Met de concurrent aan tafel
De overeenkomstengenerator van de VNG helpt gemeenten bij het maken van overeenkomsten voor ict-aanbestedingen. Het doel is een specifiek geformuleerde inkoopbehoefte met proportionele inkoopvoorwaarden. Voor burgerzakensoftware hebben alle leveranciers met de VNG samen gewerkt aan een vragenlijst die de administratieve druk op de markt verlicht, en de autonomie van gemeenten behoudt.
Ict inkopen is niet eenvoudig. Om gemeenten daarbij te helpen, bouwde de VNG een overeenkomstengenerator. Gemeenten hoeven dan niet vanaf nul te beginnen met het maken van een (concept) overeenkomst voor een ict-aanbesteding. Stapsgewijs worden zij met een vragenlijst door een proces geleid waarin ze hun inkoopbehoefte steeds verder specificeren. Dat is nodig omdat ‘ict’ immers een groot en gevarieerd aantal diensten en producten beslaat.
Proportionele voorwaarden
De overeenkomstengenerator gebruikt ook de Gemeentelijke voorwaarden bij IT (GIBIT). Die dekken alle juridische risico’s van alle mogelijke in te kopen ict-producten en -diensten. Ook daarom is specificeren noodzakelijk, want het onverkort toepassen van alle GIBIT-inkoopvoorwaarden leidt steevast tot heel veel vragen van leveranciers, weet Tom Maassen. Hij werkt bij de VNG als strategisch leveranciersmanager en is producteigenaar GIBIT. ‘Alle voorwaarden willen toepassen is vergelijkbaar met een autoverzekering nemen terwijl er geen auto wordt geleverd. Dat is onlogisch en duur en leidt tot veel vragen. Met de overeenkomstengenerator wordende GIBIT-inkoopvoorwaarden proportioneel ingevuld in de overeenkomst.’ Dat betekent dat leveranciers nog steeds vragen kunnen en mogen stellen, voegt Maassen toe. ‘De GIBIT-voorwaarden zijn niet paritair opgesteld: we hebben naar de markt geluisterd bij het opstellen van de voorwaarden, maar we hebben ze niet aan de markt voorgelegd voor akkoord.’
Foe yong hai
Wat de overeenkomstengenerator wil bereiken is dat gemeenten grondig nadenken over wat zij precies willen aanbesteden, waarom zij deze vraag uitzetten en welke GIBIT-bepalingen op dat moment waarde toevoegen en noodzakelijk zijn. Dit voorkomt ook het opleggen van onnodige verplichtingen voor leveranciers. Maassen: ‘Om een beeldspraak te gebruiken, we willen voorkomen dat gemeenten het hele menu van het Chinees-Indisch restaurant bestellen terwijl ze alleen foe yong hai willen eten. Uiteraard blijven ze vrij om wel of geen sambal bij de maaltijd te bestellen, omdat autonomie belangrijk is. De generator laat gemeenten de vrijheid om zelf beslissingen te nemen.’
Burgerzaken
Tijdens een van de bijeenkomsten van de VNG met softwareleveranciers, ontstond het idee voor een domeinspecifieke vragenlijst in de overeenkomstengenerator. Overbodige vragen en/of voorwaarden die niet van toepassing waren op dat domein konden bijvoorbeeld worden geschrapt. Dat zou de administratieve lasten en werkdruk in het aanbestedingstraject verlagen. De drie leveranciers van burgerzakensoftware wilden samen wel aan de slag. De VNG werd gevraagd als moderator en bemiddelaar en trad op als stem van de gemeenten.
De leveranciers zijn, in alfabetische volgorde, Centric, PinkRoccade en Shift2. Lotte Derkse is Manager Services bij PinkRoccade. ‘We weten allemaal dat het proces van aanbestedingen voor klant en leverancier een tijdrovende klus is. Daarom hebben we met elkaar gezeten om te kijken hoe we een standaardovereenkomst kunnen maken waar de VNG en de drie leveranciers achter staan.’
Meer begrip
Derkse noemt nog een tweede reden: het begrip vergroten bij gemeenten dat de GIBIT-voorwaarden niet 1-op-1 over te nemen zijn voor leveranciers. Voor dat laatste geven de leveranciers in de burgerzakenvragenlijst extra uitleg wanneer zij iets belangrijk vinden. Maassen zegt: ‘In de vragenlijst is een aantal voorstellen van de leveranciers opgenomen met hun motivering. Hiermee kan de gemeente al in deze fase over de voorstellen nadenken en weloverwogen de belangenafweging maken.’ Die teksten zijn geschreven door de drie leveranciers gezamenlijk. De VNG heeft er geen letter aan gewijzigd en het is aan gemeenten zelf om te bepalen wat zij met de informatie doen.
