Doorvertaling van de Woo naar een moderne informatiehuishouding

De wet als katalysator voor modernisering

Dit nieuwe uitgangspunt reageert op vertrouwenscrises zoals de Toeslagenaffaire, die onder het gesloten karakter van de Wob ernstige problemen verborg, zoals onterechte fraudeverdenkingen bij duizenden ouders met financiële en persoonlijke schade. Ook recente voorbeelden, zoals onthullingen over fouten in de uitvoering, benadrukken de noodzaak van de Woo en dus voor meer transparantie en preventie.

Transformatie van overheidsinformatie

De implementatie van de Woo vereist een omwenteling in de dagelijkse overheidspraktijk. Het gaat niet langer om het reactief behandelen van verzoeken, maar om het structureel inrichten van een moderne informatiehuishouding.

Medewerkers moeten bij het creëren van informatie direct de vraag stellen of en hoe deze openbaar gemaakt kan worden. Overheidsorganisaties zijn verplicht om belangrijke documenten, zoals beleidsnota's, subsidies en rapporten, proactief en digitaal toegankelijk te publiceren voor haar burgers. Het doel is een overheid die vanzelfsprekend transparant is en haar informatie vindbaar aanbiedt via een centraal platform (de Woo-index).

De ontwikkeling van het centrale Platform Open OverheidsInformatie (PLOOI), dat de Woo-index moet worden, kampt helaas al enkele jaren met vertragingen. Door deze aanhoudende vertragingen kijken ministeries op een pragmatische wijze naar alternatieven in de vorm van bestaande, werkende platformen. Het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS) zet bijvoorbeeld haar eigen platform OpenVWS, oorspronkelijk ontwikkeld voor coronadocumenten, inmiddels ook in voor andere Woo-publicaties. Hoewel dit op korte termijn een uitweg biedt, creëert het een andere uitdaging: fragmentatie van informatie in plaats van één centrale toegangspoort moeten burgers straks weten bij welk ministerie zij voor specifieke informatie moeten zijn. Deze versnippering ondermijnt een kernambitie van de Woo: eenvoudige, uniforme toegang. Hierin komt het aan op het doorpakken van de overheid op haar informatiehuishouding en vooral: hoe dan?

De ware uitdaging: de interne transformatie

Ongeacht de keuze voor een centraal of gedecentraliseerd publicatiemodel blijft één ding essentieel: de basis voor succes ligt binnen de eigen organisatie. Een bestuursorgaan moet er namelijk eerst voor zorgen dat de documenten die het ontvangt, vervaardigt of onder zich heeft, intern in een 'goede, geordende en toegankelijke staat' verkeren, zoals artikel 2.4 van de Woo voorschrijft. De grootste uitdaging is daarom niet het kiezen van een publicatiekanaal, maar het transformeren van de interne informatiehuishouding.

Dit vraagt om investeringen in digitale archivering, consistente metadata standaarden en processen waarin openbaarmaking een geïntegreerd onderdeel is van de werkstroom, geen latere toevoeging.

De Woo als speerpunt binnen de transformatie

De implementatie van de Wet open overheid bevindt zich op een kritiek kruispunt. De wet zelf is een noodzakelijke en krachtige stap voorwaarts en belangrijk voor de burgers en haar transparante relatie met de overheid. De uitvoering laat nog op zich wachten, door de praktische vertragingen en het risico van onbedoelde fragmentatie. Nu komt hier een politiek-juridische discussie over de reikwijdte van de wet bij. Voorstellen om de Woo te 'begrenzen' door bijvoorbeeld interne documenten uit te sluiten, leiden tot maatschappelijk en politiek debat. Tegenstanders wijzen erop dat de kern van het probleem niet in de wet, maar in de informatiehuishouding zelf ligt. Maar hoe kan deze informatiehuishouding en de Woo elkaar omarmen?

De Woo is een katalysator die overheidsorganisaties dwingt hun informatiehuishouding te moderniseren. Of het uiteindelijke publicatiemodel centraal of hybride wordt, een robuuste interne informatievoorziening is de onmisbare grondslag. Ook al vraagt de ontwikkeling van de centrale infrastructuur voortdurende aandacht, de wettelijke verplichting tot proactieve openbaarmaking blijft volledig van kracht. Dit betekent dat overheidsorganisaties niet kunnen wachten op de voltooiing van het PLOOI-platform of op politieke hervormingen. De juiste stap vooruit is de prioriteit te leggen bij het inrichten van een Woo-rijpe informatiehuishouding.

Investeren daarin is een strategische investering in een wendbaarder, controleerbaarder en uiteindelijk transparanter bestuur. Alleen met een solide interne basis kan de overheid de maatschappelijke belofte van deze transparantie waarmaken.

Van beleidsplan naar praktijk: de route van transformatie

Deze noodzaak wordt nu ook door het Rijk zelf onderschreven. Het recent gepubliceerde Meerjarenplan Openbaarheid en Informatiehuishouding Rijksoverheid 2026-2030 benadrukt de urgentie van deze interne transformatie. Het plan, dat de roadmap vormt voor de komende vier jaar, stelt een 'goede, geordende en toegankelijke informatiehuishouding' expliciet voorop als onmisbare basis om aan de Woo te voldoen.

Hoe ondersteunt AmeXio deze transformatie?

Het theoretische kader en de urgentie zijn helder, maar de vertaling naar de praktijk is complex. Hoe richt je die informatiehuishouding in zodat zij daadwerkelijk voldoet aan de wettelijke eisen en toekomstbestendig is? Hier biedt een ervaren partner ondersteuning. AmeXio helpt overheidsorganisaties bij het realiseren van de informatiehuishouding. Van advies en inrichten van (geautomatiseerde) processen en metadata tot de implementatie van Enterprise Information Management-oplossingen: AmeXio ondersteunt bij het op orde brengen van de informatieketen, van creatie tot archivering en publicatie. Het doel is om informatie zo te beheren, dat het voldoen aan de wet- en regelgeving een logisch resultaat wordt van efficiënte en geordende processen, waardoor uw organisatie weerbaar en transparant wordt.