Eén A4’tje. Zes thema’s en drie bullets. Dat is het privacybeleid van de gemeente Leidschendam-Voorburg. Het lijkt simpel, maar de aanpak is radicaal anders dan gangbaar. Het anders zijn komt vooral door het doen van beloftes. Gebaseerd op de ambitie om zorgvuldig en betrouwbaar te zijn en geïnspireerd door een voormalig inwoner: Baruch Spinoza. "Een van zijn uitspraken was: ‘Het doel van de staat is de vrijheid’. Daar hoort bescherming van de privacy van onze inwoners bij.”
Beeld: Dreamstime
“Of wij veel stress hebben gehad om te voldoen aan de AVG?” André Huykman, gemeentesecretaris van Leidschendam-Voorburg, moet wel lachen om de vraag. “Nee. Dat komt omdat privacy bij ons al een belangrijk onderdeel is van de bedrijfsvoering. Natuurlijk moeten we voldoen aan de regels in de AVG, maar wij zien ‘zorgvuldig omgaan met informatie’ (privacy) vooral als een belangrijk onderdeel van onze dienstverlening. In het kader van zorgvuldig omgaan met informatie is er een aantal beloftes aan onze inwoners op papier gezet. Bijvoorbeeld dat wij die gegevens nooit zullen doorverkopen. Dat alles staat op één A4’tje.”
Het plan van de beloftes kwam uit de koker van Huykman, maar het was aan Jiska Ligtenberg, sinds twee jaar Functionaris Gegevensbescherming bij de Zuid-Hollandse gemeente, om daar invulling aan te geven. Zij geeft toe dat zij in eerste instantie vrij sceptisch was over het plan. Ligtenberg: “Ik dacht inderdaad dat het plan van André niet haalbaar was. Als gemeente doen wij zoveel met informatie en als je iets belooft, moet je het ook waarmaken. Maar het was ook duidelijk dat André geen genoegen nam met een ‘nee’. Ik ben de uitdaging aangegaan en heb er een eigen draai aan gegeven. Met als resultaat dat ons privacybeleid naast een belofte nu ook juridische waarde heeft en van betekenis kan zijn in onze praktijk. Daarbij was het uitgangspunt dat we als gemeente eerlijk zouden zijn over wat we doen, waar onze ambitie ligt en wat we nog niet waar kunnen maken. Volledige openheid van zaken dus. Het betekent ook dat je eerlijk moet durven zeggen dat je het nog niet goed doet of dat je op bepaalde punten de afweging hebt gemaakt dat privacy toch aan de kant wordt gezet. Je moet daarin volledig transparant zijn. Dat doe ik overigens niet in mijn eentje. We doen dit als organisatie. Het is iets van alle afdelingen.”
Betrouwbaarheid
Dat André Huykman zo aandrong op een andere vorm van omgaan met privacy, had met name te maken met een aantal ‘conflicten’ met bedrijven in de privésfeer. “Vaak moet je tientallen pagina’s doorakkeren en onderaan aangeven dat je akkoord bent. Ik vind dat je zo niet met privacy kunt omgaan. Als overheid zijn wij gebouwd op betrouwbaarheid en omdat inwoners geen keuze hebben, moet die zorgvuldigheid en betrouwbaarheid boven alles staan. Ik ga niet aan onze inwoners uitleggen dat ze 48 pagina’s moeten doorakkeren, akkoord moeten geven en dan misschien een keer een paspoort krijgen. Binnen het bestuur hebben we lang gesproken over die andere aanpak.”
