zoeken binnen de website

ICT-projecten: ruimte voor falen

door: René Veldwijk | 31 juli 2013

Hoe voorkomen we falende ICT-projecten? Op deze vraag probeert de Kamer een antwoord te vinden. Hier een eerste aanzet, hoog-over, van deze blogger. Samengevat: beloon ‘eerlijk’ falen en stop met het toedekken van mislukkingen.

Waarom falen ICT-projecten voortdurend? Mijn basisantwoord op die vraag is eenvoudig: ICT is abstract en opdrachtgevers kunnen daar niet goed mee omgaan. Dit geldt even goed voor publieke als voor private ICT. Waarom gaat het met ICT bij de overheid extra vaak fout? Mijn antwoord daarop is iets minder kort. Een belangrijk argument is dat de vergelijking tussen overheid en bedrijfsleven te breed is.

Kenmerkend voor veel publieke ICT is dat deze geen betrekking heeft op materiële stromen maar op informatiestromen. Publieke ICT is veelal vergelijkbaar met ICT van bedrijven waar het primaire proces geen goederenstroom kent: banken, verzekeraars, pensioenfondsen (hier achtergrond, specifiek §1.6). En precies in deze omgevingen is ICT vaak ook een drama. Waarom? Omdat ICT hier nog een slag abstracter is dan bij een maakbedrijf of een handelsbedrijf. Abstracte ICT toegepast op abstracte bedrijfsprocessen leidt zowel onder bestuurders als uitvoerenden tot iets dat een socioloog vervreemding en een postmoderne waarnemer cluelessness noemt. Veel mensen – ook intelligente – kunnen niet omgaan met abstractie.

Ook als we de publieke ICT vergelijken met de zwakste bedrijfssectoren, brengt de overheid het er slecht af. Het antwoord op de vraag waarom dát zo is, zoek ik primair in de zwakkere greep die de publieke sector heeft op de doelmatigheid en doeltreffendheid van haar uitgaven. Overheden kennen veelal niet het referentiekader van een markt (hoeveel mag een nieuwe GBA kosten?), zijn beleidsmatig vaak grillig (elke twee jaar een Kabinet), moeten zaken doen binnen onwerkbare Europese aanbestedingsregels, enzovoorts. Het zijn factoren als deze die in combinatie met ‘moeilijke ICT’ tot een epidemie van ICT falen leiden.

Een zinvol resultaat van het vergelijken van publieke met private ICT is het inzicht dat falen van publieke ICT onvermijdelijk is en de overheid het nooit even goed (lees: altijd slechter) zal doen als ‘het bedrijfsleven’. Het relevante deel van de private sector doet het ook slecht en het DNA van overheden mist een paar genen die wantoestanden helpen voorkomen – ook buiten de ICT. Met dit inzicht kun je beleidsmatig op minstens twee manieren aan de slag.

Allereerst betekent het dat de overheid zeer terughoudend moet zijn met haar ICT-investeringen. Er moeten heel goede businesscases zijn vooraleer er wordt aangevangen met omvangrijke ICT projecten. Typisch voor de overheid is dat die er veelal niet zijn. Als ik mij beperk tot de zeven projecten die de Kamer nu onderzoekt dan is de meerderheid gebaseerd op beroerde business cases (zo die al zijn gemaakt). De overheid heeft en houdt grote verwachtingen van ICT en dat deze steeds niet uitkomen, lijkt irrelevant. Waarom falen niet leidt tot gedragsverandering is een fascinerende vraag op zichzelf.

In de tweede plaats betekent het accepteren van het verschijnsel ICT-falen dat de focus zich verlegt van het eindeloos toedekken van falen naar het vroegtijdig identificeren en elimineren van ontsporende ICT-projecten. Empirisch onderzoek laat zien dat publieke ICT-projecten zich vooral kenmerken door een extreme uitloop in tijd en kosten. Het eindresultaat van dergelijke ‘black swans’ is ofwel falen of een niet te onderhouden ICT-product. Ik zou probleemloos een jaar lang elke week een publiek ICT-project onder de loep kunnen nemen dat is gefaald, bezig is te falen of geleid heeft tot een niet onderhoudbaar zombiesysteem. Bestuurders en bewindslieden die de stekker uit zulke systemen trekken zouden geen kritiek maar bijval moeten krijgen. Ze worden sowieso beloond door veel lagere apparaatkosten en dan heb ik het niet alleen over ICT.

