De hoeveelheid overheidsinformatie groeit explosief. E-mails, chatberichten, samenwerkingsdossiers en datasets vormen samen het bestuurlijke geheugen van de overheid. Tegelijkertijd worden de eisen strenger. De Archiefwet verkort de overbrengingstermijn naar tien jaar en stelt hogere eisen aan digitale duurzaamheid. De Wet open overheid vraagt om snelle vindbaarheid en de AVG om tijdige vernietiging. Informatie moet dus beter worden beheerd dan ooit tevoren.
De overheid kan haar eigen Archiefwet niet uitvoeren
De Nederlandse overheid kan de nieuwe Archiefwet met het huidige stelsel niet uitvoeren. Dat is geen kwestie van inzet of capaciteit, maar van een fundamentele mismatch tussen wet, digitale werkelijkheid en bestuurlijke keuzes. Zolang die mismatch niet wordt aangepakt, blijft naleving een papieren belofte.
In de praktijk gebeurt het tegenovergestelde. Toezichthouders signaleren al jaren achterstanden, versnipperde opslag en gebrekkige metadata. Woo-verzoeken lopen vertraging op omdat informatie niet centraal beschikbaar is. Persoonsgegevens blijven soms langer bewaard dan toegestaan. Dit is geen tijdelijk uitvoeringsprobleem, maar het gevolg van een systeem dat niet is ontworpen voor digitale schaal.
Het huidige selectiestelsel is gebaseerd op procesmatige lijsten en handmatige beoordeling, ontwikkeld in een papieren tijdperk. In een digitale omgeving, waarin informatieproductie continu en grootschalig is, is die werkwijze niet vol te houden. Meer capaciteit toevoegen aan een niet-schaalbaar systeem verandert niets aan de uitkomst.
Zonder standaardisatie, uniforme metadata en vergaande automatisering blijft informatiebeheer afhankelijk van schaarse capaciteit en handmatig werk
Daar komt een tweede, vaak onderbelicht probleem bij: de afhankelijkheid van buitenlandse technologie. Steeds meer overheidsinformatie wordt opgeslagen en verwerkt in cloudomgevingen van internationale aanbieders. Hoewel juridische waarborgen bestaan, blijft de afhankelijkheid van buitenlandse rechtsmacht een structureel risico. Wetgeving zoals de Amerikaanse CLOUD Act laat zien dat toegang tot data niet volledig onder nationale controle staat. Daarmee staat niet alleen privacy onder druk, maar ook de zeggenschap over het bestuurlijke geheugen zelf.
De discussie over archivering richt zich vaak op de vraag wat maatschappelijk waardevol is en bewaard moet blijven. Die vraag is relevant, maar mist de kern. De echte uitdaging is niet waardering, maar beheersbaarheid. Zonder standaardisatie, uniforme metadata en vergaande automatisering blijft informatiebeheer afhankelijk van schaarse capaciteit en handmatig werk. Onder die voorwaarden is naleving van de wet niet realistisch.
De conclusie is ongemakkelijk maar onvermijdelijk: de overheid organiseert haar informatiehuishouding nog steeds alsof het een papieren werkelijkheid betreft, terwijl zij opereert in een digitale omgeving die zij bovendien niet volledig beheerst. Dat is bestuurlijk onhoudbaar.
Wat nodig is, is geen volgend programma of pilot, maar een fundamentele herziening. Informatiebeheer moet onderdeel worden van digitale systemen zelf, met vereenvoudigde categorieën, verplichte standaarden en automatische toepassing van bewaartermijnen. Tegelijkertijd moet de overheid expliciete keuzes maken over digitale soevereiniteit en de mate waarin zij afhankelijk wil zijn van externe infrastructuur voor haar meest kritieke informatie.
Zonder die keuzes blijft de overheid achter de feiten aanlopen en groeit de kloof tussen wet en werkelijkheid verder. De vraag is niet of dat risico zich manifesteert, maar wanneer.
Deze bijdrage is op persoonlijke titel geschreven en vertegenwoordigt niet noodzakelijkerwijs het standpunt van de werkgever.
Plaats een reactie
U moet ingelogd zijn om een reactie te kunnen plaatsen.
Het huidige selectiestelsel is nog niet zo verkeerd, het is gericht op de primaire (wettelijke) taken (handelingen) en het bestuurlijk handelen (Bop) . De fysieke archivering was in het verleden voornamelijk gericht op besluitvorming en formele communicatie.
Net als bij de Woo is bij archivering de aandacht (teveel) komen liggen op het bewaren van documenten. Door de veranderde manier van communiceren zijn daarbij ook bestanden en berichten uit kanalen onder de bewaarplicht gekomen. Dan ontstaat ook het dilemma rond kopieën, omdat de verschillende waarden voor het proces (concept tot definitief) niet voldoende herleidbaar zijn.
Iets abstracter is het doel van archiveren om inzicht te geven in het functioneren van een organisatie. Juist door digitalisering wordt het functioneren steeds meer bepaald door het proces en de procesinrichting. In die procesinrichting worden beslisregels opgenomen en worden maatregelen voorzien om aan (wettelijke) verplichtingen te voldoen.
Daarmee steunt het functioneren steeds meer op de procesinrichting en kan ook de formele verantwoording daarop worden gebaseerd.
In de manier van verantwoorden zit een mogelijke oplossing, juist in samenhang met bescherming van gevoelige gegevens (privacy en beveiliging). Als de verantwoording over het proces op orde is, is de verwerkte gegevensset op dossierniveau (binnen het proces) minder relevant. Voor die laatste kan dan een aanzienlijk kortere bewaartermijn worden gehanteerd ten opzichte van de procesverantwoording. Die laatste moet in veel gevallen zelfs als formeel juridisch beleid worden opgevat, waarvoor overdracht verplicht is.
Een ander voordeel van verantwoording over het proces is het verminderen van bestandsformaten die vooral zien op de vormgeving. Naar mate de processen eenduidiger zijn vastgelegd, kan de aandacht verschuiven naar de zuivere informatie. Dan kunnen ook hergebruik en deling op de informatie (en kenmerken) worden gebaseerd.