Vorig jaar kochten mijn vriend en ik ons eerste huis. Een jaren ’80 woning waar we nog het nodige restauratiewerk aan kunnen verrichten. Met name qua isolatie en energiebesparing. Zo kwamen we in aanraking met het subsidieaanbod van de overheid. Intussen is mijn eerste subsidieaanvraag een feit.
Door mijn ervaringen met het online aanvraagproces te delen, hoop ik de overheid te laten zien dat het ook anders kan.
Het begon met een zoektocht naar welke subsidies op onze woning van toepassing zouden kunnen zijn. Door het lezen van de verscheidene overheidswebsites ontdekte ik dat we aanspraak konden maken op de subsidie ‘Energiebesparing eigen huis’. Na het invullen van de benodigde online formulieren en het uploaden van een uitvoerdersformulier heb ik de aanvraag verstuurd. We ontvingen meteen een e-mail met het bericht: “u heeft een aanvraag ingediend en we hebben uw aanvraag ontvangen”. Op de website kon ik lezen dat we over uiterlijk 13 weken bericht zouden krijgen over onze aanvraag.
Na 7 weken te hebben gewacht zonder bericht, werd ik toch erg nieuwsgierig. Ook al was het ons nu nog niet beloofd, ik wilde toch graag weten wanneer de instantie tot een beslissing zou komen zodat ik de aannemer tijdig kon informeren. Dus belde ik met het klantencontactcentrum van de instantie. Een vriendelijke meneer stond me netjes te woord en was volledig op de hoogte van het aanvraagproces. Toch stelde zijn bericht me enigszins teleur. Hij vertelde namelijk dat we beter kunnen uitgaan van de uiterlijke reactietermijn van 13 weken voor een bericht over de beslissing. Ook vertelde hij dat er een online dossier met daarin onze aanvraag beschikbaar is, maar dat daar niet wordt vermeld wat de status is. Dit kan vandaag de dag ook anders, bedacht ik me.
In de ideale wereld zie ik een overheid die me pro-actief advies geeft over subsidies waarvoor ik in aanmerking kom. Na het indienen van een aanvraag, zie ik in mijn online dossier precies wat de status is. En als ik dan met het klantencontactcentrum bel, kan de medewerker meteen mijn dossier inzien en me gericht en persoonlijk verder helpen. Als zelfredzame burger is bellen misschien niet eens meer nodig. Als er informatie over mijn aanvraag ontbreekt of onvolledig is, kan de medewerker mij daarover informeren via mijn online dossier. Of beter nog: kan het systeem mij hier direct bij het aanvragen op attenderen. Ik weet dan meteen welke actie(s) ik moet ondernemen om mijn aanvraag compleet te maken. Mijn online dossier is tevens het werkdossier van de medewerker. We werken samen om dat dossier compleet te maken, met als doel snel tot een beslissing te komen over de subsidieaanvraag. Zo wordt er efficiënter gewerkt en heb ik, als klant, het gevoel dat ik persoonlijk word geholpen.
De postbode had vandaag een leuke verrassing. Onze aanvraag is goedgekeurd, (al) na 7 weken sinds het indienen van mijn aanvraag. Dus het is vandaag bestellen, over 7 weken in huis. Als klant en instantie online samenwerken aan één dossier, kan de aannemer tijdig op de stoep staan na goedkeuring van de subsidieaanvraag door de overheidsinstantie.
Beste Renée, ik weet niet over welke organisatie je hebt, maar ik weet wel dat we iets van jouw ervaring kunnen leren. Kun je mij mailen, dan maken we een afspraak. s.delaaf@minez.nl
Beste Seger,
Maar natuurlijk, ik stuur je later vandaag een e-mail. Wellicht tot binnenkort!