De kenmerken van een open ecosysteem zijn als volgt:
Naar een gelijk speelveld in ICT-aanbestedingen
Open en gesloten ecosystemen werken volgens verschillende spelregels. Wanneer in een aanbesteding geen rekening wordt gehouden met die verschillen – of wanneer men zich daar onvoldoende van bewust is – ontstaat het risico van een ongelijk speelveld. In de praktijk pakt dat vaak nadelig uit voor open ecosysteem dienstverleners. Dat is zonde, want software en dienstverlening van zowel open als gesloten leveranciers hebben ieder hun eigen voordelen.
- Open toegang: standaarden, processen en technologie zijn vrij beschikbaar
- Interoperabiliteit: componenten zijn uitwisselbaar dankzij open standaarden
- Samenwerking: innovatie en probleemoplossing ontstaan door co-creatie
Binnen een open ecosysteem kan de opdrachtgever zelf bepalen welke dienstverleners zij inzet, wie welke aanpassingen doet en hoe de integratie plaatsvindt. Bovendien komen doorontwikkelingen ten goede aan de gehele gemeenschap. Gesloten dienstverleners bieden de mogelijkheid om met een optimale integratie volledig te ontzorgen, maar dit leidt sneller tot leveranciersafhankelijkheid.
Wat kun je doen?
De stappen om een aanbesteding ook voor een open ecosysteem geschikt te maken – en daarmee een gelijk speelveld te creëren – zijn relatief klein. De belangrijkste eigenschap die een opdrachtgever daarvoor nodig heeft, is flexibiliteit. Wie zich flexibel opstelt, krijgt die flexibiliteit ook terug, in de vorm van meer soevereiniteit en autonomie.
- Besteed de dienstverlening rond een open source-product aan
- Overweeg om de aanbesteding op te delen in losse kavels
- Gebruik een groeipad voor (niet-)functionele eisen
- Verwerk open source-voordelen in subgunningscriteria
En als bonus: integreer open source in je MVOI-doelen.
Besteed dienstverlening rond een open source-product aan
Open source software kan zonder aanbestedingsplicht worden gebruikt, omdat de Aanbestedingswet alleen geldt voor werken, leveringen en diensten. Vrij beschikbare broncode mag dus zonder eerst aan te besteden vrij worden gedownload en toegepast.
Binnen open ecosystemen leveren verschillende dienstverleners elk een deel van alle benodigde diensten.
De bijbehorende dienstverlening – zoals implementatie, doorontwikkeling, ondersteuning en scholing – kan vervolgens afzonderlijk worden aanbesteed. Dit geeft organisaties maximale zeggenschap over de software die zij gebruiken. Het is wel belangrijk om de keuze voor een specifiek open source-product goed te onderbouwen, ondersteund met bijvoorbeeld een marktconsultatie.
Overweeg om de aanbesteding op te delen in losse kavels
ICT-aanbestedingen combineren bijna altijd software met bijbehorende diensten, zoals opnieuw implementatie, beheer en scholing. Door de aanbesteding in logische percelen op te splitsen, wordt de aanbesteding toegankelijk voor zowel open als gesloten ecosysteem dienstverleners. Binnen open ecosystemen leveren verschillende dienstverleners elk een deel van alle benodigde diensten. Door de percelen zo samen te stellen dat partijen zich op afzonderlijke, meerdere of alle percelen kunnen inschrijven, is er grote kans dat er altijd een geschikte inschrijver kan worden geselecteerd en maakt het een opdracht toegankelijk voor verschillende soorten leveranciers; van kleine gespecialiseerde partijen tot grote totaalontzorgers.
Daarmee sluit de aanbesteding ook beter aan bij de Aanbestedingswet. Die schrijft voor dat opdrachten niet onnodig mogen worden samengevoegd, maar ook niet onnodig mogen worden opgesplitst.
Gebruik een groeipad voor (niet-)functionele eisen
Formuleer alleen knock-out-criteria voor onderdelen die onmisbaar zijn voor de directe werking. Aanvullende functionaliteiten kunnen worden opgenomen in een roadmap. Het opnemen van een groeipad in aanbestedingen maakt het mogelijk om (niet-)functionele eisen gefaseerd te realiseren.
Denk bijvoorbeeld aan:
- de migratie van een trans-Atlantische naar een Europese, soevereine cloudleverancier;
- het geleidelijk invoeren van open standaarden;
- het toevoegen van specifieke functionaliteiten;
- het verkrijgen van de benodigde certificeringen.
Tijdens de implementatie – die niet van de ene op de andere dag is gerealiseerd – kunnen de aanvullende eisen worden ingevuld. Zo sluit de aanbesteding beter aan op de realiteit van iteratieve IT-ontwikkeling.
Verwerk open source-voordelen in subgunningscriteria
Wanneer meerdere inschrijvingen voldoen aan de minimale eisen, bepaalt de opdrachtgever wie de aanbesteding krijgt op basis van gunningscriteria. Door subgunningscriteria slim in te zetten, kunnen de voordelen van open source optimaal tot uitdrukking komen. Denk aan:
- snellere bugfixes
- hogere softwarekwaliteit door open samenwerking
- transparantie in werking en code
- betere mogelijkheden voor kennisdeling met de leverancier
Closed source-leveranciers kunnen zich op hun beurt profileren met kant-en-klare oplossingen en volledige ontzorging.
Closed source-leveranciers kunnen zich op hun beurt profileren met kant-en-klare oplossingen en volledige ontzorging. Het is belangrijk dat de gekozen criteria aansluiten op de doelstellingen van de aanbesteding en direct relevant zijn voor de uitvoering ervan.
De volledige gereedschapskist
De hierboven beschreven aanpak maakt deel uit van een uitgebreidere gereedschapskist voor het aanbesteden van standaardsoftware. Met uitgebreidere toelichtingen worden inkopers en aanverwante disciplines meegenomen in een aanbestedingsstrategie die een gelijk speelveld creëert voor zowel open als gesloten ecosysteem dienstverleners. En het laat vooral zien dat hier maar kleine aanpassingen voor nodig zijn.
Uitnodiging
Ik nodig iedereen uit om – net als bij andere open source-instrumenten die door vanuit MinVWS zijn ontwikkeld – bij te dragen waar mogelijk: door vragen te stellen, ervaringen te delen of suggesties te doen.
Ga naar Open source gereedschapskist voor het aanbesteden van standaardsoftware
Lees ook:
Plaats een reactie
U moet ingelogd zijn om een reactie te kunnen plaatsen.