Amsterdamse ICT: vijf jaar later

Beeld: Pixabay / MabelAmber

“Mijn grootste prestatie is wellicht dat ik Amsterdam ondertussen uit de pers heb gehouden”, lacht Jan Flippo. ‘Ondertussen’ is vijf jaar later. iBestuur sprak hem eind 2013. Flippo was toen ruim een jaar in dienst als CIO en ICT-directeur van Amsterdam, de baan die ingewijden destijds hun ergste vijand nog niet toewensten. De grote vraag destijds: hoe dacht hij het hoofdstedelijke ICT-monster onder controle te krijgen?

Flippo’s eerste prioriteit was het stabiliseren van de bestaande situatie: dus geen verdere toename van storingen, ziekteverzuim en klachten. Bovendien moest hij een einde maken aan de enorme versnippering van de Amsterdamse ICT. In dat proces moesten vijftig datacenters worden teruggebracht naar twee, alle ICT-afdelingen worden samengevoegd tot één beheerorganisatie en moest een gestandaardiseerde virtuele werkplek worden uitgerold.

Vijf jaar later zijn deze doelstellingen verwezenlijkt, zo blijkt uit de eindrapportage van ‘ICT Centraal’ uit 2017 (zie kader). In zijn voorwoord constateerde gemeentesecretaris Arjan van Gils tevreden dat ambtenaren nu op elk kantoor en vanuit huis in konden loggen. Van Gils: “Een paar jaar geleden waren wij nog niet in staat simpelweg een afspraak te maken met iemand die bij een andere dienst of ander stadsdeel werkte.”

Heftig proces

“Het is een complex en heftig proces geweest”, blikt Flippo terug. “Met drie hoofdlijnen die door elkaar liepen. Allereerst de boel stabiliseren, orde op zaken stellen en het college informeren. Daarnaast een ander governance-model implementeren en ten derde de versnipperde IT-infrastructuur vernieuwen. Amsterdam is een enorm bedrijf, met 18.000 mensen en 180 panden. Toen ik begon waren er zo’n 6.000 applicaties in gebruik. Nu iets meer dan 1.600. We zijn van vijftig naar twee datacenters gegaan en iedereen heeft een uniform mailadres gekregen.”

Het zijn resultaten die vijf jaar eerder allerminst vanzelfsprekend waren. Elk stadsdeel en elke dienst had zijn eigen kantoorautomatisering dus e-mailadres, zijn eigen ICT-afdeling en eigen ICT-budget. Diensten die de centrale ICT-afdeling leverde moesten worden gefactureerd. Flippo: “Ik heb er direct op aangedrongen daarmee te stoppen. Dat soort basisvoorzieningen moet je centraal organiseren, financieren en aanbieden. Dus hebben wij nu één ICT infra-aanbieder. Anders blijf je een doorlopende strijd met monopoliegeld voeren.”

Uit de concepttekst van het interview van 2013 is destijds op zijn verzoek flink wat stevige taal geschrapt. Flippo geeft toe dat hij destijds in een conflictgevoelige startsituatie zat: “Ik kwam hier om een plan uit te voeren in opdracht van het college en de gemeentesecretaris. Er viel met mij niet écht te praten over het doel, wel over de weg en de tijd. De kunst is hard te zijn op de deadlines, geld en output, en verbindend op de relaties. Dat laatste is wel een competentie die je nodig hebt in deze stad. Gedurende die drie jaar van de centralisatie was de werkdruk echt heel erg hoog. Achteraf kan worden gesteld dat het volledige management echt heeft meegewerkt!”

Wat het lastig maakte was dat Amsterdam gelijktijdig ingrijpend werd gereorganiseerd. Dat leidde tot vele verhuizingen van mensen en organisaties. “We wilden de nieuwe technologie per organisatie uitrollen, maar die reorganisatie fietste daar dwars doorheen. We hebben besloten het roer om te gooien en prioriteit te geven aan het mogelijk maken van plaatsonafhankelijk werken voor iedereen, om daarmee die reorganisatie maximaal te ondersteunen.”

De markt in huis

Uitbesteding was lang een controversieel onderwerp in Amsterdam. “Toen ik kwam lag er een plan klaar om een eigen datacenter te bouwen. Dat is niet gebeurd; we hebben het bij een marktpartij ondergebracht. Zodra er sprake is van een uitgekristalliseerde markt kun je kiezen voor uitbesteden. Na het WAN gaan we als vervolgstap ook het beheer van de interne netwerken en de wifi uitbesteden. Je kunt als overheid echt niet meer alle kennis en kunde in huis halen. Neem de hele cybersecurity. We hebben een gespecialiseerde marktpartij voor het beheer van onze digitale poort naar de vele connecties met de buitenwereld. We hebben dezelfde dDOS-aanvallen gehad als de banken. Zonder marktpartijen hadden we dat nooit kunnen pareren.”

