De nieuwe Archiefwet 2026: de transitie naar actief informatiebeheer

Waarom deze wet nodig was

De Archiefwet 1995 is niet meer toegerust op de digitale werkelijkheid. E-mails, chatberichten, samenwerkingsdossiers en datasets vormen inmiddels het bestuurlijke geheugen van de overheid, maar de wet biedt onvoldoende handvatten om die digitaal te beheren. Het huidige selectiestelsel is bovendien gebaseerd op procesmatige lijsten en handmatige beoordeling, ontwikkeld in een papieren tijdperk en niet vol te houden bij de huidige, continue en grootschalige informatieproductie.

Politieke incidenten hebben dit pijnlijk blootgelegd. De zogeheten bonnetjesaffaire rond het ontnemingsbeschikkingsdossier van Cees H. wordt in de uitvoeringstoets van de wet zelf genoemd als directe aanleiding om de overbrengingstermijn te verkorten. Ook de toeslagenaffaire speelt een rol: de Belastingdienst erkende in 2020 dat 9.000 dossiers van mensen die in beroep waren gegaan tegen toeslagenbesluiten, voortijdig waren vernietigd. Zulke voorbeelden onderstrepen dat een inadequate informatiehuishouding kan leiden tot onvolledige of niet-tijdige informatieverschaffing, met ernstige gevolgen voor burgers en het vertrouwen in de overheid.

De kern van de wet

1. Sneller naar het archief
   De belangrijkste verschuiving is van 'bewaren' naar 'duurzaam toegankelijk houden'. Overheden krijgen voortaan 10 jaar in plaats van 20 jaar de tijd om belangrijke informatie over te brengen naar een archiefdienst. Deze verkorting geldt niet met terugwerkende kracht: alleen documenten die na 1 januari 2027 zijn gecreëerd, vallen onder de nieuwe termijn. De verplichting om metadatabeleid, systemen en werkprocessen nú in te richten, is echter onmiddellijk van kracht. Pas in 2037 zullen de eerste documenten onder het nieuwe regime daadwerkelijk overgebracht moeten worden.
2. Digitaal vanaf de start
   'Archiving by design' wordt de norm: metagegevens en structuur moeten al bij het ontstaan van een document worden aangebracht, ingebed in de dagelijkse werkprocessen van ambtenaren. Voor e-mail en chat maakt de wet het mogelijk om te werken met de sleutelfunctiemethode: in plaats van elk bericht individueel langs een werkproces te leggen, wordt de bewaartermijn bepaald aan de hand van de functie van de eigenaar van de mailbox — een aanpak die is afgeleid van de Amerikaanse capstone-methodiek van de NARA en die het Rijk al als voorkeursmethode voor e-mailarchivering hanteert.
3. Strengere controle
   Het toezicht wordt tegelijk aangescherpt. Er komt een meldplicht voor incidenten bij de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed, en de wet introduceert de bestuurlijke boete als nieuw sanctie-instrument. Een aanscherping die tijdens de Kamerbehandeling expliciet werd bepleit voor gevallen van grove schuld of opzet bij archiveringsfouten.
4. Beter opgeleid personeel
   Tot slot verplicht de wet alle gemeenten om een archivaris aan te stellen. Oorspronkelijk liet het wetsvoorstel de diploma-eis vervallen; via een aangenomen Kameramendement is die eis uiteindelijk gehandhaafd én verruimd: naast een diploma archivistiek kwalificeert voortaan ook ander relevant hbo- of wo-onderwijs

Voor wie geldt de wet, en wat betekent dat per bestuurslaag

De Archiefwet 2026 geldt voor alle overheidsorganen, maar de impact verschilt. Bij het Rijk ligt de uitdaging in het ontsluiten en migreren van grote, vaak verouderde legacy-systemen. Het Meerjarenplan Openbaarheid en Informatiehuishouding Rijk 2026-2030 onderstreept de urgentie hiervan. Gemeenten worstelen vaak met decentrale systemen en inconsistente metadata. De verplichte archivaris is een reële kostenpost. De VNG becijferde in haar uitvoeringstoets dat gemeenten hier minimaal 2,2 miljoen euro voor nodig hebben. Het Rijk heeft op basis van diezelfde toets 2 miljoen euro beschikbaar gesteld voor een ondersteuningsprogramma bij de VNG, niet voor de daadwerkelijke implementatie bij gemeenten. Gezien het bestaande tekort aan gekwalificeerde archivarissen (de VNG schat dit op ongeveer honderd), ligt het voor de hand dat kleinere gemeenten deze rol via samenwerking of een regionale voorziening invullen, al schrijft de wet dit niet als zodanig voor.

