Ook ChatGPT-gesprekken van ambtenaren kunnen openbaar worden via Woo

Een gemeenteambtenaar die ChatGPT vraagt mee te denken over nieuw parkeerbeleid, kan onbedoeld een document creëren dat onder de Wet open overheid (Woo) valt. Niet alleen de uiteindelijke beleidsnota, maar mogelijk ook de vragen aan het AI-systeem en de gegenereerde antwoorden kunnen bij een Woo-verzoek openbaar moeten worden gemaakt. Dat geldt zelfs wanneer de ambtenaar de antwoorden uiteindelijk niet letterlijk overneemt in het beleidsstuk. Caroline van Ekeren, Senior Legal Counsel en sectiecoördinator Data & Privacy bij ICTRecht, legt uit dat de bestaande wetgeving in beginsel ook van toepassing is op gesprekken met generatieve AI. Wel ontstaan er nieuwe vraagstukken over welke informatie ambtenaren moeten bewaren, wat openbaar gemaakt moet worden en wat er gebeurt wanneer een chatsessie wordt verwijderd.

Niet iedere AI-chat hoeft bewaard te worden

De Archiefwet maakt in beginsel geen onderscheid tussen teksten die door mensen zijn geschreven en teksten die met behulp van kunstmatige intelligentie zijn gegenereerd. 'De systematiek van de Archiefwet kijkt naar uitkomst en doel: waarvoor is deze tekst gemaakt, en wat is er mee gedaan. Of de tekst met generatieve AI is gemaakt of met de hand, doet er dus eigenlijk niet toe.' Dat betekent niet dat ambtenaren voortaan ieder gesprek met ChatGPT of Copilot moeten archiveren. Wanneer AI wordt gebruikt om vrijblijvend gedachten uit te werken voor interne werkzaamheden, hoeft dat niet zonder meer. Wordt een AI-antwoord daadwerkelijk gebruikt bij het opstellen van een besluit, dan ligt dat anders.

Maar waar ligt precies de grens? Moet een gemeente alleen de definitieve tekst bewaren, of ook alle concepten, eerdere antwoorden en prompts waarmee die tekst tot stand is gekomen? 'Ons standpunt is dat alleen de uitvoer moet worden bewaard zoals die uit het AI-systeem is overgenomen en in het proces is gebruikt', aldus Van Ekeren. Volgens de juridische interpretatie van ICTRecht kunnen concepten die met niemand zijn gedeeld niet als document worden aangemerkt, omdat ze nog niet 'buiten de opsteller' zijn getreden.

Een belangrijke uitzondering ontstaat wanneer een ambtenaar een volledige chatsessie deelt met collega's. 'Wanneer een chat als zodanig met collega's wordt gedeeld, valt deze wél onder de Archiefwet en moet ze dus integraal worden bewaard, inclusief de prompts en documenten die zijn geüpload of gedeeld in de chat.' Van Ekeren adviseert om dergelijke gesprekken zo snel mogelijk uit het AI-systeem te exporteren en op te slaan op de plek waar ook andere conceptdocumenten worden bewaard.

Ook prompts kunnen onder de Woo vallen

De regels voor openbaarmaking zijn niet precies hetzelfde als die voor archivering. De Woo heeft betrekking op documenten die naar hun aard verband houden met de publieke taak van een overheidsorganisatie. Dat geldt ook voor elektronische documenten, waaronder AI-gesprekken. 'De vraag is dus of de prompts met antwoorden een verband houden met de publieke taak. AI gebruiken als brainstormtool valt daar bijvoorbeeld buiten, maar een AI een beleidsdocument in concept laten opzetten maakt de chatsessie in beginsel Woo-plichtig', legt Van Ekeren uit. Daarbij maakt het niet noodzakelijk uit of de gegenereerde tekst uiteindelijk in het definitieve beleidsdocument terechtkomt. Ook informatie die tijdens de voorbereiding is vastgelegd, kan onder de Woo vallen.

Neem een gemeenteambtenaar die ChatGPT vraagt een beleidsadvies op te zetten over parkeerbeleid in de binnenstad. De ambtenaar voert informatie in over verkeersdrukte en laat het systeem verschillende mogelijkheden uitwerken, zoals betaald parkeren of het autoluw maken van de binnenstad. Objectieve gegevens, zoals het aantal auto's dat dagelijks door een bepaalde straat rijdt, kunnen niet worden aangemerkt als persoonlijke beleidsopvattingen. Ook concrete beleidsalternatieven en feitelijke informatie zijn in principe openbaar, tenzij een andere wettelijke uitzonderingsgrond van toepassing is.

