Onderzoek: zoveel betalen gemeenten jaarlijks aan Microsoft

Het Amerikaanse technologiebedrijf Microsoft is al decennia een van de belangrijkste ict-leveranciers van de overheid. Ambtenaren schrijven in Word, mailen met Outlook, vergaderen via Teams en gebruiken daarnaast Microsoft voor onder meer cloudopslag, beveiliging en data-analyse. Het kabinet wil dat de overheid minder afhankelijk wordt van Amerikaanse technologie, maar onderhandelingen over een nieuw collectief meerjarig contract met Microsoft zijn in volle gang. Intussen dreigt AI-chatbot Copilot de volgende melkkoe van het technologiebedrijf te worden. Hoeveel gemeentelijk belastinggeld vloeit er jaarlijks naar Microsoft?

Binnenlands Bestuur en het AD benaderden de afgelopen maanden alle gemeenten met de vraag hoeveel zij in 2025 aan producten en diensten van Microsoft uitgaven. Het mondde uit in een zoektocht langs financiële administraties, ict-afdelingen en regionale samenwerkingsverbanden, waarbij in verschillende gevallen een beroep op de Wet open overheid (Woo) nodig was. Hoewel diverse gemeenten het bedrag moesten schatten omdat zij geen documenten konden vinden, lukte het uit­eindelijk 334 van de 342 gemeenten (97 procent) om alle informatie over de kosten te verzamelen.

De uitkomst: bijna 185 miljoen euro in één jaar. Dat is meer dan tien euro per Nederlander en omgerekend bijna 25 euro per huishouden. Deze bedragen zijn per gemeente en per inwoner inzichtelijk gemaakt. Het gaat uitsluitend om gemeenten: de Microsoftuitgaven van ministeries, provincies, waterschappen, uitvoeringsorganisaties en andere publieke instellingen vallen erbuiten. 

Op onderstaande kaart zijn de bedragen per gemeente inzichtelijk gemaakt.

Kamerleden kregen rekening niet boven tafel

Dat zo’n bedrag tot dusver onbekend was, is opvallend. In Den Haag wordt namelijk al langer gesproken over het verminderen van de afhankelijkheid van grote buitenlandse technologiebedrijven. Tweede Kamerlid Barbara Kathmann (PRO) zegt dat Kamerleden zelf hebben geprobeerd dergelijke overheidsuitgaven boven water te krijgen, maar daar niet in slaagden. Dat er nu in ieder geval voor gemeenten een bedrag op tafel is gekregen, noemt ze daarom belangrijk. ‘Een deeltje van de puzzel is nu boven water. Zo kunnen wij ons werk beter doen.’ Volgens Kathmann is inzicht in de bestaande uitgaven noodzakelijk als de overheid bestaand ict-geld uiteindelijk anders wil besteden. Kathman: ‘Politiek is keuzes maken en voornamelijk financiële keuzes maken.’

Geen idee wat aan Microsoft betaald wordt

De maandenlange zoektocht maakte zichtbaar waarom zo’n landelijke optelsom niet eerder eenvoudig kon worden gemaakt. Diverse gemeenten weten simpelweg niet hoeveel zij jaarlijks aan Microsoft betalen. Licenties worden via andere partijen aangeschaft, Microsoftproducten zitten in grotere werkplekcontracten, of de ict- dienstverlening is ondergebracht bij een regionaal samenwerkingsverband, waardoor de rekening in de eigen administratie niet meer afzonderlijk herkenbaar is.

Wijk bij Duurstede heeft zijn ICT-dienst­verlening bijvoorbeeld ondergebracht bij de Regionale ICT Dienst Utrecht, die de diensten als samengesteld pakket levert. Daardoor is binnen de gemeentelijke administratie geen document aanwezig waarin de kosten van Microsoftproducten en -diensten over 2025 afzonderlijk staan geregistreerd. Volgens de gemeente is er evenmin een document waaruit het bedrag kan worden afgeleid.

Rozendaal loopt tegen hetzelfde probleem aan. Microsoftproducten maken daar onderdeel uit van het werkplekaanbod van een ict-leverancier en worden niet afzonderlijk op kosten gespecificeerd. Ambtenaren konden daarom alleen een globale inschatting maken: ongeveer 40.000 euro per jaar. Zelfs dat bedrag is niet volledig. Microsoftkosten die uitvoerende partijen, waaronder gemeenschappelijke regelingen, voor Rozendaal maken vallen namelijk buiten de schatting.

Daarmee legt het onderzoek behalve een enorme geldstroom ook een merkwaardige blinde vlek bloot. Gemeenten willen minder afhankelijk worden van grote Amerikaanse technologiebedrijven, terwijl sommige niet eens uit hun eigen administratie kunnen halen hoeveel zij op dit moment aan Microsoft kwijt zijn. Het is lastig om een financieel onderbouwde exitstrategie te maken als de rekening van de leverancier waarvan je minder afhankelijk wilt worden, niet afzonderlijk bekend is.

Alles naar één partij

De bedragen verschillen vanzelfsprekend per gemeente. Grote steden hebben duizenden medewerkers en omvangrijke ict-omgevingen, terwijl kleinere gemeenten met veel minder gebruikers werken of hun automatisering gezamenlijk hebben georganiseerd. Juist daarom zijn de uitgaven in het onderzoek ook per inwoner inzichtelijk gemaakt. Bij kleine gemeenten wordt soms heel concreet waar de rekening uit bestaat. Het Limburgse Simpelveld kreeg voor 168 gebruikers bijvoorbeeld 51.047,93 euro aan Microsoft E3-licenties doorbelast, ongeveer 304 euro per gebruiker per jaar. Voor tien gebruikers van Power BI kwam daar 854,40 euro bij en twee Copilot-licenties kostten nog eens 686,88 euro.

