Als dit ICT-programma in de uitvoering terechtkomt, bestaat altijd het risico op uitloop. Daarom zal niet elke opdrachtgever meteen breed communiceren dat een ICT-programma 100 miljoen gaat kosten. Men communiceert een lager bedrag om de uitvoering scherp te houden, gouden kranen te voorkomen en om de kans op het doorsluizen van budget naar noodlijdende projecten te verkleinen.
Voor het idee: men communiceert 50 miljoen terwijl het daar waarschijnlijk niet voor kan (alhoewel de kans daarop niet nul is). Gevolg van deze spartaanse aanpak is dat de uitvoerder meteen scherp is op efficiëntie. Voorkom daarbij sluiproutes zoals het overslaan van het testen, security een lage prioriteit geven, eerst code gaan kloppen, en ontwerpen als er nog tijd over is. Het is de kunst om een haalbare ondergrens te communiceren die niet leidt tot het afsnijden van de geëigende paden.
De prijs van transparantie
Stel even dat het om een ICT-programma gaat van maximaal 100 miljoen euro voor de invoering van een nieuwe wet. Het betreft hier een doorgerekend verhaal (met simulaties die rekening houden met programma-onzekerheden) dat maximaal echt voor die 100 miljoen te doen moet zijn.
Meestal worden daar nog extra econometrische verkenningen op gepleegd. Denk aan gevoeligheidsanalyses op de businesscase waarin kosten van kapitaal worden gevarieerd, de kosten van het programma worden opgeschroefd tot de businesscase omvalt, of de verwachte baten worden teruggebracht tot het moment van verlieslatendheid. Als de analyses bij kleine variaties al tot een negatieve businesscase leiden, is het risico op businessfalen hoog. Als de marges groter zijn, wordt het daarentegen veiliger om te investeren.
Onvermijdelijk komt het moment dat er bijgeplust moet worden omdat het vanuit uitvoerdersperspectief tegenvalt. Dat wist je natuurlijk al, en na absolute duidelijkheid over wat je nu hebt, wat je nog krijgt en wat dat meer kost, ga je morrend akkoord. Stel even het wordt 75 miljoen. Vanuit uitvoerdersperspectief ben je dan 25 miljoen over je oorspronkelijke budget heengeschoten, en vanuit opdrachtgeversperspectief heb je nog steeds een kwart van de interne begroting bespaard.
Doordat je 50 miljoen had gecommuniceerd word je aan de schandpaal genageld door de kamerleden, terwijl je geld hebt verdiend. Met (de echte) 100 miljoen zonder uitloop kost het meer, maar is de Kamer tevreden. De prijs van transparantie bedraagt dus minstens 25 miljoen euro: als je 100 miljoen had gecommuniceerd werd het nooit 75 miljoen, en had je mogelijk ook nog wat uitloop.
Wat je ook doet: zo goed mogelijk bepalen wat de uiteindelijke kosten en baten zijn is van groot belang. Of je daar vanaf dag één transparant over moet zijn voor iedereen is de vraag, omdat je daarmee wellicht de kosten onnodig te hoog maakt.
Chris Verhoef is hoogleraar informatica aan de VU en wetenschappelijk adviseur voor overheid en bedrijfsleven.
Plaats een reactie
U moet ingelogd zijn om een reactie te kunnen plaatsen.
Herkenbaar als oud-ambtenaar. Ik vind deze aanpak van lage openheid binnen de overheidssector zeker bij grootschalige ICT-projecten niet onverstandig. Immers, de kwalitatieve baten voor burger en bedrijf zijn soms lastig te kwantificeren (denk overigens dat jij dat zal tegenspreken). Daardoor is een realistische afweging van kosten versus baten niet goed te maken en zijn de kosten bijna altijd hoger dan de vooraf onderbouwde baten.
Het door jou geschetste scenario is ongetwijfeld gebeurd bij grote ICT-projecten van de overheid. Echter, niemand zal dat (ook achteraf) willen beamen. Misschien kan de Tijdelijke commissie ICT Overheid dit wel achterhalen en zal er mogelijk anders aangekeken worden tegen “falende” ICT-projecten.