Openheid van zaken
We vroegen de drie leveranciers waarom het voor hen belangrijk was om op deze manier openheid van zaken te geven. Voor Shift2 is transparantie ‘essentieel’ als organisatie. ‘Wij zijn de enige leverancier in dit domein die de broncode openbaar heeft gemaakt. Deze openheid van zaken, zowel over onze technische oplossingen als over onze bedrijfsprocessen, stimuleert innovatie en leidt tot betere oplossingen’, aldus Emiel Duinisveld namens Shift2. Centric en PinkRoccade geven de voorkeur aan een andere term dan ‘openheid van zaken’.
Centric spreekt liever over ‘het creëren van gelijke voorwaarden en daarmee een gelijk speelveld’. Hans Koenis, Alliances Manager Centric, zegt: ‘Dit zorgt ervoor dat de concurrentie niet op basis van voorwaarden plaatsvindt, maar op de kwaliteit van wat wordt aangeboden. Bovendien bevordert het evenwichtige voorwaarden die zowel de belangen van de opdrachtgever als van de opdrachtnemer respecteren. Dit beïnvloedt de kwaliteit van de inschrijvingen, de projecten en de werkrelatie, evenals de prijsstelling.’
PinkRoccade legt de nadruk op samenwerken. De drie leveranciers lopen tegen dezelfde zaken aan, zegt Derkse. Zij noemt bijvoorbeeld het maximeren van boetes, opzegtermijnen en facturatieschema’s. ’Het gaat hier juist om hoe we tot een overeenkomst kunnen komen waar wij allemaal achter staan en die zorgt voor minder vragen in de nota van inlichtingen.’
Vertrouwen en duidelijkheid
Fijn dat de markt zo goed met elkaar overweg kan op het gebied van burgerzaken, maar wat hebben gemeenten aan deze standaardovereenkomst? Meer efficiency en minder vragen in de nota van toelichtingen, zeggen alle drie de leveranciers. Duinisveld noemde ook nog duidelijkheid. ‘De overeengekomen standaard is tot stand gekomen in samenwerking tussen markt en overheid. Dat geeft vertrouwen en zorgt ervoor dat alle partijen weten waar ze aan toe zijn.’
Gezonde markt
De drie leveranciers hebben sowieso weinig geheimen voor elkaar. ‘Wanneer alle partijen open zijn over verwachtingen, mogelijkheden en beperkingen, ontstaat een gezonde basis voor samenwerking,’ aldus Shift2. Maassen is het hier roerend mee eens. ‘Gemeenten zijn niet gebaat bij een markt waar partijen elkaar kapot concurreren op de onderliggende inkoopvoorwaarden. Ik zie ook liever een gezonde markt voor leveranciers. Een van de randvoorwaarden daarvoor is duidelijkheid over de basisvoorwaarden die zij kunnen verwachten. Vervolgens kunnen leveranciers dan met elkaar concurreren op de kwaliteit van hun oplossingen.’
Samenwerken
Tot slot vroegen we de drie partijen wat deze manier van werken de markt kan brengen: met andere leveranciers aan tafel zitten, praten over wat zij belangrijk vinden en tot een overeenkomst zien te komen. Shift2 ziet deze aanpak als een positieve bijdragen aan de marktwerking in brede zin. ‘Doordat er een gezamenlijke, transparante standaard is vastgesteld, ontstaat een gelijker speelveld.’ Duinisveld noemt deze samenwerking een model voor hoe overheid en markt effectiever kunnen samenwerken. ‘Naarmate digitale dienstverlening steeds complexer wordt, wordt deze vorm van co-creatie van standaarden alleen maar belangrijker.’
Standaardisatie
Centric ziet in standaardisatie een mogelijkheid voor leveranciers om kosten te beperken en zich in de inschrijving meer te richten op inhoud en waarde. ‘Wij steunen tevens verdere standaardisatie van bijvoorbeeld de indeling van de inschrijving, de lay-out van het prijzenblad en referenties, of een basisprogramma van eisen,’ stelt Koenis. ‘Voor Centric is het van belang dit niet alleen toe te passen in het domein Burgerzaken, maar ook voor andere domeinen van de decentrale overheid.’ Derkse besluit met: ‘Door met elkaar open het gesprek aan te gaan waar wij als leveranciers tegenaan lopen en wat onze ervaringen zijn bij aanbestedingen, krijgen we ook meer begrip voor elkaar en de VNG.’ Ook Maassen heeft gemerkt dat het wederzijds begrijp voor elkaars belangen is gegroeid. ‘Ik kijk met een positief gevoel terug op de totstandkoming van de vragenlijst. We keken vooral naar mogelijkheden en hoe gemeenten uiteindelijk zelf een passende overeenkomst kunnen opstellen.’
De vragenlijst is beschikbaar op https://overeenkomsten.gibit.nl/
