapje voor de (interne) klant. Natuurlijk is het fijn als ik als interne klant positief wordt afgerekend op het aantal netjes afgehandelde bezwaren per X-tijd; maar daar koopt de externe klant dus helemaal niets voor. En daar liggen momenteel mooie kansen om publieke waarde toe te voegen.

    - - - - -

De met een * gemarkeerde velden zijn verplicht. U ziet eerst een voorbeeld en daarna kunt u uw bijdrage definitief plaatsen. Uw e-mailadres wordt niet op de site getoond. Reacties zonder achternaam worden verwijderd. Anoniem reageren alleen in uitzonderlijke gevallen in overleg met de redactie.