Het privacybeleid voor inwoners van de gemeente Leidschendam-Voorburg
(Klik op illustratie voor vergroting)
Een en ander heeft geresulteerd in het al genoemde A4’tje, waar het privacybeleid rond zes thema’s is opgebouwd. “Per thema geven wij aan wat wij doen, wat wij niet doen en geven wij aanvullende informatie vanuit onze praktijk. Alle dossiers en dilemma’s die ik in de afgelopen jaren ben tegengekomen, kan ik verenigen in deze thema’s”, zo schetst Ligtenberg. “Een van die thema’s is onze publieke taak, bijvoorbeeld in het sociaal domein. Het dilemma dat daar speelt gaat over de vraag hoe je de beste zorg kunt verlenen zonder dat je daar grenzen over gaat en je de autonomie van mensen niet meer respecteert.” Een ander thema is leveranciers en diensten. “Bijvoorbeeld op het moment wij in een contractonderhandeling zitten met een leverancier kunnen we onszelf vragen stellen, zoals: ‘zijn we nu eigenlijk niet gewoon informatie aan het verkopen, want we bedingen bijvoorbeeld een korting’. Ik ga nooit over de inhoud, maar ik kan met behulp van ons privacybeleid intern wel het gesprek voeren. “
Het anders omgaan met privacy heeft niet alleen geleid tot beloftes aan de inwoners, maar ook aan eigen medewerkers. “Ook die zijn samengevat op een A4’tje en bevat vijf thema’s waarin staat hoe wij omgaan met hun gegevens. Bijvoorbeeld met de beelden van de bewakingscamera’s die hier hangen en de manier waarop wij informatie verzamelen over iemands functioneren. Die belofte is misschien wel net zo stoer. Wij zijn van mening dat de zorgvuldigheid en betrouwbaarheid die je je inwoners belooft, ook aan je eigen medewerkers moet beloven.”
Het privacybeleid voor werknemers van de gemeente Leidschendam-Voorburg
(Klik op illustratie voor vergroting)
Interesse VNG
Dat de privacyaanpak van Leidschendam-Voorburg aanslaat, blijkt onder meer uit belangstelling van andere gemeenten én van de VNG. Daarover zegt Jiska Ligtenberg: “In het kader van de AVG hebben veel gemeenten al gekozen voor een andere aanpak. Wat mij betreft is de deadline van de AVG (25 mei, FdJ) niet zo spannend. Wat spannend is hoe je als gemeente met privacy omgaat en dat zou ook prima na de deadline van de AVG vastgesteld kunnen worden. In ieder geval is duidelijk dat wij bij een flink aantal gemeenten een snaar hebben geraakt, ook bij de VNG. Zij vertelden ons zelfs dat wij iets gemaakt hebben waar zij naar op zoek waren. Zij willen er nu een model van maken en aanbieden aan haar leden. Voor ons is dat een bevestiging dat we goed bezig zijn, maar gemeenten moeten wel beseffen dat het doen van beloftes niet zomaar wat is.”
Half mei is het beleid ten aanzien van privacy door het College van B&W definitief vastgesteld. Jiska Ligtenberg ziet dat als een mooie ‘kapstok’. “We zijn nu bezig met de verdere implementatie en daarin ligt nog veel werk. Neem bijvoorbeeld de samenwerkingen die wij als gemeente hebben. Ook daarover willen we volledig transparant zijn, waarbij in alle gevallen de inwoner het uitgangspunt is. Als inwoner zou je willen weten wat wij bijvoorbeeld met het Openbaar Ministerie en politie samen doen, met welk doel en welke gegevens daarbij verzameld worden.” Uiteindelijk moet die transparantie er zijn ten aanzien van alle bedrijven en organisaties waarmee Leidschendam-Voorburg samenwerkt.
Volgens André Huykman is het de vraag of dat ooit realiseerbaar is, maar moet je als gemeente wel die ambitie en drive hebben. “Er is geen organisatie in Nederland die meer – en meer kwetsbare – gegevens tot zijn beschikking heeft dan een gemeente. Woonplaats, achtergrond, ouders, inkomen, zorg. Echt alles. Data zijn ons belangrijkste product. De markt heeft veel belangstelling voor onze gegevens, ook al omdat veel van onze gegevens gekoppeld zijn aan gegevens van andere (overheids-)organisaties. Als wij als gemeenten niet allemaal het gevoel hebben dat wij het beter moeten doen dan Facebook of Google, dan wordt het best ingewikkeld. Want daar ligt gewoon de lat. Dat is de belofte aan onze inwoners en dat is ons privacybeleid. Natuurlijk is dat privacybeleid niet in beton gegoten, maar de ambitie, scherpte en beloftes zijn dat wel. Spinoza, de beroemde Nederlandse filosoof, heeft een tijdje in Voorburg gewoond en een van zijn uitspraken was: ‘Het doel van de staat is de vrijheid’. Daar hoort bescherming van de privacy van onze inwoners bij.”
