Het Kloosterhoeveberaad is wederopgestaan. Een los verbond van gemeenten en Manifestpartijen probeert zinvolle initiatieven in e-dienstverlening aan te zwengelen, zonder al te veel 'Haagse' tussenkomst. Samen dineren doen ze overigens niet meer.
Eén van de Kloosterhoeve-pilots is de digitale verhuisservice, waarbij burgers verhuizingen voortaan via Mijnoverheid.nl doorgeven in plaats van bij hun gemeente.
In 2006 nam een tiental gemeenten het initiatief om samen stappen te zetten in de overheidsdigitalisering. Zaken als de Persoonlijke Internet Pagina (PIP) en het gemeentelijke contactcenter (Antwoord) werden door de gemeenten – samen met een drietal DG’s van BZK – in informele setting (restaurant Kloosterhoeve) dichterbij gebracht. Dat deden ze vanuit de gedachte ‘als je moet wachten op een centrale organisatie die het vanuit de theorie moet afdwingen, wordt het nooit wat’.
Dat Kloosterhoeveberaad openbaart zich tien jaar later wederom – nu zonder te dineren overigens. “Er wordt zelfs geen borrel gedronken”, zegt (aftredend) bestuurslid Ronald Barendse van de Sociale Verzekeringsbank, die het beraad samen met de Utrechtse gemeentesecretaris Maarten Schurink een jaar geleden nieuw leven heeft ingeblazen. Een groep gemeentesecretarissen komt nu zo’n vier keer per jaar samen met een even groot aantal mensen afkomstig uit de Manifestgroep. Die uit 2003 stammende groep is een netwerk van 16 uitvoeringsorganisaties (ZBO’s en agentschappen zoals de Belastingdienst).
Dwarsverbanden
Waarom is zo’n verband na tien jaar nog nodig, nu er inmiddels coördinerende clubs zijn als Digicommissaris en KING? Barendse: “Alles wat de Digicommissaris doet – die nodigen we trouwens ook bij elk beraad uit – dat zijn de initiatieven waar wet- en regelgeving voor nodig is en heel veel geld. Daar onderscheiden de Kloosterberaad-initiatieven zich in.” Barendse geeft een voorbeeld: “Schuldsanering is een groot probleem binnen gemeenten en daar zie je dat de grote uitvoerders als CJIB en Belastingdienst er vaak dwars doorheen fietsen. Dus nu hebben we afgesproken met een aantal gemeenten een soort telefooncirkel op te zetten.” Een gemeentemedewerker kan daarbinnen afspraken maken over een specifiek schuldsaneringsgeval, zodat er gecoördineerd wordt gewerkt. “Dat zijn kleine initiatieven die niet direct geld kosten. Dan moet je eerst met elkaar een half jaar een pilot draaien om te kijken of het werkt en of er consequenties aan verbonden zijn. De kracht van die Kloosterhoeve-pilots is dat je het daarna kunt gaan opschalen, op basis van het materiaal dat er al ligt.”
Ronald Barendse, aftredend bestuurslid SVB: “Met klein geld beginnen en kijken of het opschaalbaar is.”
Voor Maarten Schurink gaat het om ‘sneller voortgang maken’. “In de bestuurlijke overleggen die er al zijn, wordt veel gesproken over de financiering van de generieke voorzieningen, zoals DigiD, Mijnoverheid.nl en de BRP. Wij dachten: we gaan eens van de andere kant beginnen en vanuit de praktijk van onze organisaties op een informele manier kijken of mensen samen dingen tot stand kunnen brengen.” Waarom dat niet via het formele kanaal zou lukken? “Op deze informele manier is het proces net iets minder belast dan wanneer je langs allerlei overleggen moet.”
Pilots
Momenteel is er bij het Kloosterhoeveberaad een viertal pilots dat bijzondere aandacht krijgt. Zo is er een pilot rond een uniforme ‘digitale verhuisservice’, waarbij burgers verhuizingen voortaan via Mijnoverheid.nl doorgeven, in plaats van bij hun gemeente. Twaalf gemeenten doen er dit jaar aan mee. In november moet die proef van start gaan. Schurink: “Als dat lukt zou het een eerste voorbeeld zijn waarbij er niet alleen vanuit Mijnoverheid naar burgers wordt gecommuniceerd, maar waar burgers ook met de overheid kunnen communiceren. Dan is de weg vrij voor andere processen, zoals trouwen, scheiden of geboorteaangifte.” Dat zou dan kunnen via een ‘generiek koppelvlak’ voor webformulieren naar gemeentelijke systemen.
