Rijksambtenaar gemotiveerd, maar nog zoekende in informatiebeheer
Rijksambtenaren zijn gemotiveerd om zorgvuldig met overheidsinformatie om te gaan, maar worstelen nog altijd met kennis, duidelijkheid en praktische uitvoering. Dat blijkt uit een nieuw onderzoek van RDDI naar de informatiehuishouding binnen het Rijk. De uitkomsten schetsen een beeld van een ambtelijke organisatie die transparantie en openbaarheid hoog in het vaandel heeft staan, maar waar dagelijkse routines en sturing van bovenaf niet altijd even goed meebewegen.
De overgrote meerderheid van de rijksambtenaren — zo’n tachtig tot zelfs zevenennegentig procent — vindt het belangrijk dat overheidsinformatie goed wordt bewaard. Ze zien het niet alleen als een verplichting, maar ook als een morele verantwoordelijkheid richting samenleving en Tweede Kamer. Die motivatie is sterk verankerd in het werkethos van de meeste ambtenaren. Toch blijkt dat goede bedoelingen niet vanzelf leiden tot goed gedrag: slechts ongeveer twee derde weet waar informatie over de juiste werkwijze te vinden is. En hoewel driekwart zegt te weten wat bewaard of verwijderd moet worden, betekent dat ook dat een groot deel nog tast in het duister over de precieze regels.
Het goede voorbeeld geven
Opvallend is dat leidinggevenden daarin niet altijd het gewenste voortouw nemen. Minder dan de helft van de medewerkers (41%) ervaart dat hun leidinggevende actief stuurt op het goed bewaren van informatie. Slechts 37 procent ziet de eigen leidinggevende als goed voorbeeld, terwijl één op de vijf het tegenovergestelde vindt. Het formele kader lijkt er vaak wel te zijn, ruim de helft van de medewerkers zegt dat er afspraken bestaan op afdelings- of directieniveau. Toch blijkt de kloof tussen beleidslaag en werkvloer ook hier zichtbaar: leidinggevenden denken vaker dat zulke afspraken bestaan (68%) dan medewerkers zonder leidinggevende rol (55%).
De boodschap komt wel over, maar vertaalt zich niet automatisch in ander gedrag
Nieuw gedrag aanleren is moeilijk
Die discrepantie komt ook terug in de manier waarop bewustwording wordt omgezet in gedrag. De laatste jaren is binnen het Rijk flink geïnvesteerd in programma’s rond informatiebeheer en open overheid. Dat lijkt vruchten af te werpen, want iets meer dan de helft zegt de werkwijze bij het opslaan van informatie te hebben aangepast. Vier op de tien doen dat ook bij het openbaar maken van documenten, bijvoorbeeld door deze voortaan centraal op te slaan of al bij het opstellen rekening te houden met mogelijke openbaarheid. Toch zegt een grote groep niets veranderd te hebben (vaak omdat men meent het al goed te doen). Tegelijkertijd maakt diezelfde groep weinig gebruik van praktische handreikingen van programma’s als RDDI of Open Overheid. De boodschap komt dus wel over, maar vertaalt zich niet automatisch in ander gedrag.
Wat centraal, wat decentraal?
Een belangrijk knelpunt in dat geheel blijft de vindbaarheid van informatie. Hoewel maar liefst 87 procent zegt documenten duidelijk te benoemen, kan nog niet de helft (41%) informatie van collega’s makkelijk terugvinden. Voor velen blijkt zoeken een tijdrovende bezigheid: bijna zestig procent is gemiddeld langer dan een kwartier bezig om het juiste document boven water te krijgen. Eindversies worden weliswaar meestal centraal opgeslagen (91%), maar conceptdocumenten staan nog vaak verspreid. Wat precies centraal en decentraal hoort, is voor velen nog altijd niet helder. Daardoor dreigt het overzicht, zeker in grote projecten, snel kwijt te raken.
De aanstaande nieuwe Archiefwet is bij slechts een derde bekend
Duidelijke werkinstructies nodig
De onderzoekers signaleren daarnaast dat er volop kansen liggen in nieuwe technologieën, maar dat de praktijk achterblijft. Iets meer dan een derde van de respondenten vindt dat het huidige rijksbrede hulpaanbod aansluit op wat ze nodig hebben. De rest mist vooral concrete handvatten voor e‑mail- en chatarchivering, en duidelijke werkinstructies. De aanstaande nieuwe Archiefwet is bij slechts een derde bekend, en zelfs binnen die groep is niet iedereen op de hoogte van de wijzigingen of van de organisatorische voorbereidingen die gaande zijn. Tegelijk verwacht ruim de helft dat AI ondersteuning kan bieden bij de informatiehuishouding, denk aan automatische classificatie of archivering, maar slechts een kleine minderheid gebruikt zulke toepassingen al daadwerkelijk in het werk.
Minder dan de helft weet welke informatie hun organisatie uit eigen beweging actief moet publiceren
Wat te doen met een Woo-verzoek?
Ook rond de Wet open overheid (Woo) is het beeld dubbelzinnig. Bijna alle ambtenaren weten dat hun werkinformatie in principe openbaar kan worden gemaakt. Maar minder dan de helft weet welke informatie hun organisatie uit eigen beweging actief moet publiceren. Bovendien zegt slechts een kwart dat er binnen de organisatie regelmatig gesproken wordt over hoe die actieve openbaarheid beter kan. Als er eenmaal een Woo‑verzoek binnenkomt, weet minder dan de helft wat precies hun rol is of welke stappen ze moeten zetten. Wel geeft bijna zestig procent aan zulke verzoeken hoge prioriteit te geven, wat duidt op een intrinsieke motivatie, maar niet per se op voldoende kennis van de formele werkwijze.
Al met al tekent het onderzoek een organisatie die de waarde van transparantie breed deelt, maar nog zoekende is in de praktische vertaling ervan. Aan het zogeheten flitspanelonderzoek dat in opdracht van het Programma Open Overheid werd uitgevoerd, namen ongeveer 500 rijksmedewerkers deel.
Plaats een reactie
U moet ingelogd zijn om een reactie te kunnen plaatsen.