Het Europaloket: een ‘digitaal postkantoor’ voor de migratieketen

Opdrachtgever Penélope Di Lella en ICTU-programmamanager Antoinette Vaessen vertellen over de maatschappelijke relevantie van deze opdracht en over de factoren die het tot een succes maakten. 'Ik leg het Europaloket vaak uit als een soort digitaal overheidspostkantoor, waar partners uit de Nederlandse migratieketen hun digitale pakketjes naartoe brengen. Het postkantoor zorgt ervoor dat de pakketjes in de juiste vorm naar de juiste Europese informatiesystemen in het migratie- en veiligheidsdomein gaan. En het zorgt ervoor dat de pakketjes die terugkomen bij de juiste partij terechtkomen', zegt Di Lella.

Een zestal Europese verordeningen ligt ten grondslag aan deze informatiesystemen. De informatie uit de systemen wordt onder meer gebruikt bij het nemen van beslissingen over toelating van derdelanders (mensen van buiten de EU) tot de Europese Unie. De maatschappelijke relevantie is duidelijk, vertelt Di Lella: met deze verordeningen, en de onderliggende systemen, is er beter zicht op mensen uit derde landen die binnen de EU verblijven en kan Europa werken aan veilige landsgrenzen, en daarmee aan de veiligheid binnen de Europese Unie.

Project afgerond

Antoinette Vaessen is als programmamanager vanuit ICTU betrokken bij het project. Zij en Di Lella leggen uit dat het voor de hand lag om een centraal loket te ontwikkelen. Vaessen: 'Het is een centraal toegangspunt naar de Europese systemen, waardoor je alleen voor die plek oplossingen hoeft te vinden voor de complexe vraagstukken op het gebied van data en IT.' Dat het ministerie van Asiel en Migratie bij ICTU uitkwam voor de softwareontwikkeling van het Europaloket is geen toeval, zegt Di Lella: 'ICTU heeft voor ons al meerdere, succesvolle projecten gedaan op het gebied van asiel en migratie. We hebben er in 2019 zelfs een Computable Award mee gewonnen!'

In 2020 startte ICTU met het project, in 2024 werd de softwareontwikkeling afgerond en werd de oplossing overgedragen aan de beheerpartij, de Dienst Informatievoorziening van de Nederlandse Politie. Vaessen: 'Er draait nog een klein stukje software bij ons, dat dragen we binnenkort over. Je kunt wel stellen dat het project aan de kant van ICTU is afgerond.'

Verschuivende planning

Natuurlijk waren er de nodige technische uitdagingen bij het bouwen van het Europaloket. Maar de grootste uitdagingen lagen elders. Vaessen: 'We startten in coronatijd, dus we konden alleen online samenwerken. Dat vroeg veel van het team, maar het bood ook veel flexibiliteit in de samenstelling van het projectteam, omdat de locatie niet meer uitmaakte.' Er werd veel tijd besteed aan het elkaar beter leren kennen, en er werden direct vanaf de start heldere rolbeschrijvingen en werkafspraken gemaakt, vertelt ze. Een andere uitdaging was de planning. Di Lella: 'We hadden te maken met zes verordeningen, met allemaal hun eigen deadlines om live te gaan. En dat met 28 lidstaten én het centrale Europese IT-agentschap. De planning was heel ambitieus en werd meerdere keren uitgesteld. Dat betekent dat wij steeds moesten schakelen, en aan onze ketenpartners moesten uitleggen dat het niet aan ons lag dat iets werd uitgesteld.” Vaessen: “We zijn er trots op dat wij de oorspronkelijke planning hebben gehaald.'

Professioneel opdrachtgeverschap

Terugkijkend op het project zien Vaessen en Di Lella een aantal succesfactoren. Zoals een professioneel en ervaren opdrachtgeverschap. Vaessen: 'Het ministerie wist heel goed wat ze wilden qua techniek, en ze begrijpen dat samenwerking cruciaal is voor het welslagen van een dergelijk project.' De rolverdeling was helder en werd goed uitgevoerd. Di Lella geeft een voorbeeld: “De steeds veranderende planning gaf zoals gezegd de nodige druk. We hebben geprobeerd om die druk zoveel mogelijk weg te houden bij het ontwikkelteam, zodat zij zich konden focussen op hun werk.'

De samenwerking met ICTU was vanaf het begin af aan goed, zegt Di Lella: 'Binnen acht weken stond er een volwaardig team met een hoge kwaliteit. Ook de inrichting er omheen was snel op orde, met projectmanagement en stuurgroepleden met een grote kennis en ervaring. Er was en is veel vertrouwen over en weer, vanuit ICTU in onze rol als opdrachtgever en vanuit ons in de kwaliteit die ICTU levert.'

Heel veel overleggen

Goede samenwerking in de keten was een andere succesfactor. Zo was de Dienst Informatievoorziening, die het Europaloket beheert, vanaf het begin betrokken bij de softwareontwikkeling. Er werd hecht samengewerkt met alle partners in de Nederlandse migratie- en veiligheidsketen die gebruikmaken van het Europaloket. Zij dachten onder meer mee in een gebruikersraad. Het ministerie onderhield de contacten aan de Europese kant. 'Dat zijn heel veel overleggen, van inhoudelijke overleggen tot overleggen over testen, security en management', schetst Di Lella.

Kwaliteitsaanpak geeft vertrouwen

Een laatste succesfactor die ze noemen is een sterke inzet op kwaliteit. Vaessen: 'Het ontwikkelteam stelde kwaliteit voorop. Dat klinkt misschien vanzelfsprekend, maar in elke sprint kwaliteit tot een speerpunt maken vraagt best veel. Dat moet wel echt in je DNA zitten. Bij dit team was dat zo. Bij elke sprint werden de kwaliteitseisen onder de loep genomen, zoals welke onderdelen van de software getest zijn en of er gedupliceerde code was aangetroffen, wat je wilt voorkomen omdat dat foutgevoelig is.' Deze manier van werken is onderdeel van de beproefde kwaliteitsaanpak van ICTU. De informatie die deze controles opleveren, komt in een dashboard zodat niet alleen het ontwikkelteam, maar ook de opdrachtgever op overzichtelijke wijze kan zien wat de kwaliteit van de code is. Di Lella: 'Het kwaliteitssysteem waar ICTU mee werkt, is voor ons een belangrijke reden om voor ICTU te kiezen. Het systeem is klantvriendelijk en helder en het geeft vertrouwen. Dat is een gevoel dat je als opdrachtgever graag wilt hebben.'

Lees meer over de kwaliteitsaanpak van ICTU