Wat als u niet voldoet

Niet-naleving heeft gevolgen op meerdere niveaus. De Inspectie kan boetes opleggen en incidenten moeten worden gemeld, wat reputatieschade kan opleveren. De bestuurlijke boete is een nieuw instrument dat pas vanaf de inwerkingtreding van de wet daadwerkelijk kan worden ingezet, maar het onderliggende risico is nu al zichtbaar: de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed meldde in 2024 dat de informatiehuishouding bij Dienst Toeslagen, drie jaar na een eerder kritisch rapport, nog altijd op essentiële punten tekortschiet. Minstens zo belangrijk: een goed functionerende Wet open overheid (Woo) staat of valt met de onderliggende informatiehuishouding. Zonder informatie die duurzaam toegankelijk is, kan een overheid immers niet voldoen aan de proactieve openbaarmakingsplicht van de Woo. Bij Woo-verzoeken of parlementaire enquêtes kan informatie dan niet tijdig worden geleverd. Dit met, zoals de toeslagenaffaire liet zien, potentieel grote gevolgen voor het vertrouwen in de overheid.

Kritiek: uitvoerbaarheid onder druk

De invoering stuit op kritiek, vooral over de uitvoerbaarheid. Begin 2026 werden hierover schriftelijke Kamervragen gesteld aan de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap over de haalbaarheid van de wetstermijnen. Er is sprake van een fundamentele spanning tussen wet, digitale werkelijkheid en bestuurlijke keuzes: geen kwestie van inzet of capaciteit, maar van een systeem dat niet is ontworpen voor digitale schaal.

Daarnaast is er een tekort aan informatieprofessionals en archivarissen, terwijl medeoverheden vragen om compensatie voor de extra kosten van implementatie. De wet zou oorspronkelijk al begin 2024 in werking treden. De datum is sindsdien meermaals uitgesteld, de laatste keer van 1 juli 2026 naar 1 januari 2027. Dat kwam vooral doordat de wet nog door de Eerste Kamer moest worden behandeld en de bijbehorende regels, het Archiefbesluit en de Archiefregeling, nog niet klaar waren. Het uitstel was dus vooral een kwestie van zorgvuldige voorbereiding.

Conclusie

De nieuwe Archiefwet is een cultuurproject dat vraagt om leiderschap op het hoogste niveau. De wet treedt op 1 januari 2027 in werking, en de komende maanden zijn cruciaal om uw organisatie tijdig voor te bereiden. Organisaties die nu investeren in een robuuste informatiehuishouding met gestandaardiseerde processen, metadata en duurzame systemen, zijn beter voorbereid op Woo-verzoeken, parlementaire controles en de groeiende maatschappelijke verwachtingen rond transparantie.

Wilt u dieper in de materie duiken? Het Rijksprogramma Duurzaam Digitale Informatiehuishouding heeft een kennisbank en themapagina specifiek over de Archiefwet 2026 samengesteld.

Hoe kan AMEXIO helpen?

De transitie naar de Archiefwet 2026 vraagt om meer dan een juridische check: informatiebeheer moet worden ingebed in processen, systemen en dagelijks werk. AMEXIO ondersteunt overheidsorganisaties hierbij, van het in kaart brengen van de huidige informatiehuishouding en het opstellen van een metadatamodel conform DUTO, tot de implementatie van zaaksystemen en e-depots en de migratie van legacy-omgevingen. Ons Shared Service Center biedt daarnaast doorlopend beheer van platformen, zodat organisaties zich op hun kerntaak kunnen richten.