Hoe Schleswig-Holstein gecontroleerd breekt met techreuzen

Dirk Schrödter, minister van Digitale Zaken bij de deelstaat, vertelt over zijn uitdagingen op een virtuele bijeenkomst van het Europese Nextcloud. 'We werken momenteel aan het vervangen van Microsoft Windows en zetten open source-oplossingen steeds breder in als basis van onze IT-systemen, bijvoorbeeld voor communicatie en andere kernonderdelen van de digitale infrastructuur.'

Geen nieuwe licenties meer

Een van de meest tastbare ingrepen die is gedaan is het stopzetten van nieuwe Microsoft-licenties. Daarmee wordt niet alleen technisch, maar ook contractueel afstand genomen van bestaande leveranciers. 'We schaffen geen nieuwe licenties voor Microsoft Office meer aan, en daarmee bouwen we stap voor stap onze afhankelijkheid af van gesloten software binnen de overheid.' Voor CIO’s en IT-bestuurders is zoiets een flinke stap. Er ontstaat ineens veel financiële ruimte voor alternatieven, maar het raakt de organisatie meteen.

In Schleswig-Holstein is de migratie inmiddels gestart en volgt een gefaseerde aanpak, zo vertelt Schrödter. 'In maart 2024 zijn we begonnen met de transitie. Eerst met kantoorsoftware. In april beginnen we met de overstap op samenwerkingsplatforms binnen de overheid, zodat we op meerdere niveaus tegelijk de omschakeling kunnen maken.'

Specialistische toepassingen

Tegelijkertijd erkent Schrödter dat volledige vervanging tijd kost, met name bij specialistische toepassingen. 'Voor specifieke softwaretoepassingen, bijvoorbeeld specialistische applicaties die diep in processen verankerd zijn, hebben we een transitieplan dat loopt tot 2029, omdat die niet eenvoudig te vervangen zijn.' Voor bestuurders onderstreept dit de realiteit van langdurige hybride omgevingen, waarin open source en bestaande systemen naast elkaar blijven bestaan.

De grootste complexiteit zit volgens Schrödter niet in technologie, maar in organisatie en gedrag. Overheden werken vaak al decennialang met dezelfde systemen, wat verandering vertraagt. 'Je moet het gewoon doen, maar je moet de overgang wel goed plannen, vooral vanuit het perspectief van medewerkers, want het is niet eenvoudig om systemen te vervangen waar al twintig tot dertig jaar mee wordt gewerkt.' Daarom wordt de migratie stap voor stap  uitgevoerd. 

Open standaarden centraal

Centraal in de strategie staat het afdwingen van open standaarden, om te voorkomen dat nieuwe afhankelijkheden ontstaan. 'In alle ministeries is er een duidelijke inzet op open standaarden en open documentformaten, zodat we niet opnieuw vast komen te zitten in gesloten systemen.’ Volgens Schrödter verschuift daarmee de kern van IT-architectuur. ‘Als je met open standaarden werkt, kun je zelf kiezen welke oplossingen je gebruikt, en behoud je flexibiliteit in hoe je je systemen inricht.'

Ook op het gebied van hosting en infrastructuur kiest Schleswig-Holstein voor meer controle, door samen te werken met publieke IT-dienstverleners en eigen datacenters. 'We werken met publieke serviceproviders die onze data in eigen datacenters beheren, zodat we controle houden over waar onze gegevens staan en hoe ze worden verwerkt.'

Momentum

Volgens Schrödter is het momentum voor verandering nu. Zowel technologisch als bestuurlijk. 'Omdat de open source-technologie volwassen genoeg is en we de stap nu daadwerkelijk kunnen maken.' Hij wijst daarbij ook op de rol van innovatie, waaronder AI. 'Alle functionaliteit die we nodig hebben, kan uiteindelijk binnen open source worden ontwikkeld, inclusief nieuwe componenten zoals AI, waar we samen met bedrijven aan werken.'

De voortgang in Schleswig-Holstein wordt internationaal gevolgd, juist omdat veel overheden zich in een vergelijkbare positie bevinden. Schrödter erkent dat de weg niet zonder obstakels is, maar ziet die als onderdeel van de transitie. 'Het is een uitdaging, maar geen probleem; je moet die uitdaging aangaan en accepteren dat verandering tijd en inspanning kost, dat is de mindset die nodig is.'