Centralisatie van de ondersteunende processen is op dit moment hét credo in overheidsland. In de zoektocht om de overheidsuitgaven terug te brengen, lijken alle ogen op de bedrijfsvoering gericht. Daarnaast wil men iets doen aan de verhouding van arbeidskosten tussen het primaire proces en de bedrijfsvoeringprocessen. Wat zijn de gevolgen van deze bewegingen? En is alleen een focus op centraliseren wel de oplossing?
In benchmarkonderzoeken scoort de overheid al jaren een dikke onvoldoende als het gaat om het percentage medewerkers dat rechtstreeks aan het primair proces is verbonden. En dat terwijl de steeds kritischer wordende burger zo min mogelijk belastinggeld wil besteden aan de ‘overhead’. Vanuit het programma Compacte Rijksdienst hebben de ministeries daarom de handen ineengeslagen om hun bedrijfsvoeringprocessen te centraliseren. Kan centralisatie de gaten in de begrotingen echt dichten?
Van een rijksbrede centralisatiebeweging …
De Jaarrapportage Bedrijfsvoering Rijk 2014 laat zien dat de huidige centralisatieslagen wel degelijk leiden tot kostenbesparingen bij deelnemende overheidsorganisaties. Maar leidt het ook tot efficiëntievoordeel? Op een gegeven moment zijn de grenzen van schaalvergroting wel bereikt. Bovendien vergt dit sterk geüniformeerde processen van alle organisaties die van de centrale diensten gebruikmaken. De vraag is of die mate van uniformiteit – met de huidige autonomie van ministeries en uitvoeringsorganisaties op het vlak van bedrijfsvoering – wel haalbaar is.
… naar het digitaliseren van de bedrijfsvoering
Centralisatie is een vorm van anders organiseren, maar in wezen verandert er niets aan de hoeveelheid werk die verricht moet worden. Het besparingspotentieel op arbeidskosten neemt niet verder toe naarmate je meer centraliseert. Digitaliseren daarentegen gaat om fundamenteel veranderen van de organisatieprocessen. Gedreven door technologische innovaties transformeren niet alleen kleine technologische bedrijven, ook grote conventionele organisaties worden steeds meer digitale organisaties. Hierbij zijn ontwikkelingen op het gebied van Social Media, Mobile apps, Big Data Analytics en Cloud computing vaak leidend, maar ook ‘the Internet of Things’ ofwel de toename van het gebruik van robotica en sensoren in machines en de communicatie tussen mens en machines én tussen machines onderling. Deze veranderingen zullen verstrekkende gevolgen hebben voor ons werk, ons dagelijks leven én onze organisaties.
Digitale transformatie als versneller
Digitale transformatie raakt ook de ondersteunende processen en kan een sterke versneller zijn voor de reeds ingezette veranderingen in de bedrijfsvoeringprocessen bij de overheid. Het vergroot de zelfredzaamheid van medewerkers in het primaire proces wat resulteert in een efficiëntere bedrijfsvoering. Welke digitaliseringtrends zien we in de ondersteunde processen?
HRM-processen
Onder meer e-HRM is een voorbeeld van digitalisering. Hierbij voert de medewerker zelf zoveel mogelijk taken van het HRM-proces uit: wijzigingen in gegevens, beoordelingsgesprekken, persoonlijke ontwikkelplannen. Ook de inzet van Social Media als medium voor resourcing en recruitment is een laagdrempelige manier om in contact te komen met (toekomstige) medewerkers. Maar denk ook aan de automatisering van monitoring en management tools en analytics software in HRM-systemen, bijvoorbeeld voor trends in ziekteverzuim of capaciteit- en resourceproblemen.
Inkoopprocessen
Veel inkoopafdelingen stappen over op e-facturering. De volledige procesautomatisering maakt dat het aantal handmatige acties vanuit de factureerafdeling kan worden teruggebracht. Ook e-Procurement is een belangrijke trend. Het automatiseren van de inkoop, van bestelling tot levering, vergroot de zelfredzaamheid van de mensen op de werkvloer en vermindert het werk voor inkoopafdelingen.
Facilitaire processen
Investeringen in tablets gecombineerd met Het Nieuwe Werken en papierloos werken door middel van vergaderapps als iBabs of Point2Share, levert flexibiliteit op qua werklocatie en daarmee een besparing in vloeroppervlakten. Maar ook sensoren in de koffieautomaat voor voorraad en storingen, papier/toners in printers, zeep/handdoeken, beveiliging, licht en energie, maakt dat signalen straks rechtstreeks naar een leveranciers’ monteur gaan en niet naar de eigen facilitaire dienst. En wat te denken van onbemande recepties, geautomatiseerde legionellacontroles in gebouwen en beveiligingsrobots voor de nacht?
Van centralisatie naar echt voordeel
Eigenlijk is centralisatie vaak niets anders dan het verschuiven van taken naar een centrale organisatie. Dat is onvoldoende en een toename van bureaucratie ligt hierbij op de loer. Het effect is dan precies het tegenovergestelde van datgene waarvoor de burger wil betalen.
Digitalisering kan als versneller fungeren binnen de rijksbrede beweging om de bedrijfsvoeringprocessen te centraliseren. Het kan leiden tot werkelijke efficiëntieslagen en het percentage medewerkers dat rechtstreeks aan het primair proces is verbonden, verhogen. Digitalisering gaat echter verder dan het slim automatiseren van taken. Het vereist een overheid die meebeweegt met de snelle technologische ontwikkelingen en gelijke tred houdt met de vraag om digitalisering uit de samenleving. Dat kost tijd, geld én energie, maar deze ingrediënten zijn naar mijn mening noodzakelijk om echte voordelen te behalen als overheid. Bovendien lijkt het soms groter dan het is: veel van de investeringen in SMAC en IoT zijn goed te overzien en leveren grote efficiëntievoordelen op die eenvoudig meetbaar zijn.
Kortom, wil de overheid echt voordelen behalen in haar bedrijfsvoering, dan is digitalisering de enige juiste sleutel tot de schatkist van efficiëntie.
Hoi