Neem als voorbeeld de recente ophef over een ICT-faal van 100 miljoen bij V&J rond het rechtszakensysteem GPS. Toen ik in mijn netwerk wat navraag deed, hoorde ik de verwachte verhalen van extreem inefficiënte werkprocessen door falende ICT. Het kostendrama bij V&J blijkt echter nog groter, want ook de voorganger van GPS, Compass, bestaat gewoon nog. En dát systeem ken ik als een van de grote ICT bijna-faals van 20 (!) jaar terug. Beide ICT-drama’s zijn direct terug te voeren op modieuze ICT-verdwazing: Compass op de client/server hype en GPS op de workflowverdwazing met daaroverheen een scheut belangenverstrengeling. V&J moet werkelijk astronomische bedragen kunnen besparen door al deze ICT-ellende te saneren (Nee niet vernieuwen – eerst saneren – denk desnoods Microsoft Office only.) En dit is maar een voorbeeld uit vele.

Samengevat is mijn globale recept voor het bestrijden van ICT-falen enerzijds het inruilen van mythische verwachtingen door concrete businesscases en anderzijds het voorkomen van ICT-megafaals door het accepteren van minifaals. Ben ik optimistisch daarover? Niet echt. Herwaardering van publieke ICT vergt een paradigma-omslag die er allang had moeten zijn. Onderschat daarbij niet de lobbykracht van het ICT-oligopolie – zowel softwarebedrijven als toezichthouders. En daarbij: wie gaat uitleggen dat de businesscase voor de modernisering GBA ook los van de projectuitvoering niet deugt, dat het ICT-concept onder de OV-chip op de helling moet en dat de overheid de ambitie om per 2017 digitaal te zijn, moet heroverwegen? Wie rekent de kosten van de nieuwe mini-EPD’tjes door? Wie gaat de Byzantijnse, kostenverslindende opzet van de loonaangifteketen bij UWV en de Belastingdienst aanpakken? Het werkt toch eindelijk? We bezuinigen toch al? Maar het belangrijkste: welke bestuurders en bewindslieden durven de vinger op ‘hun’ Compas/GPS bleeders leggen en publiekelijk hun verlies te nemen? Nee, ik ben niet optimistisch en al helemaal niet omdat ik de eerste ingreep (nee, deze telt niet) nog moet zien.

Tegenover dit pessimisme staan drie lichtpuntjes: de pers, de crisis en de bestuurders/politici. De pers heeft belangstelling gekregen voor ICT-falen en journalisten verliezen hun angst voor ICT. De crisis houdt aan en legt een toenemende druk op overheidsorganisaties om hun zombiesystemen aan te pakken. En zelf heb ik de laatste anderhalf jaar ervaren dat sommige bestuurders en politici ook het gevoel hebben dat het met ICT zo niet verder kan. Het is allemaal nog te weinig en beslist ook te laat maar het is ook weer niet helemaal niets.
Misschien moet het Kabinet na het woonakkoord, zorgakkoord, sociaal akkoord en energie akkoord maar eens een ICT-akkoord aangaan. Wij krijgen als burgers echte transparantie over de stand van zaken op ICT-gebied en bestuurders en bewindslieden die uit de kast komen met hun ICT-hoofdpijndossiers krijgen tenminste clementie zo niet waardering. Onrealistisch? Vast wel. Maar niet onrealistischer dan sommige van die andere akkoorden.

Dr René Veldwijk is partner bij de Ockham groep. Hij is een van de vier leden van de externe klankbordgroep die de Tijdelijke Commissie ICT bij haar werk ondersteunt. Hij schrijft deze bijdrage op persoonlijke titel en heeft zich binnen de commissie ICT verschoond van betrokkenheid bij dit dossier.

reacties: 2

tags: ,

  • Frans Ratelband #

    4 augustus 2013, 22:20

    Je kan een IT-systeem zien als een vorm van vastlegging van je bedrijfsprocessen, hun interne en externe relaties en hun volgordelijkheid.

