Van on premise naar de cloud: alleen maar voordelen of een té groot risico?

Voor informatiemanagers ontstaat daarmee een spanningsveld: hoe benut je de voordelen van de cloud, zonder de regie over data en systemen te verliezen? Precies die vraag staat in dit artikel centraal, waarbij we kijken naar een concrete migratie binnen een Nederlandse uitvoeringsorganisatie. We bespreken welke keuzes bijdragen aan een veilige en toekomstbestendige cloudstrategie.

Hoe een grote landelijke uitvoeringsorganisatie binnen het publieke domein naar de cloud gaat

Bij AMEXIO werken we samen met grote overheidsorganisaties rond het moderniseren en digitaliseren van hun informatiehuishouding. Een voorbeeld van een organisatie die daar samen met ons al actief mee bezig is, is een Nederlandse uitvoeringsorganisatie. Wat zien we concreet gebeuren bij deze klant? En welke lessen zijn direct toepasbaar voor andere overheidsorganisaties? Die inzichten delen we graag met de lezers van iBestuur.

De migratie

Deze Nederlandse overheidsorganisatie draaide jarenlang on-premise op een verouderde FileNet-omgeving en ging op zoek naar een moderne, bij voorkeur SaaS gebaseerde oplossing voor het managen van hun gehele informatiehuishouding. 

Met de migratie van haar volledige on-premise Document Management Systeem naar een modern Content Services Platform in de cloud zet deze organisatie een stap in haar cloud-first strategie. Door de overstap naar de cloud gaan zij aanzienlijk besparen op beheer- en onderhoudskosten, vermindert de druk op interne IT-teams en worden updates, security en schaalbaarheid structureel en toekomstgericht ingericht. Tegelijkertijd gaan medewerkers direct het verschil merken: sneller zoeken, slimmer samenwerken en efficiënter processen afhandelen. Informatie wordt niet alleen beheerd, maar daadwerkelijk benut als strategische asset.

Deze uitvoeringsorganisatie kiest in haar cloudstrategie voor de soevereine Europese AMEXIO Cloud. We zien steeds vaker dat organisaties naast hyperscalers ook nadrukkelijk kijken naar Europese alternatieven. Dat is precies wat hier gebeurt. Hiermee krijgen zij een private cloudomgeving, in een SaaS-model gegoten, die exclusief voor ze is ingericht. Deze omgeving combineert de flexibiliteit van SaaS met maximale controle over data, privacy en compliance. Soevereiniteit is uiterst belangrijk, omdat organisaties zeker willen weten dat hun data binnen Europese wet- en regelgeving blijft, niet onder buitenlandse jurisdictie valt en volledig onder hun eigen controle blijft.

Dankzij de API-first aanpak van het platform koppelt het systeem naadloos met andere kernsystemen. Hiermee beschikken zij over een toekomstbestendige, veilige en compliant contentinfrastructuur die meebeweegt met veranderende wet- en regelgeving én maatschappelijke verwachtingen. Nóg een bijkomend voordeel? Geen investeringen in licenties vooraf want alles zit verpakt in de SaaS fee. Door deze keuze heeft de organisatie een mooi antwoord gevonden op de risico's die in deze tijd spelen.

Conclusie: De route naar een veilige en efficiënte cloudtransitie

Bij een veilige en efficiënte cloudtransitie spelen twee aspecten een sleutelrol: autonomie en soevereiniteit. De vraag die steeds vaker gesteld wordt: welke systemen passen bij welk beveiligingsniveau en hoe worden ze effectief gebruikt binnen de organisatie?

In deze aanpak ben je niet langer afhankelijk van één enkele leverancier, maar maak je gebruik van oplossingen die vaak binnen Europa beschikbaar zijn, waardoor risico’s door geopolitieke factoren, zoals Amerikaanse wet- en regelgeving, worden beperkt. Vooral private clouds bieden overheden hierbij veel voordelen.

Wat houdt een private cloud precies in?

Een private cloud is een cloudomgeving die exclusief wordt gebruikt door één organisatie. Dit is het tegenovergestelde van een public cloud, waarbij meerdere organisaties dezelfde infrastructuur delen. Private clouds combineren de flexibiliteit en efficiëntie van de cloud met maximale controle over data, veiligheid en regie.

Kijkend naar de organisatie die we eerder in dit artikel benoemden, die de stap al heeft gezet richting een private cloudomgeving, wordt duidelijk welke keuzes helpen om de risico’s en vraagstukken binnen de overheid effectief te adresseren. Door te kiezen voor een combinatie van technologische flexibiliteit en Europese controle, ontstaat een toekomstbestendige oplossing die past bij de eisen van vandaag én morgen.

• Een Europese partner, én een Europese cloud, zodat data binnen Europese wet- en regelgeving blijft en organisaties niet afhankelijk zijn van buitenlandse jurisdictie.
• Soevereiniteit door middel van een private cloud, waarmee organisaties controle houden over hun data, security en compliance.
• De flexibiliteit van een SaaS-model, waardoor organisaties profiteren van schaalbaarheid, automatische updates en voorspelbare kosten zonder grote investeringen vooraf.

Samen vormen deze keuzes een antwoord op de groeiende behoefte aan digitale autonomie, veiligheid en wendbaarheid binnen de overheid.

AMEXIO's rol in een moderne informatiehuishouding

AMEXIO is in Europa een belangrijke partner in informatie­management voor overheidsinstellingen. Dit doen we in samenwerking met technologiepartners zoals OpenText. We helpen organisaties bij het verder uitbouwen van hun digitalisering en een moderne informatiehuishouding. De cloud is hier een belangrijk puzzelstuk, maar er spelen nog veel meer vraagstukken waar overheidsorganisaties dagelijks tegenaan lopen.

Wil je hier eens over in gesprek gaan? Neem contact op met Fabienne Moes, Teamlead Sales Public.