We zijn nu wel voorbij die pavlovreactie van de gemeentelijke autonomie
Op kortere termijn komt er een proef met een één landelijke digitale voorziening voor uitvaartondernemers om via Ondernemersplein en Berichtenbox aangifte te doen van overlijden. Een derde project is het regelen van de heraanvraag van een rijbewijs direct bij de RDW, waarna de gemeentebalie enkel dient als afgiftepunt. Als vierde is er een verkenning naar het verbeteren van de dienstverlening aan de groeiende groep zzp’ers.
Er lopen meer initiatieven, zegt Schurink, met een verschillend tempo. “We hebben bijvoorbeeld niet zo lang geleden een nieuw initiatief gestart met een aantal gemeenten, de Belastingdienst en de SVB, om te kijken of wij bij een deel van de dienstverlening van die twee partijen kunnen helpen. Bijvoorbeeld bij mensen die wat minder digivaardig zijn. Daar hebben we als gemeente al ervaring mee dus daar zouden Belastingdienst en SVB bij kunnen aansluiten.” En waar Schurink al wat langer energie in steekt is het met dertien gemeenten sleutelen aan een manier om de uitbetaling van uitkeringen te stroomlijnen en te centraliseren. “Uitbetalen is uitbetalen. We zijn nu wel voorbij die pavlovreactie van de gemeentelijke autonomie. Dan blijkt dat er maar weinig maatwerk nodig is.”
Klein geld
De kern van het Kloosterhoeveberaad is dus de samenwerking tussen een aantal gemeentesecretarisssen en de leden van de Manifestgroep. Barendse: “Wij hebben in de dienstverlening aan burgers gemerkt dat er in de samenwerking tussen de gemeenten en de Manifestgroep niet alleen een aantal formele agenda’s is, zoals de modernisering van de bevolkingsadministratie en eID. Er zijn ook kleine kwesties die spelen in de samenwerking tussen grote uitvoerders en een aantal gemeenten en daar hebben we een lijstje van gemaakt. We kijken of er een casus is en zo ja, dan werken we die in de pilot goed uit, met klein geld. En pas daarna begint het proces van opschalen.” Barendse spreekt van een ‘coalition of the willing’, zonder doorzettingsmacht en zaken die ineens zonodig móeten. “De motivatie zit erin dat de gemeenten ergens last van hebben en die zoeken hulp bij de nationale ZBO’s, die een nationaal effect hebben. En omgekeerd kunnen de Manifestgroep-leden soms gebruik maken van het loket van de gemeenten.”
Maarten Schurink, aftredend gemeentesecretaris Utrecht en de nieuwe bestuursvoorzitter van de SVB: “Er komt veel energie los.”
Per idee wordt er meestal een groepje gemeenten en Manifestpartijen bij elkaar gezocht. “En dan hoef je vervolgens alleen na een halfjaar het net op te halen om te kijken wat er staat en wat er is geleerd.” Doorgaans zitten er bij de bijeenkomsten 15 á 20 mensen aan tafel, evenredig verdeeld over beide partijen. Twee mensen bij KING fungeren inmiddels als secretariaat voor het Kloosterhoeveberaad.
Barendse is net weg bij de SVB (hij wordt plaatsvervangend SG bij het ministerie van VenJ), en Maarten Schurink wordt op zijn beurt nu bestuursvoorzitter van de SVB.
Volgens Barendse en Schurink is het enthousiasme onder de zittende gemeentesecretarissen en de Manifestpartijen zo groot, dat continuering voorlopig zeker gewaarborgd is. Het voorzitterschap zal worden overgenomen door een andere gemeentesecretaris en iemand uit de Manifest-gelederen. Schurink: “Ik maak me weinig zorgen over de voortgang. Volgens mij is er bij gemeenten nu meer draagvlak voor standaardisatie en het maken van een sprong in collectieve voorzieningen. Er komt veel energie los; je ziet dat mensen er lang op hebben gewacht.”
