Regie in de keten

Wanneer de druk binnen de publieke dienstverlening toeneemt, wordt al snel zichtbaar hoe afhankelijk organisaties werkelijk van elkaar zijn. Een plotselinge stijging in instroom, beperkte doorstroommogelijkheden of capaciteitsproblemen kan het hele systeem doen vastlopen. Wat begint als een operationeel knelpunt, groeit vaak uit tot een collectieve uitdaging voor de gehele keten.

Precies dit gebeurde in een van de grootste publieke ketens van Nederland. Ondanks de enorme inzet van alle betrokken organisaties raakte het overzicht soms kwijt: informatie was versnipperd, processen liepen niet synchroon en het was lastig om snel en gecoördineerd te handelen. De roep om meer rust, regie en samenwerking werd steeds luider.

Valcon werkte samen met de ketenpartners aan een herpositionering van de samenwerking – een stap naar een gezamenlijke opgave, ondersteund door uniforme data en versterkte regie. Dankzij deze aanpak kan de keten nu proactiever handelen, pieken beter voorspellen en met meer wendbaarheid inspelen op veranderingen. In dit artikel delen we hoe we dat hebben aangepakt, en welke lessen dat opleverde.

Een maatschappelijke uitvoeringsketen in beweging

Binnen de publieke dienstverlening werken meerdere organisaties samen aan maatschappelijke opgaven. Elke organisatie heeft een eigen mandaat en verantwoordelijkheid, maar de echte kracht ligt in hun verbinding. Alleen wanneer informatie wordt gedeeld, processen op elkaar zijn afgestemd en besluitvorming synchroon verloopt, kan de keten als geheel effectief functioneren.

Juist onder hoge druk komt deze samenwerking onder spanning te staan. Botsende prioriteiten, beperkte capaciteit en gefragmenteerde data maken het moeilijk om snel te handelen. De tijd was gekomen om de samenwerking opnieuw te positioneren rond één gedeeld doel, gezamenlijk gedragen door alle partijen.

De interventie: van losse schakels naar één geïntegreerde keten

In 2022 startte de samenwerking tussen Valcon en de betrokken uitvoeringsorganisaties met één duidelijke ambitie: de keten beter laten samenwerken en de regie versterken. Daarbij lag de focus niet alleen op processen en systemen, maar vooral op gezamenlijk inzicht, communicatie en besluitvorming.

Stap 1: Formuleer een gemeenschappelijk doel

De eerste stap was het expliciet formuleren van de gedeelde missie. Wat willen we samen bereiken, en welke rol speelt elke organisatie daarbij? Door de scope helder te definiëren en te koppelen aan de maatschappelijke opgave ontstonden richting en focus.

Een belangrijke doorbraak was het structureel organiseren van de communicatie. Waar overleg voorheen ad hoc en reactief was, kwam er nu een vast overlegritme op zowel operationeel als tactisch niveau. Informatie wordt dagelijks gedeeld, knelpunten worden besproken en gezamenlijke besluiten worden in real time genomen.

Stap 2: Breng processen en afhankelijkheden in kaart

Om grip te krijgen op de uitvoering werd de keten benaderd met principes uit logistiek en supply chain management. Bewegingen van mensen, middelen en informatie werden gevisualiseerd. Met data-analyse en procesmapping werden afhankelijkheden en bronnen van vertraging geïdentificeerd.

Een belangrijk resultaat was de ontwikkeling van een operationeel dashboard met dagelijkse rapportages en een forecastmodel. Alle partners kregen zo toegang tot dezelfde actuele informatie over instroom, doorstroom en capaciteit. Dit maakte niet alleen snellere reacties mogelijk, maar versterkte ook wederzijds begrip en vertrouwen.

Stap 3: Ontwikkel een gedeeld KPI-raamwerk

Met datatransparantie op orde volgde de volgende stap: gezamenlijk prestatiemanagement. Valcon ondersteunde de keten bij het ontwikkelen van een KPI-raamwerk dat prestaties weergeeft in één gedeelde taal. Door dezelfde definities en cijfers te gebruiken, kunnen besluiten beter onderbouwd worden en worden discussies over interpretatie voorkomen.

Het raamwerk biedt ook een duidelijke structuur voor continu verbeteren, van operationele signalering tot tactische bijsturing en strategische besluitvorming. Het resultaat: niet alleen controle, maar een lerende keten die zichzelf voortdurend versterkt.

Resultaten: van ad hoc naar in control

De effecten van deze samenwerking zijn nu dagelijks merkbaar in de operatie. Waar eerder overlap of informatiegaten zaten, werkt de keten nu vanuit één gedeeld beeld. Dit heeft geleid tot concrete resultaten:

• Uniform inzicht 
  Alle partners werken met dezelfde realtime data, wat misverstanden vermindert en besluiten versnelt.
• Grotere handelingssnelheid
  Dagelijkse rapporten en gestructureerd overleg maken gerichter en sneller handelen mogelijk.
• Betere voorspelbaarheid
  Dankzij forecasting en gedeelde informatie is de keten beter voorbereid op pieken in vraag of capaciteit.

Daarnaast is de samenwerking tussen organisaties sterker geworden. Door gezamenlijk knelpunten te analyseren en op te lossen, is het vertrouwen verdiept en het gevoel van gedeelde verantwoordelijkheid gegroeid.

Wat goed werkte

Verschillende succesfactoren maakten het verschil:

• Klein beginnen, groot denken
  Door eerst concrete knelpunten aan te pakken, werd snel waarde gecreëerd en groeide draagvlak organisch.
• Eén doel, één taal
  Focus op een gedeelde missie en gemeenschappelijke datataal gaf richting en duidelijkheid.
• Verbind mensen en systemen
  Technologie en data zijn cruciaal, maar samenwerking en vertrouwen blijven de echte sleutel tot succes.

Conclusie

De herpositionering van deze publieke keten laat zien dat governance niet vanzelf ontstaat; het is het resultaat van gedeelde ambitie, transparantie en voortdurende afstemming. Door organisaties te verenigen rond één collectief doel en te sturen op feiten in plaats van aannames, ontstaat stabiliteit, helderheid en wendbaarheid.

In een tijd waarin maatschappelijke vraagstukken steeds complexer worden, is samenwerking over organisatiegrenzen heen niet langer optioneel; het is essentieel. Deze case laat zien dat regie en menselijkheid hand in hand kunnen gaan wanneer we durven de keten echt als één geheel te benaderen.