Informatisering van raadswerk en de griffie zou een kwestie van tijd moeten zijn, maar de praktijk is weerbarstiger.
Zo tegen het eind van dit jaar 2020 stapelen ineens tal van ideeën, rapporten en webinars over het raadswerk en de ondersteuning vanuit de griffie zich op.
Neem bijvoorbeeld:
- Het mooie essay van Jan Dirk Pruim, ‘De griffie van morgen’
- Het adviesrapport ‘Goede ondersteuning, sterke democratie’ van de Raad voor Openbaar Bestuur
- Het webinar ‘Hoe maak je een sterke griffie voor een sterke raad?’ op 4 december.
Op een ander spoor is er volop aandacht voor verbetering van de informatievoorziening bij de overheid:
- Met Common Ground werken gemeenten aan een nieuwe informatie-architectuur
- Het programma Grip op informatie werkt aan ‘informatiehuishouding op orde’
- Met Alliantie Open Overheid krijgen actieplannen voor de Open Overheid een focuspunt.
- In Lokale democratie en digitale participatie werken BZK, VNG en beroeps- en belangenverenigingen samen.
Appeltje – eitje?
Je zou denken, die informatisering van het raadswerk en de griffie is slechts een kwestie van tijd. Want op dit moment is het karig gesteld met goede informatiesystemen voor de raad, waardoor raadsleden een ongelijke informatiepositie hebben. Ze moeten het doen met het klassieke RIS, dat vooral over vergaderen, agendapunten en raadsstukken gaat. Er zijn geen samenhangende en geïntegreerde informatiesystemen die opgezet zijn vanuit álle functies van het raadswerk. De markt biedt het niet en de raadsleden en griffie vragen het niet expliciet.
Dat is toch wonderlijk, in een tijd waar digitalisering de grote uitdaging is. Waar we allemaal gebruikmaken van moderne zoek- en besteldiensten. Waar we processen anders kunnen inrichten door gebruik van eigentijdse informatiesystemen.
Het eerder genoemde rapport ‘Goede ondersteuning, sterke democratie’ somt een aantal ondersteuningsvormen op voor de raad: ambtelijke bijstand, fractieondersteuning, griffie, rekenkamer en opleidingen. Het rapport beschrijft de mogelijkheden en knelpunten van dit instrumentarium. Hoofdstuk 4 geeft oplossingen en spreekt over ‘hulptroepen van de gemeenteraad en provinciale staten’. Dat is dus de inzet van de bekende actoren: ambtenaren, griffie, externe expertise. Niks mis mee, maar waarom niet ook werken aan een beter informatiesysteem voor het raadswerk? En dat zijn niet een paar losse tooltjes.
In het webinar ‘Sterke griffie, sterke raad’ stelde Jasper Loots terecht dat raadsleden niet vragen om wat zij niet kennen. Maar de markt levert niet als er geen vraag naar is.
Welke informatie de raad nodig heeft (functie), is niet in balans met de aangeboden applicaties (vorm). De uitdaging is om die nieuwe producten concreet te benoemen en te beschrijven. Tijd dus voor een nieuwe impuls! De gewenste sterke raad steunt uiteraard vooral op mensenwerk, maar kan niet zonder een effectieve informatievoorziening!
Hoe pakken we dat aan?
In ieder geval niet door weer een organisatie, groep of website op te richten. En we willen ook niet één groot centraal systeem. Maar door de bestaande actoren en hun actielijnen met elkaar te verbinden is het wel mogelijk om een nieuw innovatief en modulair informatiesysteem te bedenken:
- Eén organisatie in de lead zetten, ik zou denken de Vereniging van Griffiers.
- Gezamenlijk formuleren van de gewenste functionele informatievraag.
- Andere overheidsinitiatieven betrekken zoals OpenOverheid, LokaleDemocratie en GebruikerCentraal.
- Klein beginnen met een voorbeeldproject.
- De markt betrekken voor demo’s en voorbeelden.
Verder is er een informatiekundige uitwerking nodig:
- Uitwerken hoofdfuncties van het raadswerk en een informatieplan.
- Uitbreiden van het informatiemodel van RIS (dat nu vooral op vergaderen gericht is) naar een breed palet aan informatie over en uit de stad.
- Gebruikmaken van de basis informatie-architectuur van Common Ground.
In 2021 kunnen overheid en markt samen werken aan een flexibel raamwerk, dat richting geeft aan de informatiebehoefte van de raadsleden en griffie en dat inspiratie geeft aan softwareleveranciers. Vervolgens kan de markt één-voor-één nieuwe modulen bouwen en leveren voor het dagelijkse raads- en griffiewerk.
Marcel Krassenburg is systeemontwerper CCoverheid en iRaad
