De inzet van AI kan de overheid transparanter maken

Het afhandelen van Woo-verzoeken is nu een arbeidsintensief proces, waarbij nog veel sprake is van handmatig zoeken en toetsen op uitzonderingsgronden. Er is een groeiend tekort aan Woo-specialisten bij gemeenten en departementen om Woo-verzoeken af te handelen. In sommige gevallen worden Woo-juristen weggekocht door een buurgemeente. Het is interessant om te bekijken hoe AI-toepassingen kunnen bijdragen in het proces. ‘De inzet van AI kan versnelling brengen op de stappen die nu veel tijd kosten,' zegt Maartje Hofs van het Programma Open Overheid. 'Denk aan het zoeken, vinden en selecteren van documenten en het vragen van zienswijzen.’

Kansen AI bij afhandeling Woo-verzoeken

Het onderzoek laat zien dat AI in het Woo-proces onder meer kan helpen bij:

1. Automatisch toekennen van metadata aan documenten
2. Doorvragen, afbakenen en preciseren in overleg met de verzoeker
3. Snel aanbieden van reeds openbare informatie
4. Slim zoeken, gerichte analyse van bepalende besluitvormingsmomenten
5. Ordening op deelthema’s, classificatie, visualiseren met themawolken
6. Pre-toets op alle uitzonderingsgronden
7. Samenvatten kernpunten, voor besluitvormers en verzoekers

De inschatting is dat alle ministeries en ongeveer de helft van de gemeenten gebruikmaken van zoek-tools en/of laktools. Bestaande aanbieders zoals xxllnc, eData en Reveal krijgen concurrentie van jonge bedrijven die large language model gebaseerde tools aanbieden. Op de achtergrond lopen Big Tech bedrijven zich warm met Microsoft Purview E-Discovery of Google Vertex AI Search. Als we niets doen, is in 2030 een groot deel van de Nederlandse ‘AI-zoek-en-vind markt’ bij overheidsorganisaties in handen van Amerikaanse Big Tech bedrijven.

Het is onwenselijk dat 250 middelgrote en kleine gemeenten zelf het wiel moeten uitvinden, of elk afzonderlijk zaken moeten gaan doen met een AI-aanbieder op het gebied van zoeken en vinden en lakken ten behoeve van het Woo-proces. Daarvoor ontbreekt bij gemeenten ook vaak de technische expertise. Op dit gebied is meer regie en actie wenselijk vanuit het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK), de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) of andere betrokken partijen.

Tien miljoen euro per jaar

Het onderzoek mondt uit in de volgende aanbevelingen.

BZK: Investeer in de periode 2026-2029 een bedrag van minimaal 10 miljoen euro per jaar in a) Een platform waarbij bedrijven hun verantwoorde AI-tools open source en op basis van common ground principes kunnen aanbieden aan de verschillende nationale en decentrale overheden, en
b) innovatieve AI-tools die een bijdrage kunnen leveren aan een snelle en efficiënte afhandeling van Woo-verzoeken. Doe dit in samenwerking met andere ministeries en overheidsorganisaties.

VNG, gemeenten: Sla de handen ineen, eventueel via inkoopcombinaties als Dimpact of de G4, om gezamenlijk AI- tools voor Open Overheid en Woo-afhandeling in te kopen. Start een onderzoek naar of benchmark de ervaringen met verschillende Woo-tools in termen van effectiviteit, functionaliteiten, gebruiksvriendelijkheid en behoeften.

Urgentie

De urgentie om nu meters te gaan maken wordt steeds meer gevoeld. In het coalitieakkoord van het nieuwe kabinet staat de ambitie om AI in te zetten voor een Open Overheid. ‘De Wet Open Overheid gaan we beter toepasbaar maken. (…) We werken aan de uitvoerbaarheid, onder andere door de informatiehuishouding beter op orde te krijgen en beter gebruik te maken van kunstmatige intelligentie.’

Het ministerie van BZK wil hier snel mee aan de slag. ‘Dit onderzoek laat zien dat verantwoorde AI kan bijdragen aan het sneller en beter afhandelen van Woo-verzoeken. Het is tijd om nu hierop door te pakken en een aantal kansrijke toepassingen op grotere schaal in te zetten,’ zegt Jacqueline Rutjens, directeur Open Overheid.