Met AI naar moderne communicatie in de publieke sector

Met een gebruiksvriendelijk systeem dat automatisch de leesbaarheid van je content controleert en aanbevelingen doet, verbeter je direct de kwaliteit en snelheid van contentcreatie. Nooit meer zorgen over het verliezen van je bronbestanden en automatisch de juiste sjablonen genereren voor je type content.

Weinig aspecten hebben een grotere impact op de ervaren kwaliteit en effectiviteit van Digital Government dan communicatie. Effectieve communicatie bevordert transparantie en vertrouwen, en zorgt voor verantwoording en betrokkenheid van burgers. Het vormt een hoeksteen van dienstverlening, door burgers duidelijke informatie te geven, verwarring te verminderen en desinformatie tegen te gaan.

Met de opkomst van moderne digitale governance ondergaat het landschap van burgerscommunicatie een significante transformatie. In deze blog behandelen we twee cruciale facetten van moderne digitale governance:

• Het gebruik van standaard sjablonen door eindgebruikers
• Het creëren en onderhouden van sjablonen

Lees verder om te zien hoe deze praktijken communicatie met burgers binnen de publieke overheid hervormen.

Het gebruik van standaard templates door eindgebruikers

• Traditionele communicatiemethoden
  Veel overheidsinstanties vertrouwen sterk op gestandaardiseerde sjablonen voor communicatie met burgers. Deze sjablonen bieden structuur, maar missen vaak de persoonlijke touch die nodig is voor effectieve communicatie. Zaakbehandelaars moeten het juiste sjabloon selecteren. Als alternatief kunnen ze hun eigen berichten opstellen, wat kan leiden tot inconsistenties of fouten.

• Uitdagingen voor eindgebruikers
  Eindgebruikers ondervinden vaak problemen met deze communicatiemethoden. Ze moeten door tal van sjablonen zoeken om het meest geschikte te vinden, wat leidt tot vertraging en frustratie. Bovendien brengt het handmatig herschrijven van communicatie risico’s met zich mee op fouten of het missen van belangrijke elementen, wat uiteindelijk de kwaliteit van de dienstverlening aan burgers beïnvloedt.

• Evolutie met moderne digitale governance
  De introductie van geavanceerde tools zoals Large Language Models (LLM) stelt eindgebruikers in staat communicatie in verschillende toonzettingen moeiteloos te herschrijven. Met LLM-ondersteuning kunnen zaakbehandelaars gepersonaliseerde, empathische reacties genereren die zijn afgestemd op de specifieke behoeften van elke burgerinteractie.

Voordelen voor eindgebruikers

• Met AI-ondersteuning kunnen zaakbehandelaars sneller reageren op vragen van burgers, waardoor reactietijden verkort en de efficiëntie verhoogd worden.
• Op basis van de informatie in de zaak kan AI automatisch het relevante sjabloon voorstellen dat in de unieke situatie van de zaak gebruikt moet worden. Dit bespaart tijd voor het doorzoeken van alle mogelijke sjablonen.
• AI-ondersteuning zorgt voor consistentie en nauwkeurigheid in communicatie, waardoor het risico op fouten of inconsistenties wordt geminimaliseerd. Wanneer een zaakbehandelaar extra informatie wil toevoegen, kan LLM hierbij ondersteunen zonder fouten te introduceren, zodat burgers accurate, volledige en betrouwbare informatie ontvangen.
• Gepersonaliseerde, empathische communicatie bevordert vertrouwen en tevredenheid bij burgers en verbetert hun algehele ervaring met overheidsdiensten. Dankzij LLM kan de communicatie passend worden afgestemd—for example: een formele reactie voor een burger die meerdere klachten heeft ingediend versus een empathisch bericht voor een familielid van een overledene.

De creatie van templates

• Traditioneel proces voor template creatie
  Overheidsinstanties zijn sterk afhankelijk van handmatige processen om communicatiesjablonen te creëren. Dit vereist input van meerdere stakeholders en vaak veel werk, inclusief uitgebreide tests, om nieuwe sjablonen te creëren en implementeren.

• Uitdagingen bij template creatie
  Het proces van sjablooncreatie kent veel uitdagingen die de werkdruk verhogen en deadlines onder druk zetten. Oorzaken zijn onder meer herstructureringen binnen de overheid, veranderingen in rolverdelingen, de verwachting van burgers voor snellere en consistentere reacties, de behoefte aan meer transparantie en nieuwe wet- en regelgeving. Wanneer nieuwe regelgeving wordt ingevoerd, moeten sjablonen direct beschikbaar zijn. Dit legt veel druk op het proces.

Hoe kan AI helpen?

AI kan het proces van sjablooncreatie stroomlijnen via automatisering en machine learning-algoritmes. Large Language Models (LLM) kunnen nieuwe sjablonen afleiden uit eerder verzonden communicatie in je repository. Daarnaast kunnen LLMs het onderhoud van sjablonen sterk vereenvoudigen door te identificeren welke sjablonen moeten worden bijgewerkt bij nieuwe wetgeving.

Voordelen van moderne template creatie

• Automatisering versnelt het sjablooncreatieproces door gebruik te maken van alle eerder verzonden communicatie. Noodzakelijke sjablonen en standaardteksten kunnen automatisch worden voorgesteld.
• Bij urgente nieuwe wetgeving worstelen veel organisaties om alle benodigde sjablonen tijdig bij te werken. Met AI kunnen deze deadlines makkelijker worden gehaald, waardoor handmatige aanpassingen en fouten worden vermeden.
• Machine learning-algoritmes zorgen voor consistentie in messaging over alle afdelingen, wat merkidentiteit en vertrouwen in overheidsdiensten versterkt.
• Geautomatiseerde processen helpen bij compliance door potentiële problemen te signaleren en noodzakelijke aanpassingen aan te bevelen. AI monitort voortdurend de laatste wijzigingen in wetgeving, zodat alle sjablonen up-to-date blijven.

Conclusie

De impact van AI in Digital Government op burgerscommunicatie is groot. Door gebruik te maken van standaard sjablonen en moderne sjablooncreatieprocessen, ondersteund door AI, kunnen overheidsinstanties efficiëntie, nauwkeurigheid en burgertevredenheid verhogen. Deze innovaties stroomlijnen communicatie, waarborgen snelheid, consistentie en naleving van regelgeving. Moderne digitale governance transformeert burgerscommunicatie, wat leidt tot meer vertrouwen, transparantie en betrokkenheid.

Bedankt dat je met ons meereist op deze ontdekkingsreis door de transformerende kracht van AI in digital governance. Blijf ons volgen voor meer inzichten over het voortdurend evoluerende landschap van digital government.