De huidige wet uit 1995 is geschreven voor een tijd waarin overheden nog voornamelijk met papieren documenten werkten. Vandaag de dag vormen e-mails, chatberichten, samenwerkingsdossiers en datasets samen het bestuurlijke geheugen van de overheid. Met de nieuwe Archiefwet wordt de overbrengingstermijn verkort naar tien jaar.
Nieuwe Archiefwet treedt op 1 januari in werking
Na diverse malen uitstel treedt de nieuwe Archiefwet dan toch echt in werking per 1 januari 2027. De Eerste Kamer stemde 12 mei 2026 in met de wet. Overheden krijgen voortaan 10 in plaats van 20 jaar de tijd om belangrijke informatie over te brengen naar een archiefdienst.
Alle digitale materiaal moet vanaf creatie op een toegankelijke manier opgeslagen en beheerd worden, waardoor ze niet verloren gaan bij systeemwijzigingen of veroudering van technologie. Ook moeten ze op basis van de Wet open overheid snel vindbaar zijn. En tijdig vernietigd op grond van de AVG.
In februari 2025 werd de Archiefwet aangenomen door de Tweede Kamer.
De wet zou eerder al op 1 januari 2024 in werking treden, maar werd diverse keren uitgesteld.
Uitvoerbaarheid blijft een uitdaging
In een kritisch artikel op iBestuur stelde een medewerker van de Rijksorganisatie voor de informatiehuishouding (RvIHH) dat de nieuwe wet slecht uitvoerbaar zou zijn. Er zou sprake zijn van een fundamentele mismatch tussen wet, digitale werkelijkheid en bestuurlijke keuzes.
Het huidige selectiestelsel is volgens hem gebaseerd op procesmatige lijsten en handmatige beoordeling, ontwikkeld in een papieren tijdperk. In een digitale omgeving, waarin informatieproductie continu en grootschalig is, is die werkwijze niet vol te houden. Aanleiding voor Mohammed Mohandis om hier Kamervragen over te stellen aan de verantwoordelijke minister van OCW.
De minister schrijft in haar antwoord op 17 april jl. dat ze het hier niet mee eens is. De nieuwe wet maakt het volgens haar juist mogelijk om documenten op een simpelere manier te beoordelen, in plaats van de oude, ingewikkelde methode per werkproces. Met een zogenoemde “sleutelfunctiemethode” kunnen medewerkers op een duidelijke en deels automatische manier bepalen welke e-mails en chatberichten tijdelijk bewaard moeten blijven en welke voor altijd. Daarnaast krijgt de rijksarchivaris de bevoegdheid om standaardregels vast te stellen. Zo wordt het makkelijker om overal binnen de overheid op dezelfde manier met informatie om te gaan.
De hoeveelheid overheidsinformatie groeit explosief. De nieuwe Archiefwet draagt volgens de minister bij aan een oplossing dit probleem door een helder juridisch kader te bieden voor het beheer van documenten door overheidsorganen, het vastleggen van bewaartermijnen, en voor de openbaarheid van documenten na overbrenging naar een archiefdienst.
Overbelasting archiefmedewerkers
De Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) is positief over de nieuwe Archiefwet, maar vroeg in 2025 ook aandacht voor praktische uitvoeringsproblemen. De VNG verwacht dat beheerders, die zelf hun afwegingen moeten maken bij het online publiceren van persoonsgegevens, extra ondersteuning nodig zullen hebben. Er zijn praktische hulpmiddelen nodig, zoals handreikingen of beslisbomen, zodat archivarissen hun werk zorgvuldig kunnen doen. Ook vreesde de VNG voor overbelasting van de Regionale Historische Centra (RHC).
De nieuwe Archiefwet verplicht ook alle gemeenten om een archivaris in dienst te nemen. Een kostbare maatregel, zo legde burgemeester Steven Adriaansen van Woensdrecht, tevens voorzitter van de VNG-adviescommissie archieven eerder aan Binnenlands Bestuur uit.
Plaats een reactie
U moet ingelogd zijn om een reactie te kunnen plaatsen.