Frustratie, maar ook begrip over besprekingen met Microsoft

Veel gemeenten willen hun afhankelijkheid van grote Amerikaanse techbedrijven verkleinen, maar zijn tegelijkertijd sterk afhankelijk van bestaande systemen. In reacties van experts en politici klinkt daardoor zowel frustratie als begrip door. Volgens Simon Besteman, directeur van branchevereniging Dutch Cloud Community, moet de mogelijke nieuwe overeenkomst vooral in die context worden bekeken. Hij heeft daarom begrip voor de gesprekken over een vervolgcontract. Gemeenten gebruiken Microsoft-software al jarenlang op grote schaal, waardoor een snelle overstap naar andere leveranciers nauwelijks realistisch is. ‘Je kunt de knop niet in één keer omdraaien en zeggen: we gaan nu helemaal af van de Amerikaanse cloud,’ zegt hij. ‘Een gemeente heeft essentiële diensten die moeten blijven draaien.’

Overstap niet zomaar mogelijk

Besteman wijst erop dat gemeenten continu publieke diensten leveren, van vergunningverlening tot inschrijvingen en administratieve processen. Ze kunnen het zich niet veroorloven dat systemen uitvallen. Volgens hem betekent dat dat alternatieven eerst uitgebreid getest moeten worden voordat organisaties daadwerkelijk kunnen overstappen. In de praktijk draaien nieuwe systemen daarom vaak lange tijd naast bestaande systemen. ‘Je kunt niet overstappen zonder eerst een proof of concept te doen en systemen parallel te laten draaien,’ zegt hij. ‘Pas als je zeker weet dat het werkt, kun je die stap maken.’

Tegelijk roept het massaal inkopen van software via één raamovereenkomst vragen op over de positie van andere leveranciers. Omdat vrijwel alle gemeenten deelnemen aan het bestaande raamwerkcontract, kunnen zij tegen relatief gunstige voorwaarden licenties afnemen. Dat leidt tot de vraag of zo’n massacontract niet automatisch een ongelijk speelveld creëert voor andere aanbieders.

Microsoft gebruikt licenties tactisch

Besteman erkent dat het licentiebeleid van Microsoft een belangrijke rol speelt in de marktverhoudingen. Volgens hem worden licenties en prijsstructuren vaak strategisch ingezet. ‘Microsoft gebruikt licenties vaak tactisch,’ zegt hij. Volgens Besteman zou meer transparantie in licentievoorwaarden daarom wenselijk zijn. ‘Ik zou liever zien dat er een level playing field is, waarbij alle partijen dezelfde kansen krijgen.’

Overheid werkt hard aan overstappen

Tegelijk benadrukt Besteman dat gemeenten ook simpelweg proberen hun leden zo goed mogelijk te bedienen. Collectieve contracten leveren doorgaans gunstigere voorwaarden op, wat voor lokale overheden financieel aantrekkelijk is. Volgens hem ligt de uitdaging daarom niet alleen bij gemeenten, maar ook bij de manier waarop de overheid IT-inkoop organiseert. Binnen de overheid wordt volgens hem momenteel hard gewerkt aan manieren om het makkelijker te maken om diensten bij Nederlandse en Europese cloudproviders af te nemen. Dat is volgens hem echter een langzaam proces. ‘Voor de overheid is dat bijna een revolutie,’ zegt hij. ‘Het veranderen van de manier waarop IT wordt ingekocht kost nu eenmaal tijd.’

Ondertussen proberen sommige gemeenten wel stappen te zetten richting meer digitale autonomie. Bij gemeente Amsterdam wordt bijvoorbeeld gewerkt aan een meerjarenstrategie om de afhankelijkheid van grote technologiebedrijven te verkleinen. Gemeenteraadslid Elisabeth Ijmker reageerde eerder bij BNR Nieuwsradio op de discussie. Ook volgens haar kan een overstap weg van Microsoft niet van de ene op de andere dag plaatsvinden. Daarom werkt de gemeente met pilots waarbij alternatieve digitale werkplekken worden getest, bijvoorbeeld op basis van het open-sourceplatform Nextcloud. Daarbij draaien bestaande en nieuwe systemen tijdelijk naast elkaar, zodat de overstap geleidelijk kan plaatsvinden.

Honderden gemeenten tegelijk

Ook in de Europese politiek groeit de aandacht voor digitale afhankelijkheid. Kim van Sparrentak benadrukte tijdens een rondetafelgesprek van Nextcloud over digitale afhankelijkheid dat overheden hun meest kritieke digitale infrastructuur prioriteit moeten geven. Volgens haar is het niet realistisch om honderden gemeenten tegelijk volledig te laten overstappen op andere systemen. Wel moeten volgens haar eerst de onderdelen worden aangepakt die essentieel zijn voor publieke dienstverlening. Basisvoorzieningen, zoals systemen rond identiteitsdocumenten of uitkeringen, moeten volgens haar altijd blijven functioneren. Ook Besteman benadrukt dat digitale autonomie alleen stap voor stap kan worden opgebouwd. Volgens hem moeten gemeenten beginnen met een analyse van hun risico’s en afhankelijkheden. Overheden moeten daarbij bepalen welke data het meest gevoelig zijn en welke systemen absoluut moeten blijven functioneren.

Forse prijsstijgingen 

Tegelijk spelen ook de kosten van digitale infrastructuur een rol in het debat. IT-expert Bert Hubert hintte op zijn eigen kanalen dat de kosten voor Microsoft-licenties bij gemeenten hoog kunnen oplopen bij de nieuwe afspraken. Gemeenten blijven tot 2027 nog gevrijwaardtot de forse prijsstijgingen van Microsoft, die tot 33% kunnen oplopen. Hubert schat zelfs dat een moderne Microsoft-werkplek rond de 900 euro per medewerker per jaar kan kosten, afhankelijk van de gekozen licenties.

Uiteindelijk zal vooral de inhoud van de nieuwe overeenkomst bepalen hoe deze moet worden beoordeeld. Als in de contractvoorwaarden bijvoorbeeld betere mogelijkheden worden opgenomen om data te verplaatsen, systemen te migreren of leveranciers te wisselen, kan een nieuwe overeenkomst juist helpen om gemeenten op termijn minder afhankelijk te maken, denkt Besteman. Maar het lijkt hem, gezien de huidige geopolitieke ontwikkelingen, nu niet het beste moment voor een heel langdurig contract met Microsoft. In hoeverre een nieuw contract goed of slecht uitpakt voor digitale autonomie hangt dus vooral af van wat er uiteindelijk precies in de voorwaarden en afspraken komt.