De nieuwe Archiefwet 2026: de transitie naar actief informatiebeheer

Waarom deze wet nodig was

De Archiefwet 1995 is niet meer toegerust op de digitale werkelijkheid. E-mails, chatberichten, samenwerkingsdossiers en datasets vormen inmiddels het bestuurlijke geheugen van de overheid, maar de wet biedt onvoldoende handvatten om die digitaal te beheren. Het huidige selectiestelsel is bovendien gebaseerd op procesmatige lijsten en handmatige beoordeling, ontwikkeld in een papieren tijdperk en niet vol te houden bij de huidige, continue en grootschalige informatieproductie.

Politieke incidenten hebben dit pijnlijk blootgelegd. De zogeheten bonnetjesaffaire rond het ontnemingsbeschikkingsdossier van Cees H. wordt in de uitvoeringstoets van de wet zelf genoemd als directe aanleiding om de overbrengingstermijn te verkorten. Ook de toeslagenaffaire speelt een rol: de Belastingdienst erkende in 2020 dat 9.000 dossiers van mensen die in beroep waren gegaan tegen toeslagenbesluiten, voortijdig waren vernietigd. Zulke voorbeelden onderstrepen dat een inadequate informatiehuishouding kan leiden tot onvolledige of niet-tijdige informatieverschaffing, met ernstige gevolgen voor burgers en het vertrouwen in de overheid.

De kern van de wet

De belangrijkste verschuiving is van 'bewaren' naar 'duurzaam toegankelijk houden'. Overheden krijgen voortaan 10 jaar in plaats van 20 jaar de tijd om belangrijke informatie over te brengen naar een archiefdienst. Deze verkorting geldt niet met terugwerkende kracht: alleen documenten die na 1 januari 2027 zijn gecreëerd, vallen onder de nieuwe termijn. Volgens de uitvoeringstoets voor provincies en waterschappen wordt het effect hierdoor pas vanaf 2031 voelbaar, wanneer de eerste documenten onder het nieuwe regime overgebracht moeten worden.

'Archiving by design' wordt de norm: metagegevens en structuur moeten al bij het ontstaan van een document worden aangebracht, ingebed in de dagelijkse werkprocessen van ambtenaren. Voor e-mail en chat maakt de wet het mogelijk om te werken met de sleutelfunctiemethode: in plaats van elk bericht individueel langs een werkproces te leggen, wordt de bewaartermijn bepaald aan de hand van de functie van de eigenaar van de mailbox — een aanpak die is afgeleid van de Amerikaanse capstone-methodiek van de NARA en die het Rijk al als voorkeursmethode voor e-mailarchivering hanteert.

Het toezicht wordt tegelijk aangescherpt. Er komt een meldplicht voor incidenten bij de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed, en de wet introduceert de bestuurlijke boete als nieuw sanctie-instrument. Een aanscherping die tijdens de Kamerbehandeling expliciet werd bepleit voor gevallen van grove schuld of opzet bij archiveringsfouten.

Tot slot verplicht de wet alle gemeenten om een archivaris aan te stellen. Oorspronkelijk liet het wetsvoorstel de diploma-eis vervallen, maar via een aangenomen amendement (Mohandis/Beckerman) is deze gehandhaafd én verruimd. Naast een diploma archivistiek kwalificeert voortaan ook ander relevant hbo- of wo-onderwijs

Voor wie geldt de wet, en wat betekent dat per bestuurslaag

De Archiefwet 2026 geldt voor alle overheidsorganen, maar de impact verschilt.

