De druk vanuit de maatschappij op de overheid wordt alsmaar groter en van overheidsmedewerkers wordt verwacht dat ze meer doen met steeds minder middelen. Zijn de problemen rondom de Wet Open Overheid (WOO) een symptoom of is er meer aan de hand? Zijn er überhaupt oplossingen voor alle problemen waar de overheid mee geconfronteerd wordt?
Er moet meer gebouwd worden, maar er zijn onvoldoende ambtenaren om alle aanvragen te behandelen. Het nieuwe kabinet wil veel en van ambtenaren wordt verwacht dat ze flexibel meewerken. De wet open overheid is al een tijdje van kracht en zowel burgers als organisaties dienen dan ook veel WOO verzoeken in. Daardoor is er een forse achterstand ontstaan want ieder WOO verzoek kost heel veel tijd. En als de termijn overschreden wordt, dan kost dat ook nog eens veel geld.
Digitalisering kan veel taken versimpelen en er is meer dan voldoende technologie voorhanden om iedere uitdaging aan te kunnen. Je hoeft geen glazen bol te hebben om te zien dat de werkdruk de komende jaren nog verder zal oplopen en de term “Ravijnjaar 2025” wordt al gebruikt om aan te geven dat zowel gemeenten als andere overheids-instellingen volgend jaar flink gekort worden.
Het klinkt misschien simpel, maar er zijn wel degelijk maatregelen die voor verlichting kunnen zorgen:
- Meer cloud
Hierdoor is er lokaal minder expertise nodig. De huidige IT staf kan dan misschien WEL de nog overblijvende systemen efficiënter en inzetten. - Datamanagement en datadistributie
WOO verzoeken, verzoeken voor bouwvergunningen, samenwerken met externe partijen, milieu- en natuurwetgeving, vluchtelingenopvang en jeugdzorg. U heeft behoefte aan gegevens van derden en andere partijen willen vaak iets van u. Alles is afhankelijk van verschillende databronnen en als de benodigde gegevens niet beschikbaar (of niet te vinden zijn) wordt de doorlooptijd van alle projecten en aanvragen exponentieel langer. - Uitbesteden van specialistische taken
Specialistische werkzaamheden die niet tot de competenties van (uw) overheidsmedewerkers behoren kunnen ook door anderen gedaan worden. Natuurlijk kunnen eigen medewerkers óók taken als Security Information Management, Werkplekbeheer, Integraties tussen systemen en applicaties en Usermanagement uitvoeren. Dat kunnen externe partijen beter en efficiënter. Zodat de eigen medewerkers kunnen werken aan processen om WOO verzoeken sneller af te handelen of, door middel van de inzet van AI, het proces van het aanvragen van bouwvergunningen te optimaliseren. - Standaardiseren
Gebruik standaard software voor het anonimiseren van gegevens in plaats van verschillende soorten viltstiften. Gebruik de Common-Ground/HaalCentraal API’s waar mogelijk in plaats van API’s van verschillende leveranciers of afdelingen. - “Legacy” systemen
Vervang geen systemen als er geen absolute noodzaak is. Projectplannen voor het vervangen van applicaties gaan nog steeds uit van het meest optimistische scenario. Ervaren stafleden verdwijnen vaak al snel terwijl de implementatie van de nieuwe software langer duurt en zeker niet altijd brengt wat er beloofd is.
De lijst is eindeloos, maar als we 2025 zonder al te veel kleerscheuren willen doorkomen zullen we ergens moeten beginnen.
Eigenlijk weet iedere overheidsmedewerker wel waar de grootste bottlenecks zitten. Iedere dag uitstel betekent dat we het over 3,4 of 5 maanden nog veel drukker zullen hebben. En waar dán de tijd vandaan gehaald moet worden….
PS:
Veel burgers klagen dat het behandelen van aanvragen voor bouwvergunningen zo lang duurt. Ze denken ze er vaak niet bij na dat dit ook veroorzaakt wordt door burgers zoals zijzelf die niet willen dat er in hun omgeving zomaar van alles gebouwd wordt.
Als aan een WOO-verzoek voldaan wordt wil niemand dat zijn of haar adresgegevens per ongeluk te lezen zijn. Voor je het weet heb je ruzie met die buurtbewoner waar jij bij de gemeente over geklaagd hebt.
Burgers en organisaties hebben steeds meer rechten. Misschien moet de maatschappij accepteren dat dit ook een prijs heeft?
Blogger: Marcel den Hartog – Trend & Innovations Expert Enable U.
