‘Ede volledig digitaal’ vergt andere organisatie I&A

Als je de burger efficiënt wilt bedienen moet de informatievoorziening en automatisering goed op orde zijn. In iBestuur van oktober 2016 was al te lezen dat de gemeente Ede haar werk voor de burger anders wil doen en wat dat voor het frontoffice betekent. Maar er zijn ook consequenties voor het backoffice.

ICT anders organiseren

In 2015 is de gemeente Ede overgegaan van een sectoren-model naar een cluster-model waarbij een aantal diensten, waaronder ICT, is gecentraliseerd. Door de toenemende complexiteit van ICT-infrastructuur en onderlinge afhankelijkheden van systemen was het model van zelfstandige informatievoorziening binnen de sectoren niet langer effectief en adequaat stuurbaar. Als je de dienstverlening aan de burger wilt optimaliseren moet je in de organisatie op veel plekken tegelijkertijd aan de slag. Het gaat dan niet alleen om burgerzaken waar in het oktobernummer van iBestuur al aandacht aan werd besteed. De grote hoeveelheid initiatieven in de organisatie vragen om een samenhangende, goed geprioriteerde, projectmatige aanpak. Tegelijkertijd ontstaat met een gemeentebrede aanpak het risico dat het noodzakelijke inzicht en overzicht er niet meer voor iedereen is.
Als onderdeel van de invoering van het clustermodel is het nieuwe cluster D&B (Dienstverlening & Bedrijfsvoering) gevormd. Hierbij is de verantwoordelijkheid voor de informatievoorziening en automatisering gecentraliseerd. De I&A functie is gesplitst in: IPPM (Informatie, Proces- en Projectmanagement) en BIAS (Beheer Infrastructuur en Applicaties, Services).

IPPM is binnen het clustermodel verantwoordelijk voor:
• Beleid, strategie, architectuur en informatiebeveiliging
• Advisering informatiehuishouding
• Business proces management
• Projectleiding
• Informatieanalyse

BIAS is verantwoordelijk voor:
• Operationele dienstverlening
• Beheer van ICT-infrastructuur (inclusief telefonie)
• Technisch applicatiebeheer
• Serviceplein, support en ondersteuning
• Projectmanagement over (infrastructurele) instandhoudingsprojecten
• Ontwikkeling dashboards
• Ondersteuning en ontwikkeling audiovisuele middelen en telefonie

Vrijheid in gebondenheid

De gemeente Ede geeft in de komende jaren prioriteit aan een aantal grote ontwikkelingen waaronder FoodValley, een Levendig Centrum en Kenniscampus Ede. De ambities van de stad leiden tot een toenemende behoefte aan georganiseerde registratie op concernniveau en tegelijkertijd gemakkelijke toegankelijkheid van informatie op de verschillende plekken in de organisatie. Het is dan ook niet vreemd dat Governance en Portfoliomanagement in het nieuwe besturingsmodel een belangrijke plek hebben gekregen. Hoe sturen we op de grote hoeveelheid initiatieven op een voor iedereen bevredigende manier en hebben we goed grip op het portfolio aan ICT-projecten?
Door allereerst bottom-up alle lopende en toekomstige ICT-projecten vast te leggen in een Basissysteem Registratie Projecten en deze daarna in kaart te brengen en te groeperen naar clusters, ontstaat de mogelijkheid om top-down te sturen en te prioriteren. De directie fungeert hierbij als Portfolioboard voor het Informatiebeleid en -strategie, de gezamenlijke clusterdirecteuren voor het portfolio van Ede brede projecten en het clustermanagement voor haar ‘eigen’ portfolio.

De IPPM-afdeling van het Corporate Information Office is verantwoordelijk voor de implementatie van het ICT-beleid en geeft leiding aan concern brede programma’s en projecten. De clusters voeren control over de informatiehuishouding en de (toekomstige) informatiebehoefte in hun cluster. BIAS is verantwoordelijk voor de inrichting en dagelijkse operatie van de technische architectuur en alle applicaties. De afdeling levert producten, diensten en services volgens overeengekomen normen die zijn vastgelegd in Service Level Agreements.

Hiermee is inhoud gegeven aan het besef dat een enkelvoudige top-down benadering zijn beperkingen heeft, die alleen opgeheven kan worden als bottom-up voldoende aansluiting gegeven en gevoeld wordt. Op deze wijze geeft Ede vorm aan ‘vrijheid in gebondenheid’ binnen de organisatie. Binnen de organisatie is nu inzichtelijk waarmee iedereen bezig is en er zijn mechanismen om prioriteiten te stellen.

Basissysteem Registratie Projecten

Met behulp van de project portfolio-software ‘Thinking Portfolio’ heeft Ede een welkome ondersteuning van de verandering in huis gehaald. Ede is gestart met een basis inrichting en voert samen met leverancier PMO Institute aanpassingen door, aan de hand van gebruikerservaringen.
Nadat er afspraken waren gemaakt over de governance, helpt het gereedschap nu met het spreken van een gemeenschappelijke taal. Zo hebben clusters en afdelingen overzicht gekregen van de lopende programma’s (met een i-component), projecten en de verplichtingen die hieruit voortkomen. Mensen kunnen dus zien wat ze doen en welk effect hun inbreng heeft. Doordat de software het management en de medewerkers inzicht geeft in elkaars werk, worden aan de voorkant dubbele zaken voorkomen en kan er een betere capaciteitsplanning worden gemaakt. Clusters kunnen doorsnedes maken naar segmenten en relaties tussen projecten aangeven. De handmatige rapportages zijn vervangen door standaardrapporten die direct beschikbaar zijn. Het gereedschap vormt daarmee een prima communicatiemiddel tussen alle lagen van de organisatie, bijvoorbeeld met de OR als het gaat om instemmingsbevoegdheid bij programma’s en projecten. Zo ontstaat er een meer door iedereen begrepen en transparante prioritering. Uiteindelijk moet het werken met het systeem resulteren in een meer efficiënte en betere ondersteuning van de besluitvorming in het ICT-portfolioproces. Daarmee realiseert de gemeente snellere en betere veranderingsprocessen ten dienste van de burger.

Wiepko Siegers is CIO van de gemeente Ede. Hij geeft leiding aan de Informatie-, Proces- en Projectmanagement-organisatie. Zijn voornaamste doel voor het komende jaar is het huis op orde te hebben.

Harry ter Braak is adviseur en vennoot van Wagenaar Hoes.