Gemiddeld 71 procent van het IT-budget gaat op aan beheer en onderhoud van bestaande applicaties. Maar het is gewoon mogelijk het ICT-landschap toekomstvast te houden en toch 50 procent van het budget aan te wenden voor de benodigde vernieuwingen. Capgemini weet hoe.
In de afgelopen decennia zijn de IT-voorzieningen bij het Rijk, zelfstandige bestuursorganen en lagere overheden sterk gegroeid. Het is bijna niet meer denkbaar dat we zonder kunnen. Tijdens deze groeifase zijn we, mede door de complexiteit van organisaties en autonomie in de besluitvorming rond de aanschaf van IT, eraan gewend geraakt de werkzaamheden op een bepaalde manier uit te voeren.
Kenmerkend hierbij zijn het ontstaan van grote monolithische applicaties, verkaveling van de functionele deelgebieden van applicatiediensten, klassieke procesmethodieken en bijvoorbeeld de inzet van zzp’ers. Vanuit het Rijk worden de afgelopen jaren goede stappen gezet om de IT binnen de overheid efficiënter in te richten en zien we verschillende belangrijke stappen op dit vlak, zoals recentelijk nog de lancering van de iAtlas enterprise-architectuur door het Rijk.
Doordat budgetten onder druk staan is het aan de verantwoordelijke CIO’s om meer te doen met minder. IT-afdelingen spenderen inmiddels circa 71 procent van hun budget aan beheer en onderhoud van het bestaande IT-landschap. Tegelijkertijd moet ook snel ingespeeld kunnen worden op nieuwe vragen uit de organisatie en eisen vanuit de politiek waarbij grote investeringen in IT politiek steeds minder haalbaar worden geacht. In de voortdurende zoektocht naar kostenbesparing stellen veel organisaties daarom de vraag of het applicatiebeheer niet efficiënter en goedkoper kan.
Meer met minder; een complex paradigma waarop Capgemini het antwoord heeft gevonden in de vorm van ‘Application Lifecycle Services in a Box’. Application Lifecycle Services in a Box werkt op basis van efficiënte, gestandaardiseerde kant-en-klare beheeroplossingen op basis van industriële modellen. Het gaat om een sterk gestandaardiseerde vorm van beheer en ontwikkeling, aangevuld met services voor innovatie, modernisering en rationalisatie. Dat werkt verrassend efficiënt en met behoud van kwaliteit. Deze aanpak wordt ook wel Productized Lifecycle Services genoemd, waarbij lifecycle services verwijst naar de end-to-end dienstverlening voor beheren en vernieuwen, en productized naar standaardisatie van de werkwijze op basis van de wereldwijde ervaringen.
Onderzoek naar de meest effectieve acties van managers wijst uit dat de harde planning- en controle-elementen het minst effectief worden ervaren en de zachte menselijke aspecten juist het meest effectief. Kijkende vanuit deze bril naar succesvolle topsportteams zien we zes herkenbare elementen terugkomen die de teamprestatie verhogen:
- een hoge mate van doelgerichtheid;
- een collectief eenduidige manier van werken (spelen);
- gericht op effectiviteit;
- juiste samenstelling van vaardigheden;
- sterke communicatie;
- een sterke cohesie.
Als alle aspecten goed worden samengebracht, zoals dat inmiddels is gebeurd in Application Lifecycle Services in a Box, ontstaan prestaties die het verschil maken en waarmee nieuwe kansen ontstaan.
Dit vraagt wel een andere kijk op sourcing. Geen aanschaf van losse spelers, maar kijken naar de inzet van ingespeelde teams. En minder expliciet voorschrijven hoe het moet gebeuren, maar aangeven wat het doel is dat je wilt bereiken en ruimte geven voor geïndustrialiseerde aanpakken.
De voordelen zijn groot. De inzet van Application Lifecycle Services leidt tot een goede kostenbeheersing waardoor direct budget vrijkomt om de organisatie te ondersteunen met nieuwe IT-voorzieningen. Het doel is om hiermee een 50-50 kostenbalans te realiseren tussen beheer & onderhoud versus innovatie. Op basis van een datagedreven assessment kan voor de IT-afdeling de kortetermijnpotentie worden vastgesteld. Het budget dat hiermee vrijkomt, kan worden ingezet om de organisatie te voorzien van IT-innovaties, zoals e-dienstverlening of case management. Dit komt uiteindelijk ten goede aan de kwaliteit van de bedrijfsvoering en de geleverde waarde op het vlak van dienstverlening aan burgers en bedrijven.
We verwachten dan ook dat onze aanpak met gebruikmaking van gestandaardiseerde beheeroplossingen op basis van industriële modellen de instellingen in de publieke sector een oplossing biedt om de komende jaren op een efficiënte wijze beheer en vernieuwing van het applicatielandschap te bewerkstelligen.
Dit artikel is onderdeel van een reeks artikelen over actuele strategische vraagstukken rondom dienstverlening en IT-oplossingen die ten dienste staan van zowel de dienstverlening aan burgers en bedrijven als de IT-afdeling. In dit artikel zoomen de auteurs van Capgemini in op de mogelijkheid om de kwaliteit van de dienstverlening voor beheer en onderhoud van IT te verbeteren om daarmee financiële ruimte te creëren voor de broodnodige investeringen in innovaties en rationalisaties die op ons afkomen zoals gebruik van cloudoplossingen, omgang met open en big data, e-dienstverlening aan burgers en bedrijven, en ook investeringen in een goede beveiliging.