    Hoe groter de gedrevenheid van het goed op orde hebben en beheer van je processen, hoe groter de eenduidigheid van je processen en je data, hoe strakker je procedures en inrichtingsregels. Kortom hoe makkelijker je je processen kan voorzien van een adequaat informatiesysteem.

    Waarom falen er dan zoveel ICT-projecten, met name bij de overheid?
    Het antwoord ligt mijns inziens bij een aantal factoren die bijdragen aan

    (1) het niet op orde hebben van je processen:
    • Onvoldoende in processen denken en doen;
    • Verhulde incompetentie en goedbedoelendheid;
    • Grote dynamiek van te volgen wetten en bezuinigingen;
    • Complexe uitvoerbaarheid van veel politieke and arbeidscompromissen.
    … en

    (2) de wijze van uitvoering van je projecten:
    • Belangen niet in lijn met projectdoelstellingen;
    • Incompetentie, onervarenheid, onwillendheid en onwetendheid;
    • Te weinig samenwerking tussen project en omgeving;
    • Te gering onafhankelijk toezicht en kwaliteitsborging

    Op grond van bovenstaande factoren zou je een aantal maatregelen bij ICT-projecten in de nabije toekomst verwachten die zaken toucheren als:
    • Een integraal (strategisch)plan hoe van A naar B te komen, waarin processen, competenties, eenduidigheid en doelstellingen versus budget centraal staan. ICT is hier een (afgeleid) onderdeel van. Kortom zie ICT als een afgeleide van processen en probeer niet met een ICT-project een reorganisatie van processen af te dwingen.
    Een business case, ja, maar dan wel op business (instellings) niveau.
    • Voordat begonnen wordt zal men kritisch moeten toetsen of men gereed is voor de reis, dwz zijn de processen reeds B-proof en stabiel, hebben de betrokkenen de juiste competenties, worden goede richtlijnen en spelregels gebruikt, enz.
    Dit vergt een intensieve voorbereiding, eventueel reorganisatie en procesaanpassingen. Als dit allemaal te moeilijke en ingewikkeld worden zal het voorgenomen project simpel weg moeten worden afgeblazen.
    • Het installeren van onafhankelijke projecttoezichthouder(s) zou kan(kunnen) voorkomen dat verkeerde belangen worden gediend, er te grote risico’s worden genomen, totale project transparant blijft en beheersbaar.

    Een ICT-akkoord is een interessant idee, maar wat weerhouden de ministeries op dit moment ervan, de handen en expertises in één te slaan en te komen tot een ICT-project expertise centrum waar vanuit expertise en toezicht ter beschikking wordt gesteld?

  • Hans Fossen #

    5 augustus 2013, 16:29

    Het zou een hele ommekeer zijn als de krant opent met “Ministerie X stopt met project Y en bespaart miljoenen”. Idem, als die zelfde krant het niet kunnen realiseren van de beoogde baten als argument vermeld. Kortom, de opdrachtgever van project Y heeft volgens de journalist een juiste beslissing genomen. Dit “belonen” zie ik niet snel gebeuren.

    Hopelijk zijn de krantenkoppen dit najaar genuanceerder wanneer de resultaten van het ICT-onderzoek bekend worden.

    Het lichtpuntje in je blog over de pers die angst begint te verliezen, snap ik niet. Een toelichting ?

    Wellicht komt het ICT-onderzoek met onthullingen waarom niet geleerd wordt van eerder falende ICT-projecten. Want je merkt terecht op dat gedragsveranderingen uitblijven.

Reactieformulier

De met een * gemarkeerde velden zijn verplicht. U ziet eerst een voorbeeld en daarna kunt u uw bijdrage definitief plaatsen. Uw e-mailadres wordt niet op de site getoond. Reacties zonder achternaam worden verwijderd. Anoniem reageren alleen in uitzonderlijke gevallen in overleg met de redactie. U kunt bij de vormgeving van uw reactie gebruik maken van textile en er is beperkt gebruik van html mogelijk.