Gemeente: hou je ICT-leverancier in de gaten

De ICT-leveranciersmarkt voor gemeenten is erg versnipperd en wordt gekenmerkt door veel leveranciers en onvoldoende standaardisatie. Zo zijn er meer dan 500 ICT-leveranciers die de 403 gemeenten beleveren met een grote hoeveelheid software van allerlei maat en vorm. Ondanks dat zijn er weinig gezamenlijke proposities en is een goede aansluiting van de ICT-omgeving op de behoeften van gemeenten vaak zoek. De meeste gemeenten hebben daardoor geen overzicht meer, het is nu eenmaal moeilijk om zoveel elementen tegelijkertijd in de gaten te houden, zeker als al die elementen ook nog regelmatig veranderen. Gemeenten worden geconfronteerd met een in toenemende mate gefragmenteerde ICT-omgeving. De distributie van ICT-voorzieningen door sommige leveranciers in de vorm van een private cloud is vooral in het voordeel van de leveranciers zelf, maar strekt niet ten voordeel van de gemeenten. Veel gemeenten voelen zich overgeleverd aan de grillen van de markt.

Optiek van de leverancier

De leveranciers kijken zelf ook naar een versnipperde markt: geen twee gemeenten zijn dezelfde en bij elke gemeente moeten er opnieuw investeringen worden gepleegd. De eisen aan de software komen in een gemeente van vele zijden: de afdeling ICT, sommige gebruikersafdelingen en KING. Gemeenten vormen in de regel geen uniforme klantengroep waar leveranciers generiek voor kunnen gaan ontwikkelen, het is nog maar de vraag of diepte-investeringen dan gaan renderen. Het is bekend dat gemeenten zich niet onderscheiden door hun ICT. Ondanks alle gepraat over samenwerking zijn weinig gemeenten echter bereid om de daad bij het woord te voegen en over te gaan tot gezamenlijke inkoop. Leveranciers hebben geleerd dat zij geen risico lopen door gemeenten tegen elkaar uit te spelen.

Geen verband tussen prestatie en inspanning

De marktomstandigheden kunnen worden gekenschetst als verwarrend: producten die niet voldoen aan open standaarden, producten die voorhanden zijn passen niet goed bij elkaar. De behoefte van gemeenten aan een vlotte ICT-ondersteuning wordt niet goed beantwoord. Door het consequent hanteren van gesloten standaarden zijn de gemeenten gebonden aan hun leveranciers. Vaak heeft een gemeente tussen de 20 en de 80 ICT-leveranciers. Deze omstandigheden zorgen voor een te hoge prijs bij een te laag kwaliteitsniveau. Daar komt bij dat de gebruikende gemeenten geen grip hebben op de kostenontwikkeling. ICT-leveranciers kunnen naar believen de prijs voor de dienstverlening verhogen wetende dat de gemeenten vast zitten aan hun producten. Via licentierechten kunnen leveranciers de gemeenten eindeloos laten betalen voor de door hun geleverde diensten. Er is onvoldoende verband tussen prestatie en inspanning.

Oneigenlijk gebruik van Intellectueel Eigendomsrecht

De bron van de problemen schuilt deels bij het hanteren van het licentierecht als basis voor de tarieven van ICT-diensten. Hoewel dit breder van toepassing is in de zakelijke wereld blijft de vraag of dit terecht is. Licentierechten waren oorspronkelijk bedoeld om de rechten van kunstenaars en uitvinders te beschermen. Via een licentie konden deze hoogwaardige beroepen de vrucht van hun werk proberen veilig te stellen. Maar is er in de huidige tijd nog wel een goede reden om het programmeerwerk van ICT’ers hier onder te scharen? Is de huidige programmeur niet meer een ‘operator’ geworden die systemen instelt in opdracht van zijn klanten? De CV-installateur hoef ik toch ook niet achteraf telkens opnieuw te betalen voor de instelling van de thermostaat? Er is uiteraard geen bezwaar om de programmeurs eenmalig te betalen voor hun werk, maar waarom zouden wij bij elk nieuw gebruik van hun programma opnieuw moeten betalen?

Sleutel ligt bij open standaarden

Om een start te maken met nieuwe omstandigheden in de markt ligt de sleutel in de bundeling van de vraag. Daar hebben gemeenten het Kwaliteitsinstituut KING voor: de Softwarecatalogus laat per service zien aan welke eisen voldaan moet worden. Niet in technische termen maar juist in functionele zin. Ook de samenwerking tussen de services komt aan bod alsook enkele algemenere eisen – zoals het voldoen aan cloud principes. De KING Softwarecatalogus is nu al door behoorlijk wat gemeenten in gebruik maar nog te weinig ICT-leveranciers leveren conform de eisen van de catalogus. KING maakt dankzij de Softwarecatalogus de markt transparant door regelmatige publicatie van de compliancy. KING heeft zelfs een geautomatiseerd tool ontwikkeld waarmee ICT-leveranciers zelf kunnen toetsen of hun service voldoet aan de eisen van de catalogus.

