De onderzoekers constateren dat kennis en motivatie op zichzelf onvoldoende zijn om het gedrag van ambtenaren te veranderen. Zo blijven medewerkers documenten soms lokaal opslaan, terwijl zij weten dat centraal bewaren beter is. Dat maakt informatie minder gemakkelijk toegankelijk voor collega's en kan problemen opleveren wanneer documenten later moeten worden teruggevonden.
Rijksambtenaren willen informatie goed bewaren, maar werkdruk zit in de weg
Maar liefst 97 procent van de rijksambtenaren vindt het belangrijk om zorgvuldig met overheidsinformatie om te gaan. Toch betekent die overtuiging niet automatisch dat zij documenten op de juiste manier opslaan, delen en terugvinden. Vooral werkdruk en ingesleten gewoontes staan goed informatiebeheer in de weg. Dat blijkt uit een nieuw onderzoek onder 1.798 rijksmedewerkers, uitgevoerd door Behavior Change Group in opdracht van het Leerhuis Informatiehuishouding.
Gevolgen voor openbaarheid
Een gebrekkige informatiehuishouding heeft ook gevolgen voor de transparantie van de overheid. Bij verzoeken op grond van de Wet open overheid (Woo) moeten ambtenaren relevante documenten kunnen achterhalen. Wanneer informatie verspreid staat over persoonlijke mappen, e-mailboxen en verschillende systemen, wordt dat een tijdrovende klus.
Volgens de onderzoekers vertonen medewerkers vaker gewenst informatiegedrag wanneer zij zich persoonlijk verantwoordelijk voelen voor de vindbaarheid van documenten. Ook vertrouwen in hun eigen vaardigheden speelt een belangrijke rol. Daarnaast helpt het wanneer centraal opslaan onderdeel wordt van de dagelijkse routine.
Minder nadruk op bewustwording
Overheidsorganisaties moeten zich daarom volgens de onderzoekers niet uitsluitend richten op trainingen en bewustwordingscampagnes. Het is minstens zo belangrijk dat goed informatiebeheer eenvoudig wordt gemaakt en aansluit bij bestaande werkprocessen.
Daarbij is maatwerk nodig. Het onderzoek laat verschillen zien tussen onder meer leidinggevenden, informatieprofessionals en ICT-medewerkers. De belemmeringen die zij ervaren en de maatregelen die hen kunnen helpen, lopen uiteen.
De onderzoeksresultaten zijn op 26 oktober gepresenteerd in Den Haag. Het Leerhuis Informatiehuishouding heeft de bevindingen verwerkt in praktische handreikingen voor leidinggevenden en informatieprofessionals. De komende periode volgen aanvullende hulpmiddelen en leeractiviteiten.
Plaats een reactie
U moet ingelogd zijn om een reactie te kunnen plaatsen.