In onze blogserie over de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer hebben we uitgelegd wat de Wmebv inhoudt en hoe je aan de zorgplicht voldoet. In deze blog vertellen we je tegen welke uitdagingen je kunt aanlopen en hoe je deze uitdagingen aanpakt met een gestructureerde benadering. Zo is jouw organisatie voor 1 januari 2025 klaar voor de Wmebv.
Hoe vertaal je de Wmebv voor 1 januari 2025 naar praktische, uitvoerbare stappen en processen? Om de implementatie tot een succes te maken, is een goede voorbereiding en het kiezen van de juiste implementatiestrategie cruciaal. Atabix kiest voor het inzetten van de People Process Technology (PPT) methode. Deze methode wordt ingezet bij ingrijpende organisatorische veranderingen, zoals de inzet van nieuwe software of technologieën.
Waarom wij de People Process Technology (PPT) methode gebruiken
De PPT-methode wordt al meer dan 30 jaar gebruikt binnen zowel zakelijke als overheidorganisaties. De methode is effectief omdat deze rekening houdt met drie belangrijke elementen binnen een organisatie: People (Mensen), Process (Processen) en Technology (Technologieën). De relatie en balans tussen deze onderdelen zijn nodig voor een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering.
Het belang van deze drie elementen kun je het beste visualiseren als een stoel met drie poten. De drie poten stellen elk één van de onderdelen voor. Wanneer één van de poten langer of korter is dan de andere, dan is de stoel uit balans.
Wat is de People Process Technology methode?
Zoals eerder benoemd, zet je de PPT-methode in bij ingrijpende organisatorische veranderingen. De methode houdt rekening met: Mensen, Processen en Technologieën.
People
Het eerste onderdeel van het PPT-methode draait om mensen, het belangrijkste kapitaal binnen een organisatie.
Mensen in een organisatie bestaan niet alleen uit de medewerkers, maar ook uit de leiders, managers en alle andere betrokkenen die de organisatie vormgeven. Je kijkt ook naar de externe mensen die invloed hebben op de bedrijfsvoering. Denk bijvoorbeeld aan klanten en partners zoals consultants.
Het eerste sleutelbegrip binnen People is leiderschap. Effectief leiderschap bepaalt de visie van de organisatie en vormt de bedrijfscultuur. Uiteindelijk motiveert goed leiderschap ook de werknemers. Kijk hoe groot Apple werd onder leiderschap van Steve Jobs. Leiders met een visie stimuleren innovatie binnen een organisatie en hebben de kracht deze te transformeren. Het tweede sleutelbegrip is betrokkenheid.
Betrokken medewerkers ervaren minder weerstand bij een verandering. Zij presteren vaak beter en zullen ook verbeteringen binnen de processen voorstellen. Wil je bijvoorbeeld een nieuw zaaksysteem implementeren? Betrek dan alle gebruikers binnen het proces; van baliemedewerkers tot inspecteurs en ambtenaars.
Uiteindelijk draait People om het herkennen en benutten van het potentieel van de mensen in een organisatie. Het zijn de mensen die het verschil maken tussen een gemiddelde en een uitzonderlijke organisatie. Creëer een positieve werkomgeving en investeer in leiderschap en betrokken werknemers. Dit zorgt uiteindelijk voor een meer gestroomlijnde transitie binnen een organisatie.
Process
Het tweede onderdeel binnen de PPT-methode gaat over processen. Processen omvatten procedures, workflows en methoden die een organisatie volgt om doelen te bereiken. Binnen een gemeente kan dit het proces zijn voor een vergunningaanvraag. Dit proces bestaat uit standaard stappen zoals een indiening van een aanvraag, beoordeling, goedkeuring en afgifte.
Wil je als organisatie processen optimaliseren? Dan moet je eerst bestaande processen evalueren en identificeren waar de pijnpunten liggen. Vervolgens kun je verbeteringen aanbrengen, stappen vereenvoudigen en de verspilling van tijd en middelen verminderen.
Het inzetten van de juiste technologie, zoals automatisering en data-analyse, biedt ondersteuning om de processen te verbeteren. Met het gebruik van Atabix Zaakgericht Werken modelleer en analyseer je bijvoorbeeld de bestaande processen voordat je ze gaat automatiseren.
Technology
Het derde onderdeel is technologie. Onder technologie vallen alle hardware, software en digitale infrastructuur die mensen gebruiken om de (werk)processen uit te voeren.
Technologie is een belangrijk onderdeel binnen de digitale overheid en de Wmebv. Technologie zet je namelijk in om te digitaliseren. Technologie binnen de overheid blijft een complex onderwerp. Waar bedrijven zoals Amazon, Bol.com en Coolblue innoveren met technologie blijft de overheid een stap achter. Dit is logisch aangezien de overheid kampt met complexe wet- en regelgeving.
Voor de overheid is het bij het inzetten van technologie belangrijk om de juiste balans te vinden. Je gaat voor de combinatie van het investeren in nieuwe technologieën met het behoud van bestaande systemen. Overheden stappen over naar Software-as-a-Service (SaaS) en werken in de cloud omdat dit flexibiliteit en schaalbaarheid biedt. Hiermee kunnen overheden gemakkelijker groeien en zich aanpassen aan veranderende behoeften en nieuwe wetgeving.
Net als bij commerciële bedrijven speelt de inzet van technologie een centrale rol in klantcontact en klanttevredenheid. Het verkort communicatielijnen en neemt in sommige gevallen ook een drempel weg om te communiceren.