Start met Vraagbundeling

De volgende stap bestaat er uit dat gemeenten zich verenigen via een Shared Service Organisatie (SSO) en hun vraag bundelen via een gemeenschappelijke uitvraag vanuit de SSO: de SSO kan een brede groep services tegelijkertijd op de markt zetten namens zijn achterban. Daarmee ontwikkelt de SSO inkoopmacht en biedt tegelijkertijd zekerheid van afname. Dit is erg afwijkend van hoe de gemeenten tot op heden merendeels hebben geopereerd: een SSO die optreedt vanuit haar kracht in plaats vanuit zwakte. Een SSO die zich strak houdt aan de eisen uit een Servicecatalogus, die inkoop-expertise combineert met gebruikers-expertise en zich zo nodig laat bijstaan door een objectief selectiebureau. Uitgangspunt is multi-tenancy: voor elke service de beste leverancier in plaats van zoveel mogelijk van één. De SSO verbindt alle services tot één integrale service die de gemeenten pas echt goed ontzorgt. Doordat de SSO eigendom is van de gemeenten komen de voordelen ook ten goede aan de gemeenten, hiermee wordt invulling gegeven aan de Cloud-strategie – zie de Handreiking Cloud die hierover onlangs voor de medeoverheden verscheen. Gemeenten die hun gebundelde ICT via een dergelijke SSO inkopen maken als het ware gebruik van een ‘Gemeente-cloud’. Momenteel is er ook al een voorbeeld van een dergelijke SSO: Equalit biedt inmiddels deze dienstverlening aan 9 gemeenten in het zuiden van het land.

Betere voorwaarden

Wat verder aandacht behoeft zijn nieuwe algemene voorwaarden voor levering van ICT-diensten aan gemeenten: nieuwe uniforme inkoop-, leverings- en acceptatievoorwaarden. Momenteel accepteren sommige gemeenten nog eenzijdig de voorwaarden van hun leveranciers, ook al blijken die voor gemeenten soms onacceptabele consequenties te bevatten zoals onvoorziene tariefaanpassingen als gevolg van bedrijfseconomische overwegingen of externe gebeurtenissen. De bestaande voorwaarden zijn niet meer van toepassing in de huidige omstandigheden. KING wil daarom samen met marktpartijen gaan werken aan voorwaarden die meer transparantie bieden en beter tegemoet komen aan de wensen van partijen. Zo kan er bijvoorbeeld meer aandacht geschonken worden aan de verschillende vormen van risicodeling en -dekking. Ook moet er meer ruimte ontstaan voor nieuwe tariefstructuren op de markt, breder dan enkel het licentiemodel. Een optie zou zijn om gebruik te maken van arbitrage en/of mediation bij geschillen. Deze vorm van rechtspraak heeft verschillende voordelen waaronder de snelle en inhoudelijke behandeling van geschillen en de vertrouwelijke sfeer van afhandeling. Juist daarom wordt arbitrage/mediation goed gewaardeerd in bepaalde branches, het brengt partijen dichter tot elkaar en leidt hiermee tot innovatieve oplossingen.

Nog lange weg te gaan

Vraagbundeling is een goede start maar ook dan is er nog een lange weg te gaan. Zonder een heldere toekomstvisie en begeleiding onderweg voor gemeenten en ICT-leveranciers zal dat niet lukken. KING en VNG zijn al begonnen met het uitstippelen van de weg die afgelegd moet worden samen met gemeenten en ICT-leveranciers. De vraag moet ontwikkelen van een gesloten vraag naar een gebundelde vraag gebaseerd op open standaarden, de servicecatalogus speelt daar een belangrijke rol bij. Het aanbod ontwikkelt parallel van een gesloten aanbod gebaseerd op een licentie-gebaseerd tarief, naar een open aanbod gebaseerd op alternatieve tariefstructuren. Bundeling krijgt vorm door gespecialiseerde SSO’s die de vraag namens gemeenten op de markt brengen. Zij verbinden ook de services aan elkaar en leveren die als één geheel aan de gemeenten. Het helpt uiteraard als ICT-leveranciers in dat proces mee gaan denken. Zo is het bijvoorbeeld handig om de contractduur van verlengingen nu al te verkorten. Gemeenten hebben immers juist nu ruimte nodig om hun contracten in het licht van bundeling te harmoniseren.