Digitale werkomgeving: visie is mooi, oplossing is beter

Binnenkomers bij de rijksoverheid kijken op hun eerste dag vaak sip rond. Ze hadden verwacht met de nieuwste technologie te zullen werken. ‘Sommigen zijn zelfs ronduit verbaasd over wat ze tegenkomen’, zegt Jacqueline Rutjens. De directeur van het programma Open Overheid vertelt de anekdote tijdens haar presentatie over de overheidsbrede digitale werkomgeving. De jaarlijkse peiling naar de ‘digitale belevingskloof’ door IT-leverancier Nexthink onder publieke en private organisaties bevestigt de frustratie, aldus Rutjens: 84 procent van de medewerkers vindt dat de organisatie meer moet doen om de digitale werkomgeving te verbeteren. Terwijl 90 procent van de IT-managers denkt dat iedereen tevreden is. ‘Het verschil in perceptie is enorm.’

Een moderne digitale werkomgeving is onderdeel van de prioriteit ‘Digitaal Vakmanschap’ van de NDS. Zelf werkt Rutjens met andere programma’s aan ‘de werkomgeving van de toekomst’. Doel is een digitale, fysieke en hybride werkomgeving (thuis, onderweg of op kantoor), waarin ambtenaren makkelijker, slimmer en veiliger kunnen samenwerken over ministeries heen. Met de juiste tools, die grip bieden op de databerg van de overheid, zodat ambtenaren burgers goed en transparant kunnen bedienen en de overheid tegelijk een aantrekkelijke werkgever kan blijven voor IT talent. ‘De werkomgeving staat niet langer op zichzelf’, legt Rutjens uit, ‘maar is onderdeel van een groter vraagstuk, namelijk het zo goed mogelijk weten te benutten van de kennis en vaardigheden van medewerkers. Dat is een van de kernwaarden van de open overheid.’

Versnipperd landschap

Een overheidsbrede aanpak van de digitale werkomgeving ontbreekt tot nu toe. Doel van de NDS is de samenwerking over organisatiegrenzen heen te stimuleren, maar ook het versnipperde landschap van bestaande digitale voorzieningen aan te pakken. ‘De grootste uitdaging is dat organisaties bereid zijn het grotere overheidsbelang voorop te stellen’, zegt Rutjens. De schaalvoordelen bij een interbestuurlijke samenwerking kunnen ook de omvangrijke kosten voor de ambtelijke kantooromgeving drukken, zoals licenties. Bij het Rijk zijn de kosten exponentieel gestegen naar een geschatte 1 miljard euro in 2026. ‘Als je niks doet, wordt de IT eigenlijk onbetaalbaar.’

Een van de ingrediënten om voor een versnelling te zorgen is een breed gedragen visie op de digitale werkomgeving. Een visie is belangrijk voor de besluitvorming en om het ontwikkelde concept te laten landen bij andere overheden. ‘Het wemelt van de visies; we vonden er zo’n 19. Thema’s als hybride werken, samenwerken en gebruiksgemak komen vaak terug, maar de grote afwezige is wat de medewerker zelf vindt, het kernonderdeel van de slagvaardige overheid’, vertelt Rutjens. Overheidsbreed, vult projectleider Jeroen Jonkers van BZK aan, is inmiddels een aantal schrijfteams met het ontwerp van de visie aan de slag. Volgens planning wordt de visie in het eerste kwartaal van 2027 vastgesteld. Daar hoort dan een strategie en implementatieplan bij die realistisch is. Samenwerken zal daarbij cruciaal zijn om de slagkracht van de overheid te vergroten.

Digitale soevereiniteit

Bij Rutjens’ eigen project van de werkomgeving van de toekomst kwam vorig jaar een kink in de kabel. Het ontwerp lag min of meer klaar om de markt op te gaan, licht ze toe, maar voor de bouw van de digitale werkomgeving kwamen louter niet Europese leveranciers in beeld. Net op het moment dat de overheidsambitie van digitale soevereiniteit vol in de schijnwerpers kwam. ‘Velen dachten aanvankelijk dat het niet zo’n vaart zou lopen, maar we hebben het hele project moeten heroverwegen. Eerst moet er duidelijkheid zijn over de koers en de effecten op de bestaande werkomgevingen.’ Het programma werkt door aan een heroriëntatie terwijl vanuit diverse kanten wordt gewerkt aan onderdelen zoals cloud, sourcing, digitale autonomie en soevereniteit, chat, videobellen en AI. Vooral van dat laatste wordt veel verwacht door medewerkers, zo bleek eind vorig jaar uit een flitspanel.

Ongeduld

Onder de deelnemers in het publiek valt enig ongeduld te bespeuren. De ontwikkeling van een volwassen en gedragen digitaal autonome en soevereine IT-kantooromgeving vergt zeker nog zo’n vijf jaar, merkt een provincieambtenaar op, die bij een Shared Service Center voor twee gemeenten en een provincie werkt (zo’n 6000 werkplekken). Waarom dan eerst een visie, terwijl er nu vooral behoefte is aan een oplossing? Digitaal autonome applicaties zijn zeker in de maak. Als voorbeeld noemt hij het door het Rijk, gemeente Amsterdam en VNG Realisatie ontwikkelde open source Mijn Bureau. Dit kantoorpakket wordt tot eind dit jaar in een pilot beproefd door vier gemeenten. Technisch gezien is het een volwaardig alternatief, aldus de makers, maar aan de uitrol kleven organisatorische uitdagingen. “Aan Mijn Bureau werkt een team van nog geen tien man, dat is te kleinschalig', stelt de ambtenaar. 'We moeten nu écht een grote stap verder maken.' Rutjens is het daarmee eens, sterker nog deze onderdelen werden in de afgelopen periode juist door het programma in samenhang gebracht en waar mogelijk extra gefinancierd.