'Geen IT-afdeling, maar een Big Tech-afdeling’

Tech-expert Bert Hubert schrikt niet onmiddellijk van de rekening. Volgens hem ligt ongeveer 185 miljoen euro in de orde van grootte die ontstaat wanneer iedere gemeentemedewerker een Microsoft 365-account zou hebben. Het bedrag op zichzelf is volgens Hubert dan ook niet zo’n probleem. De concentratie van vrijwel alle uitgaven bij dezelfde leverancier is dat wel. ‘Het concrete probleem is: we geven al ons geld uit aan Microsoft.’

Die 185 miljoen euro is volgens techfilosoof Martijn Aslander en voormalig D66-Tweede Kamerlid Kees Verhoeven slechts een deel van wat de overheid jaarlijks aan het Amerikaanse technologiebedrijf betaalt. Beiden houden zich bezig met digitale autonomie en informatievoorziening bij de overheid. Aslander probeert binnen zijn grootschalige onderzoek naar informatieautonomie het veel bredere landschap van it- en informatieleveranciers bij de overheid in kaart te brengen. Hij telt niet alleen de facturen van softwarelever­an-ciers, maar bijvoorbeeld ook de kosten van onderzoek, advies, inkoop, implementatie, opleidingen, beheer, audits en beveiliging. Zijn onderzoek, waarbij hij overheden en overheidsgelieerde instellingen en hun IT-uitgaven in kaart brengt, is nog in ontwikkeling.

Toch durft Aslander op basis van zijn voorlopige bevindingen voor Microsoft wel een schatting te maken. Hij denkt dat alle overheidsorganisaties gezamenlijk jaarlijks tussen ‘twee à drie miljard’ aan Microsoft kwijt zijn. Voor het totale informatie- en IT-landschap komt hij voorlopig uit op een schatting van 20 tot 50 miljard euro per jaar.

Verhoeven noemt de 185 miljoen euro die gemeenten betalen dan ook ‘het topje van de ijsberg’. ‘Het is een heel pijnlijk bedrag. 185 miljoen euro is echt een hoop geld. Dat gaat naar één Amerikaans bedrijf dat hartstikke goede diensten levert, maar waar we wel heel erg aan vastzitten.’ Volgens Verhoeven laat het onderzoek vooral zien hoe groot de totale geldstroom is. ‘Microsoft is een partij die tot de verbeelding spreekt. Het is heel goed dat dit bedrag is uitgezocht. Maar de geldstroom is nog veel groter en er zijn nog veel meer niet-­Europese leveranciers.’

Daar komt volgens hem een fundamenteler probleem bij: de overheid weet zelf niet goed hoeveel zij in totaal aan IT uitgeeft. Vanuit zijn tijd in de Tweede Kamer herinnert Verhoeven zich meerdere pogingen om dat bedrag boven tafel te krijgen. Het gebrek aan inzicht dat ook bij sommige gemeenten uit het onderzoek naar voren komt, verbaast hem daarom niet. ‘Ze willen het best vertellen en netjes opschrijven, maar ze weten het gewoon niet.’

Betalen voor onnodige producten

Volgens Aslander wordt bovendien flink betaald voor diensten en producten die de overheid niet nodig heeft. Hij wijst daarbij op de opeenvolging van Microsoft 365, SharePoint en inmiddels Copilot. Nieuwe producten worden volgens hem toegevoegd om problemen op te lossen die mede voortkomen uit de manier waarop informatie wordt opgeslagen en beheerd.

Verhoeven ziet dat mechanisme inmiddels ook bij kunstmatige intelligentie. Gemeenten die al met Microsoft werken, kiezen volgens hem gemakkelijk opnieuw voor dat bedrijf wanneer zij met AI aan de slag gaan. Microsoft heeft daarbij een belangrijk voordeel, omdat gemeenten de producten al kennen, medewerkers ermee werken en de technische infrastructuur er al op is ingericht. Hij verwacht daarom dat de kosten de komende jaren verder kunnen stijgen. Maar nieuwe Nederlandse en Europese alternatieven ontstaan niet vanzelf: software moet worden ontwikkeld en onderhouden, bedrijven hebben klanten nodig om te groeien en investeerders zullen eerder geld steken in Europese technologie wanneer duidelijk is dat grote publieke organisaties die daadwerkelijk gaan afnemen.

Europese alternatieven

Voor Kamerlid Kathmann maakt het bedrag duidelijk dat er financiële slagkracht is om Europese opensource-initiatieven te versterken. ‘We geven al miljarden uit aan Amerikaanse IT.’ Dat betekent echter niet dat een overstap morgen geregeld kan zijn. Gemeenten krijgen nu werkende producten en dienstverlening voor hun geld en overstappen kost zelf ook geld. ‘Maar we kunnen beginnen met een deel van het enorme budget structureel vrij te maken voor Nederlandse en Europese technologie.’

Staatssecretaris Digitale Economie en Soevereiniteit Willemijn Aerdts (D66) benadrukt in een reactie dat Rijk en gemeenten een gezamenlijke opgave hebben om hun digitale autonomie te vergroten. Door samenwerking en schaalvergroting moet hun positie worden versterkt. Binnen de Nederlandse Digitaliseringsstrategie wordt onder meer gewerkt aan een soevereine overheidscloud. Ook werken Rijk, de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) en gemeenten samen binnen het Digitale Autonomie Competentiecentrum.

Dit is een ingekorte versie. Lees het volledige verhaal in Binnenlands Bestuur nr. 17.