Het strategisch inzetten van technologie heeft veel invloed op zowel de personen als processen binnen een organisatie. Kies voor een betrouwbare partij die je niet alleen bij de implementatie ondersteunt, maar ook aandacht heeft voor voldoende nazorg. Het continu ontwikkelen van processen en optimaliseren van technologie is namelijk belangrijk voor een goedwerkende organisatie (en tevreden medewerkers).
Wat zijn de uitdagingen bij de implementatie van de Wmebv?
We delen de uitdagingen op het gebied van Wmebv in aan de hand van de drie onderdelen uit de PPT-methode. Dit biedt een gestructureerde benadering voor het begrijpen en aanpakken van complexe problemen. Er is één gemeenschappelijke uitdaging: operationaliseren. Hoe vertalen we de wetgeving naar praktisch, uitvoerbare stappen en processen?
People
Training en ondersteuning
Train medewerkers wanneer je nieuwe software inzet. Op deze manier neem je de drempel en angst weg om te werken met nieuwe software en systemen.
Privacy bewustzijn
De klant en de overheid moeten zich bewust zijn van privacykwesties die samenvallen met digitale communicatie. De klant moet weten hoe de gegevens worden gebruikt en beschermd. De overheid (ambtenaren) moeten zich bewust zijn van de verantwoordelijkheden met betrekking tot gegevensbescherming.
Digitale vaardigheden en inclusiviteit
Vanuit de Zorgplicht moet de overheid toegankelijk blijven voor iedereen (zowel fysiek als online). Omdat niet iedereen over de nodige digitale vaardigheden beschikt, is belangrijk om ondersteuning te bieden. Gemeenten kunnen bijvoorbeeld ondersteuningsuren aanbieden waarin klanten hulp krijgen bij het invullen van digitale formulieren.
Process
Toegankelijkheid en inclusiviteit
Communiceren via een digitaal kanaal moet voor iedereen toegankelijk zijn. Hiervoor zijn de Web Content Accesibility Guidelines (WCAG) opgesteld. Hierin wordt beschreven aan welke richtlijnen online media zoals webpagina’s en applicaties moeten voldoen. Zo moeten bijvoorbeeld digitale formulieren van de overheid voor iedereen toegankelijk zijn, ook voor mensen met een motorische of visuele beperking.
Processen blijven in ontwikkeling
Processen blijven in ontwikkeling en moet je continu optimaliseren. In de praktijk vermindert de focus vrij snel na een implementatie. Plan momenten in waarbij je kijkt naar het huidige proces en naar eventuele verbeteringen zijn.
Raakvlakken met andere wetten
De Wmebv heeft raakvlakken met andere wetten waar verplichtingen en randvoorwaarden gelden. Wetten zoals de Wet open overheid (Woo), Archiefwet en de Wet digitale overheid (Wdo). Wanneer processen worden ingericht, moet er niet alleen naar de Wmebv worden gekeken. Het is belangrijk dat er tijdig sleutelspelers bij het proces worden betrokken, zoals ICT- en juridische medewerkers.
Technology
Integratie met bestaande software
De meeste overheidsinstanties hebben verouderde (legacy) software. Het integreren van (SaaS-)applicaties met bestaande software is vaak een uitdaging, vooral als deze bestaande software is verouderd. Kijk hier tijdig naar en win advies in van een externe partij. In sommige situaties is de bestaande software te oud om te integreren met een nieuwe applicatie. De oplossing hiervoor is datamigratie, waarbij de bestaande data wordt overgezet naar een nieuw systeem.
Hoe ondersteunt Atabix de overheid bij complexe ICT-projecten?
Complexe ICT-projecten binnen de overheid zijn meestal niet succesvol. Dit blijkt uit de 119 grote IT-projecten die de overheid had in 2022. Slechts vier IT-projecten werden succesvol afgerond. Als je kijkt naar de tien duurste IT-projecten van de overheid zoals het Project rationalisatie IT Belastingdienst en Software Omgevingswet, dan zijn vertragingen van 5 jaar en het overschrijden van budgetten vaker regel dan uitzondering. Waar gaat het mis?
Bij Atabix geloven wij dat een goede voorbereiding bepaalt of een project succesvol wordt. Dit betekent dat rekening houden met een aantal belangrijke onderdelen.
Maak jouw ICT-project succesvol
• Definieer duidelijke en meetbare doelstellingen
Stel bij het project, naast de doelstellingen, ook succesindicatoren vast. Zo wordt het gemeenschappelijk duidelijk wat je moet bereiken.
• Verminder de complexiteit van een project
Deel het project in kleinere beheersbare deelprojecten in. Zo behoud je het overzicht en de regie over het proces.
• Zorg voor een goed risicobeheer
Voer een risicoanalyse uit in de beginfase van het project en ontwikkel een plan om met eventuele risico’s om te gaan. Tijdens het project herzie je de risico’s en pas je het plan waar nodig aan.
• Kies een bewezen methode voor projectbeheer
Kies voor competente projectmanagers die goed met verantwoordelijkheden omgaan. Zet daarnaast de juiste projectbeheermethodes in, zoals Agile of Prince2. Bij Prince2 wordt een project in fases opgedeeld met specifieke doelen en activiteiten. Bij Agile ga je ervan uit dat projecten zich voortdurend ontwikkelen (voortschrijdend inzicht). Hierbij staat flexibiliteit en het reageren op veranderingen centraal.
• Test het product en controleer de kwaliteit
Tijdens het project voer je continu testen uit. Je kunt hierbij denken aan functionele, gebruikers- en systeemtesten. Als de kwaliteitsprocessen grondig zijn, kun je problemen tijdig identificeren en verhelpen.
Wil je meer weten over de Wmebv?
Download dan nu hier de whitepaper over de Wmebv: Digitaliseer jouw communicatie als overheidsorganisatie.
