Gemeenten willen buitenlandse hardware kunnen weren bij aanbesteding

Dat blijkt uit de tweede versie van de Algemene Functionele Beschrijving (AFB) voor GT Hardware – Werkplek. VNG Realisatie heeft het document ter review voorgelegd aan gemeenten en marktpartijen. Het vormt de opmaat naar een nieuwe gezamenlijke Europese aanbesteding voor de aanschaf van hardware door gemeenten en gemeentelijke samenwerkingsverbanden.

'Made in Europe'

Opvallend is dat de VNG in de conceptstukken expliciet ruimte maakt om gedurende de looptijd nieuwe eisen aan de herkomst en veiligheid van hardware te stellen. In een zogenoemde herzieningsclausule worden verschillende ontwikkelingen genoemd die aanleiding kunnen zijn om bestaande afspraken met leveranciers aan te passen.

Het gaat onder meer om verplichte eisen die voortvloeien uit NIS2, maar ook om het ‘uitsluiten van producten uit landen met offensief cyberprogramma’, toekomstige ‘Made in Europe’-regelgeving en ‘wezenlijke nationale veiligheidsbelangen’. Ook onvoorziene gevolgen van conflicten in het Midden-Oosten worden genoemd.  

VNG waarschuwt leveranciers daarbij dat een ‘wezenlijk gedeelte’ van de nadere opdrachten door dergelijke ontwikkelingen kan worden uitgebreid of ingekrompen. Daarmee wordt in de raamcontracten alvast ruimte ingebouwd voor strengere eisen aan de herkomst van gemeentelijke ICT-apparatuur. Welke ‘Made in Europe’-regels eventueel gaan gelden en welke producten of landen daaronder zouden vallen, wordt in de huidige aanbestedingsstukken niet nader uitgewerkt.

Laptops en smartphones

GT Hardware – Werkplek moet gemeenten in staat stellen gezamenlijk hun werkplekapparatuur in te kopen. De aanbesteding wordt daarvoor verdeeld over twee percelen. Het eerste omvat onder meer laptops, desktops en monitoren. Het tweede bestaat uit smartphones en tablets. Ook accessoires en dienstverlening gedurende de levenscyclus van de apparatuur vallen binnen de opdracht.  

Daaronder vallen bijvoorbeeld installatie en registratie van apparatuur, reparaties, refurbishment, herinzet van gebruikte apparatuur en uiteindelijk de duurzame afvoer ervan. Voor afgeschreven gegevensdragers worden eveneens eisen gesteld. Gegevens moeten gecertificeerd en onomkeerbaar worden verwijderd volgens erkende beveiligingsstandaarden.

De raamovereenkomsten worden aangegaan voor maximaal vier jaar en moeten in 2027 ingaan. Er komt bewust geen mogelijkheid om de overeenkomsten daarna nog te verlengen. Volgens VNG geeft dat zowel deelnemende organisaties als leveranciers meer duidelijkheid en stabiliteit.  

Europese aanbesteding

De gezamenlijke aanbesteding staat open voor alle Nederlandse gemeenten. Hoeveel geld uiteindelijk met de aanbesteding is gemoeid, is in deze conceptversie nog niet ingevuld. VNG vermeldt wel dat de verwachte omzet per deelnemende organisatie wordt gebaseerd op gerealiseerde omzetten uit voorgaande jaren. De maximale omzet voor zowel het perceel werkplekhardware als het perceel mobiele hardware staat in het document nog open.  

VNG verwacht door gezamenlijk aan te besteden kosten te besparen. Het gaat daarbij niet alleen om lagere prijzen voor apparatuur, maar ook om lagere aanbestedingskosten en gezamenlijk beheer van de contracten. Bundeling van de inkoopbehoefte en verdere standaardisatie moeten bovendien een drukkend effect hebben op de prijzen.  

Duurzaamheid zwaar meegewogen

Prijs is niet het enige criterium. In de huidige opzet bepaalt prijs voor 30 procent de beoordeling en kwaliteit voor 70 procent. Duurzaamheid vormt daarvan een belangrijk onderdeel. Zo bevat de aanbesteding eisen rond energieverbruik, hergebruik, reparatiemogelijkheden en de beschikbaarheid van reserveonderdelen.