Het aantal applicaties is met bijna 70 procent teruggebracht. Flippo: “Diensten en stadsdelen konden vroeger geheel zelfstandig producten aanschaffen. Wij hebben daarom ook een reorganisatie van de informatievoorzieningsfunctie doorgevoerd waardoor een veertigtal organisaties zijn geconsolideerd naar een viertal op clusterniveau. Er is veel gediscussieerd hoe we daar lijn in konden brengen. We hebben applicatiefamilies gedefinieerd en daar steeds een organisatieonderdeel eigenaar van gemaakt. Zo gaat het cluster Ruimtelijk&Economie over tekenapplicaties. Eigenaren definiëren ‘doelapplicaties’, of een aantal voorkeursapplicaties.”

Een taai proces is de modernisering van het resterende applicatielandschap. Er draaien nog altijd wel zo’n 30 tot 60 sterk verouderde back-endsystemen. Flippo: “Het gaat soms om een beperkt aantal gebruikers. Dat is niet allemaal even erg, maar het is soms zonde om ‘in oud’ te investeren. Hij is in ieder geval blij dat het verouderde gemeentelijke belastingsysteem is overgezet naar het standaardpakket Key2Belastingen, een SaaS-oplossing. Flippo: “Met zo’n uitbesteding snijdt het mes aan twee kanten; je bent ook van het uitvoerend beheer en onderhoud af. En het past in de ingezette omvorming van uitvoering naar regie.”

CIO en ICT-directeur

Bij zijn komst besloten Amsterdam en Flippo om de functies ICT-directeur en CIO tijdelijk te combineren. Flippo: “Destijds vond ik dat een goede keuze. Het gevaar in zo’n fragiele organisatie is levensgroot dat de CIO zich verliest in vergezichten en het contact verliest met wat praktisch haalbaar is en wat de stad nodig heeft.” Dat argument blijkt nog steeds op te gaan, want een halfjaar terug is besloten de functies niet te scheiden. Overigens is de invulling van zijn werk wel radicaal gewijzigd. Ging de eerste jaren 80 procent van zijn tijd zitten in het aansturen van de ICT-organisatie, nu vraagt de CIO-rol die 80 procent. Digitale transformatie en datagestuurd werken zijn samen met privacy dé uitdaging, maar hij weet ook: als de stadsloketten niet werken, dan heeft hij écht een probleem…

Amsterdamse ICT-crisis: hoe zat het ook alweer?

Volgens een interne notitie uit 2010 kraken de Amsterdamse computersystemen in hun voegen; loketsystemen vallen herhaaldelijk uit, vitale systemen zijn verouderd en slecht gedocumenteerd. Bovendien lopen de kosten uit de hand. Het vernieuwingsprogramma ‘Eén ICT voor één Amsterdam’ wordt in 2011 na tal van incidenten in de ijskast gezet. De allereerste CIO, Claudia de Andrade, is dan al vastgelopen in de Amsterdamse ICT-jungle. Eind 2011 stelt interim-CIO Gerrit Oosterhof een stabilisatieplan op. VVD-wethouder Eric Wiebes heeft dan al de conclusie getrokken dat niet de Noord/Zuidlijn maar de ICT zijn echte hoofdpijndossier is. Hij vraagt 100 miljoen euro extra om een herstelplan uit te voeren. Per 1 juli 2012 wordt Jan Flippo de derde CIO binnen drie jaar.

Beeld: iBestuur/Beeldredaktie

Resultaten ICT Centraal

• Alle 18.000 werkplekken zijn geschikt voor de Amsterdamse Digitale Werkomgeving.
• Het gemeentelijk netwerk is vernieuwd en deels uitbesteed.
• Datacenterconsolidatie: van 50 naar 2.
• Applicatierationalisatie: van 5.931 applicaties naar 1.866.
• 103 decentrale ICT-medewerkers zijn ondergebracht bij de centrale ICT-afdeling.
• Beheersing programmakosten: € 1,1 miljoen lager dan begroot.
• Bezuinigingstaakstelling: niet € 7 miljoen maar € 12,7 miljoen gerealiseerd aan structurele besparingen.
• Energiebesparing: vanaf 2017 jaarlijks 25 GWh (€ 2,7 miljoen) en vermindering CO2-uitstoot met bijna 13.000 ton.

(Uit Eindrapportage ICT Centraal, oktober 2017)

Deze bijdrage is te vinden in iBestuur magazine 29