Dynamische zaaksystemen: uitdagingen Bezwaar en Beroep het hoofd bieden

De combinatie van het toenemend aantal bezwaren en de steeds hogere verwachtingen van burgers, maakt het belang van efficiënte en mensgerichte processen duidelijk. Systemen die niet alleen voldoen op juridisch gebied, maar ook om kunnen gaan met veranderingen en wensen van bezwaarmakers. Juridische zaaksystemen, zoals die van Blueriq, kunnen hierbij ondersteunen.

Jaarlijks ontvangen Nederlandse bestuursorganen meer dan 2,6 miljoen bezwaarschriften. En dit aantal neemt elk jaar toe. En naast het aantal bezwaren stijgen ook de verwachtingen van bezwaarmakers. Zo verwachten bedrijven en burgers dat zij:

• bezwaren elektronisch kunnen indienen en correspondentie over de afhandeling van bezwaar digitaal kunnen ontvangen conform de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv)
• transparant en actueel inzicht krijgen in de status van de behandeling van het bezwaarschrift
• uitgebreider dan voorheen een onderbouwing en motivatie ontvangen op het besluit op bezwaar, deels gedreven door de Wet open overheid (Woo)
• snel een besluit krijgen waarin óók rekening gehouden is met persoonlijke omstandigheden en menselijke maat.

Deze ontwikkelingen en verwachtingen zorgen voor toenemende werkdruk, intensievere behandeling van bezwaren en meer druk op wettelijke afhandeltermijnen. Veel organisaties in de publieke sector zoeken daarom naar betere en efficiëntere IT-ondersteuning van de bezwaar- en beroepsprocessen, bij voorkeur met behulp van juridische zaaksystemen.

Slimme functionaliteit en integraties

Om de juridische processen steeds efficiënter uit te voeren, met oog voor de wettelijke kaders uit de AWB én voor de menselijke maat, is slimmere functionaliteit nodig. Daarnaast kunnen krachtige integraties met de rest van het aanwezige IT-landschap helpen om aan de eisen te voldoen.
Met jarenlange ervaring bij organisaties in de publieke sector, herkennen we bij Blueriq ondertussen welke functionaliteiten echt waarde kunnen toevoegen op dit gebied. Hierbij kunt u denken aan:

• een volledig, duidelijk en aanpasbaar overzicht van alle lopende (bezwaar- of beroeps-)zaken
• eenvoudige mechanismen (eventueel in bulk of geautomatiseerd) om zaken toe te wijzen aan teams of medewerkers
• de mogelijkheid om samen te werken in de zaak: inschakelen van (externe) adviseurs, advies van de lijnorganisatie of beleggen van taken buiten Juridische Zaken
• functionaliteit op maat voor elke rol in het afhandelproces (bezwaar­maker, gemachtigde, administratief ondersteuner, jurist, seniorjurist of teammanager)
• actieve termijnbewaking en sturing op reactie- en behandeltermijnen
• een klantportaal waarop bezwaar­maker inzicht krijgt in de status van het bezwaar, documenten en corre­spondentie kan inzien, aanvullende informatie kan aanleveren en waarin de onderbouwing van de beslistermijn inzichtelijk is
• de opbouw van collectief geheugen om invulling te geven aan gelijkheidsbeginsel
• inzicht in vergelijkbare zaken ter ondersteuning van juristen om vergelijkbare zaken op dezelfde manier af te handelen.

Slimme integraties met bestaande componenten in het IT-landschap kunnen ingezet worden, zoals:

• koppelingen met Document Management-oplossingen voor het opslaan, ophalen, archiveren, samenvoegen, ontsluiten en delen van documenten, bijlagen en beslissingen
• koppelingen met het primaire zaak­systeem om alle informatie van de zaak waarop bezwaar wordt gemaakt bij de hand te hebben en idealiter ook een vlotte effectuering van het besluit mogelijk te maken
• koppelingen met slimme Office­oplossingen om snel, effectief én samen te werken aan (juridische) teksten in brieven en besluiten
• koppelingen met een Berichtenbox en authenticatiemiddelen zoals DigiD en eHerkenning om de veiligheid én het hergebruik van data te stimuleren.

Standaard of maatwerk?

Om deze behoeften in te vullen komen er steeds meer juridische zaaksystemen beschikbaar. De uitdaging hierbij is vaak het spanningsveld tussen standaardfunctionaliteit (conform de proceseisen van de AWB) en organisatie-specifieke behoeften en optimalisaties. Een zaaksysteem moet dus niet alleen voldoen aan wet- en regelgeving, maar in veel gevallen ook dynamisch zijn. Standaardpakketten voldoen daarom vaak nét niet en maatwerk software is duur in aanschaf en onderhoud.

Aanvullingen

Blueriq probeert in haar dienstverlening aan de overheid hieraan bij te dragen door het inzetten van een dynamisch én aanpasbaar, standaard zaaksysteem voor de afhandeling van bezwaar en beroep processen. Alle functionaliteit die nodig is vanuit de AWB, is hierin reeds ingericht en eenvoudig te integreren. Daarbovenop is er ruimte om, zonder te programmeren, slimme aanvullingen te modelleren die voor een specifieke organisatie bijdragen aan de hierboven beschreven uitdagingen. Standaard, maar toch op maat. Net zoals de dienstverlening van de overheid aan burgers en bedrijven zou moeten zijn.