Bewaren videotulen valt overheden zwaar

Het maken van ‘videotulen’ zijn geen kwestie van simpelweg de opnameknop indrukken. Videotulen zijn niet simpelweg notulen in videovorm. Videotulen bestaan uit een videoverslag van een besluitvormingsproces, inclusief alle informatie eromheen: de vergaderagenda’s met agendapunten, voorstellen met bijlages, audiovisuele opnames met indexering, ondertiteling en schriftelijke verslagen.

Onderzoek

Om al deze informatie als een handzaam en bruikbaar pakketje veilig te stellen voor de toekomst, is kennis, organisatie en tooling nodig. Door middel van een enquête onderzochten Binnenlands Bestuur, de Vereniging van Griffiers en softwareleverancier NotuBiz de stand van zaken rondom videotulen. Hoe ver zijn gemeenten met het archiveren van videotulen? Weten ze wat er wettelijk van ze wordt verlangd? Tegen welke uitdagingen lopen ze aan? De enquête stond in juni en juli 2021 op binnenlandsbestuur.nl en werd ingevuld door honderdvijftig deelnemers. Onder hen bevonden zich veel griffiers en informatieadviseurs, maar ook raadsleden en beleidsmedewerkers. De meesten van hen waren op het moment van invullen werkzaam bij een gemeente.

Denk bij de aanschaf van een nieuwe applicatie al na te denken over het archiveren van informatie.

Uit het onderzoek blijkt dat de meeste lokale overheden zich nog oriënteren op de mogelijkheden voor archivering van videotulen. Het overgrote deel heeft een vorm van tijdelijke bewaring ingericht, in het bestuurs-, raads- of stateninformatiesysteem (BIS, RIS, SIS) dan wel bij de leverancier die webcasts van de raadsvergaderingen voor ze organiseert. 30 procent van de ondervraagden geeft aan dat de organisatie bezig is met de aankoop of inrichting van een e-depot, een digitaal archief waar de videotulen in de toekomst duurzaam zullen worden opgeslagen.

Duurzame toegankelijkheid

Niki van de Loo en Mariska Petray, respectievelijk productmanager en productowner bij NotuBiz, de uitvoerder van het onderzoek, zijn niet verrast over deze bevindingen. ‘Veel archieven zijn nog bezig met de aanschaf van een e-depot, dus de inrichting daarvan is nog niet helder’, zegt Van de Loo. ‘Dat ontslaat gemeenten echter niet van de plicht om zich alvast te verdiepen in het archiveren van videotulen. Wij sluiten ons aan bij de aanbeveling van het Nationaal Archief om bij de aanschaf van een nieuwe applicatie al na te denken over het archiveren van informatie. Maak het direct belangrijk, dan zit je niet met een probleem als het zo ver is dat je moet gaan archiveren.’

‘Gemeenten die al succesvol bezig zijn met het archiveren van videotulen, kennen de werkprocessen binnen de organisatie over het algemeen goed.’

Volgens het Nationaal Archief moet informatie ‘vindbaar, beschikbaar, leesbaar, interpreteerbaar en betrouwbaar’ zijn voor degenen die er recht op hebben, vanaf het moment van ontstaan en voor zolang als noodzakelijk. Het sleutelwoord in dezen is duurzame toegankelijkheid. Hoe zorg je dat mensen ook in de toekomst een duidelijk beeld krijgen van wat zich in de vergadering heeft afgespeeld? Dat betekent dat het niet voldoende is om videotulen naar een documentmanagement- (DMS) of zaaksysteem te exporteren, zoals normaal gesproken wel met schriftelijke notulen gebeurt. Daarin is veel informatie afkomstig uit het BIS, RIS of SIS namelijk niet meer beschikbaar en interpreteerbaar.

Selectielijsten

Om een besluitvormingsproces te kunnen reconstrueren, moet ook een tijdelijke digitale archiefbewaarplaats alle relevante informatie bevatten. Dat vereist nogal wat uitzoekwerk van degenen die met dit proces zijn belast. In 80 procent van de gevallen is dat de griffie, in 55 procent een informatiemanager of -adviseur, in 54 procent ook DIV-medewerkers (documentaire informatievoorziening) en in 48 procent een archivaris, blijkt uit de enquête. ‘Gemeenten die al succesvol bezig zijn met het archiveren van videotulen, kennen de werkprocessen binnen de organisatie over het algemeen goed’, zegt Mariska Petray. ‘Ze verdelen de werklast: de griffie checkt of de informatie compleet is, de DIV-medewerkers op welke manier de informatie bij het archief moet worden aangeleverd. De verantwoordelijkheid ligt niet alleen bij griffie.’

Uit het onderzoek blijkt dat een e-depot nog node wordt gemist door veel gemeenten. Bij slechts 32 procent heeft het archief een e-depot beschikbaar. Ook worstelen relatief veel deelnemers met het toegankelijk maken van videotulen: opslaan is één ding, maar hoe zorg je dat mensen er ook echt iets aan hebben? Zo schrijft één respondent als voornaamste uitdaging: ‘De langdurige bewaring in context van andere archiefstukken mét behoud van de metadata, zoals spreker/ onderwerp/ tijdstip.’

Dit is de ingekorte versie van een artikel dat in nummer 2 van Binnenlands Bestuur is gepubliceerd..