• Bij het Rijk ligt de uitdaging in het ontsluiten en migreren van grote, vaak verouderde legacy-systemen. Het Meerjarenplan Openbaarheid en Informatiehuishouding Rijk 2026-2030 onderstreept de urgentie hiervan.
• Gemeenten worstelen vaak met decentrale systemen en inconsistente metadata. De verplichte archivaris is een reële kostenpost: de VNG becijferde dit voor gemeenten op minimaal 2,2 miljoen euro, geld waarvoor het Rijk vooralsnog geen compensatie heeft toegezegd. Gezien het bestaande tekort aan gekwalificeerde archivarissen ligt het voor de hand dat kleinere gemeenten deze rol via samenwerking of een regionale voorziening invullen, al schrijft de wet dit niet als zodanig voor.
• Provincies en waterschappen ervaren volgens de uitvoeringstoets geen grote veranderingen in hun werkprocessen. Doordat de verkorte overbrengingstermijn pas vanaf 2031 effect heeft, is de impact van deze specifieke wijziging voorlopig beperkt. Beide bestuurslagen bereiden zich, net als gemeenten, voor via meerjarenplannen voor digitale informatiehuishouding voor de periode 2026-2030.
  

Wat als u niet voldoet

Niet-naleving heeft gevolgen op meerdere niveaus. De Inspectie kan boetes opleggen en incidenten moeten worden gemeld, wat reputatieschade kan opleveren. De bestuurlijke boete is een nieuw instrument dat pas vanaf de inwerkingtreding van de wet daadwerkelijk kan worden ingezet, maar het onderliggende risico is nu al zichtbaar: de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed meldde in 2024 dat de informatiehuishouding bij Dienst Toeslagen, drie jaar na een eerder kritisch rapport, nog altijd op essentiële punten tekortschiet. Minstens zo belangrijk: een goed functionerende Wet open overheid (Woo) staat of valt met de onderliggende informatiehuishouding. Zonder informatie die duurzaam toegankelijk is, kan een overheid immers niet voldoen aan de proactieve openbaarmakingsplicht van de Woo. Bij Woo-verzoeken of parlementaire enquêtes kan informatie dan niet tijdig worden geleverd. Dit met, zoals de toeslagenaffaire liet zien, potentieel grote gevolgen voor het vertrouwen in de overheid.

Kritiek: uitvoerbaarheid onder druk

De invoering stuit op kritiek, vooral over de uitvoerbaarheid. Een medewerker van de Rijksorganisatie voor de Informatiehuishouding (RvIHH) verwoordde het scherp: er is sprake van “een fundamentele mismatch tussen wet, digitale werkelijkheid en bestuurlijke keuzes”, geen kwestie van inzet of capaciteit, maar van een systeem dat niet is ontworpen voor digitale schaal.

Daarnaast is er een tekort aan informatieprofessionals en archivarissen, terwijl medeoverheden vragen om compensatie voor de extra kosten van implementatie. De wet zou oorspronkelijk al begin 2024 in werking treden. De datum is sindsdien meermaals uitgesteld, de laatst van 1 juli 2026 naar de huidige datum van 1 januari 2027 is een teken van hoe complex de uitvoering in de praktijk blijkt.

Voor individuele organisaties is dat geen reden om te wachten tot de landelijke discussie is uitgekristalliseerd: de verplichtingen gelden per 1 januari 2027, ongeacht hoe de bredere uitvoeringsdiscussie afloopt.

Conclusie

De nieuwe Archiefwet is geen ICT-project, maar een cultuurproject dat vraagt om leiderschap op het hoogste niveau. De wet treedt op 1 januari 2027 in werking, en de komende maanden zijn cruciaal om uw organisatie tijdig voor te bereiden. Organisaties die nu investeren in een robuuste informatiehuishouding met gestandaardiseerde processen, metadata en duurzame systemen, zijn beter voorbereid op Woo-verzoeken, parlementaire controles en de groeiende maatschappelijke verwachtingen rond transparantie.

Wilt u dieper in de materie duiken? Het Rijksprogramma Duurzaam Digitale Informatiehuishouding heeft een kennisbank en themapagina specifiek over de Archiefwet 2026 samengesteld.

Hoe nu verder?

De transitie naar de Archiefwet 2026 vraagt om meer dan een juridische check: informatiebeheer moet worden ingebed in processen, systemen en dagelijks werk. We zien dat het ondersteunen van overheidsorganisaties hierbij, van het in kaart brengen van de huidige informatiehuishouding en het opstellen van een metadatamodel conform DUTO, tot de implementatie van zaaksystemen en e-depots en de migratie van legacy-omgevingen, leidt tot gedegen en toekomstbestendige oplossingen.