ChatGPT heeft geen persoonlijke beleidsopvattingen

Een AI-systeem kan zelf geen persoonlijke beleidsopvattingen hebben in de betekenis die de Woo daaraan geeft, zo luidt de juridische analyse van ICTRecht. De wet kent een uitzondering voor persoonlijke beleidsopvattingen die zijn opgesteld ten behoeve van intern beraad. Ambtelijke adviezen, standpunten en overwegingen kunnen daardoor onder bepaalde omstandigheden buiten de openbaarheid blijven. Wanneer een ambtenaar bijvoorbeeld aan ChatGPT schrijft dat hij zelf voorstander is van een autoluwe binnenstad, maar zijn leidinggevende daarvan nog moet overtuigen, kan dat gedeelte van de prompt onder deze uitzondering vallen.

Voor het antwoord van ChatGPT zelf ligt dat anders. 'Let op dat als het AI-antwoord zélf een opvatting geeft, dit nog geen opvatting van de ambtenaar is. Een taalmodel kan een tekst maken zoals "Naar mijn mening is optie 2 de beste keuze", maar een taalmodel is geen mens, laat staan een ambtenaar.' Ook kan een taalmodel in deze juridische redenering niet worden gelijkgesteld aan een externe deskundige wiens persoonlijke beleidsopvattingen onder omstandigheden beschermd kunnen zijn. 'Een AI-systeem is een instrument waarmee de ambtenaar informatie of tekst genereert, geen zelfstandige deelnemer aan het intern beraad. Dat betekent dat die uitzondering voor de opvattingen en output van een AI-systeem, niet op kan gaan.'

Dat betekent overigens niet dat alle AI-antwoorden zonder meer openbaar moeten worden gemaakt. Andere uitzonderingsgronden uit de Woo, bijvoorbeeld ter bescherming van persoonsgegevens of bedrijfsvertrouwelijke informatie, kunnen nog steeds van toepassing zijn. Ook is een uitspraak van de Raad van State van 8 oktober 2025 relevant, waarin is verduidelijkt dat het begrip formele bestuurlijke besluitvorming ruim moet worden opgevat. Ook een ambtelijk advies dat rijp is voor bestuurlijke besluitvorming kan daaronder vallen. Bij dergelijke documenten moeten persoonlijke beleidsopvattingen in beginsel in niet tot personen herleidbare vorm openbaar worden gemaakt. Voor interne concepten die nog in ontwikkeling zijn, geldt die specifieke verplichting niet zonder meer.

Verwijderde chats kunnen juridisch probleem opleveren

Het gebruik van generatieve AI brengt ook risico's met zich mee wanneer gesprekken niet structureel worden opgeslagen. Ambtenaren kunnen chats verwijderen, terwijl de informatie volgens de Archiefwet mogelijk bewaard had moeten blijven. 'Wanneer een ambtenaar een chatsessie weggooit die volgens de Archiefwet had moeten worden bewaard, is de organisatie in overtreding van diezelfde Archiefwet.' Ook bij Woo-verzoeken kunnen problemen ontstaan wanneer relevante informatie ten onrechte is verwijderd. Daarnaast kunnen verwijderde chats gevolgen hebben voor de afhandeling van inzageverzoeken op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

Dat roept praktische vragen op voor gemeenten die medewerkers toegang geven tot ChatGPT, Copilot of vergelijkbare systemen. Zij moeten bepalen hoe relevante gesprekken worden vastgelegd en bewaard, zodat deze niet verloren gaan.

Archiefwet stamt uit andere tijd

De komst van generatieve AI vraagt niet noodzakelijkerwijs om een volledig nieuw juridisch kader. De bestaande uitgangspunten kunnen ook worden toegepast op nieuwe technologieën. De uitvoering is een ander verhaal. 'Het huidige systeem is in mijn ogen gebaseerd op een ouderwetse archiefkast', zegt Van Ekeren. Ook de bestaande selectielijsten, waarmee overheidsorganisaties bepalen hoe lang informatie moet worden bewaard, zijn lastig toepasbaar in de dagelijkse praktijk. 'Het huidige systeem is nog niet gewend aan grote sets data en het automatisch al dan niet vernietigen of archiveren van informatie.'

De belangrijkste uitdaging ligt daarom in het vertalen van bestaande verplichtingen naar de dagelijkse praktijk. Ambtenaren moeten weten wanneer een AI-gesprek bewaard moet blijven, en overheidsorganisaties moeten ervoor zorgen dat dit technisch en organisatorisch mogelijk is.